江西省社会保险管理中心业务档案管理
工 作 制 度
社会保险业务档案管理是社会保险经办管理中一项主要的基础性工作，对维护职工合法权益、促进社会保险健康发展具有十分重要的作用。为了进一步贯彻落实《社会保险业务档案管理规定（试行）》和《江西省社会保险业务档案管理实施办法》，积极推进社会保险业务档案规范化管理，制订如下工作制度。
一、社会保险业务材料收集整理规范
（一）社会保险业务档案材料收集分类，必须按照《江西省社会保险业务档案管理实施办法》进行归档整理；保持每份归档材料之间联系紧密、衔接有序，按主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。
（二）社会保险业务档案材料纸样统一采用国际标准A4型（297mm×210mm）纸张。
1.复印件全部采用A4型纸张复印，并加盖申报单位公章,对其提供的材料进行确认；
2.原件小于A4纸张的，需用胶水粘贴于A4白纸上，粘贴时应注意向A4纸张纵向的右下侧粘贴；横向A4纸张的材
料，必须将字头向内（左）侧整理，但应留出2.5CM的装订位置；
3.原件大于A4纸张的，应折叠成A4纸张大小，但不能钉压字迹。
（三）社会保险业务档案材料要求字迹、印章和日期必须齐全清晰，字迹模糊或易褪变的归档材料应予以复制后方可收集归档。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写字迹。严禁使用热敏（传真）纸、复写纸，确保社会保险业务材料内容的完整性和真实性。
（四）社会保险业务档案材料必须纸张完好整洁，如果出现纸张破损现象，应予修补完好方可归档。不得在归档的材料上涂抹、勾画、圈划及乱加批注。如果确需在归档材料上修改的，修改人必须在材料的修改部分加盖单位公章或修改人私章，对该材料进行确认。
（五）已移交档案室归档的社会保险业务档案材料，由于特殊情况，原移交处室需要更换或撤销已归档的相关资料，处室经办人必须填写《社会保险业务档案材料变更登记表》，经所在处室负责人和档案管理部门负责人签批后，档案室工作人员方可进行更换或撤销原已归档材料。
二、社会保险业务档案移交制度
（一）业务材料归档移交工作办理。中心各处室兼职档案管理人员具体负责本处室业务材料归档移交工作，必须按时将本部门经办业务过程中形成的具有保存和利用价值的、
已办结的专业性业务材料（含电子文档），按照《江西省社会保险业务档案管理实施办法》和《社会保险业务档案材料收集整理规范》，进行分类收集整理，并定期向中心档案室进行移交。
（二）业务档案移交时间安排。经办大厅应在每周的第一天，完成上周的业务档案移交至中心档案室；其他处室应在次年的元月份，完成上年度的业务档案归档移交。兼职档案管理人员应将本处室已办结的所有业务经办过程中形成的业务档案，按时按要求送中心档案室进行档案移交工作，并办理移交登记手续。
（三）业务档案移交质量要求。兼职档案管理人员必须严格按照《江西省社会保险业务档案管理实施办法》进行材料的分类整理，确保社会保险业务经办过程中形成的社会保险业务归档材料完整和规范。
（四）业务档案移交质量监督。档案室工作人员对兼职档案管理人员移交的业务档案，应按《江西省社会保险业务档案管理实施办法》和《社会保险业务档案材料收集整理规范》进行质量检查。对不符合归档要求的材料，兼职档案管理人员应及时按要求进行重新整理。各处室负责人要督促其按时按要求完成业务材料归档整理移交工作。
（五）业务档案移交手续办理。每次办理业务档案移交，档案室工作人员与处室兼职档案管理人员都必须现场填写《社会保险业务档案移交表》，经双方签字确认，明确工作
责任。《社会保险业务档案移交表》一式贰份（兼职档案管理人员、中心档案室各留存一份）。
三、档案室人员工作职责
中心办公室设档案室，档案室人员工作职责如下：
（一）宣传贯彻执行《社会保险业务档案管理规定（试行）》和《江西省社会保险业务档案管理实施办法》，制订档案管理工作各项规章制度。
（二）协助同级档案行政管理部门和同级人力资源社会保障行政部门，指导下级社会保险经办机构档案管理业务工作。
（三）统一管理本单位社会保险业务材料的立卷归档工作。
（四）开展档案资料利用服务工作，编制检索工具，迅速准确地提供有效利用。
（五）做好档案信息化工作，提高档案现代化管理水平。
（六）遵守保密制度，定期向同级国家综合档案馆移交档案。
（七）组织档案的鉴定销毁工作。
四、兼职档案管理人员工作职责
中心各处室配备兼职档案管理人员，兼职档案管理人员工作职责如下：
（一）认真学习《江西省社会保险业务档案管理实施办
法》，贯彻执行档案管理的有关规章制度，熟悉掌握《社会保险业务材料收集整理规范》。
（二）做好本处室社会保险业务材料收集、整理的基础工作，确保社会保险业务档案的完整性、准确性和系统性。
（三）根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》要求，按照“年度——险种——业务环节”方法对收集的社会保险业务材料进行分类归档整理，确保业务材料规范化、专业化。
（四）按时做好社会保险业务档案和电子文档的归档移交工作。
（五）与中心档案室保持联系，及时反映对档案管理工作的意见和要求。
五、档案立卷归档制度
（一）各处室兼职档案管理人员负责本处室社会保险业务材料的收集整理工作。
1.社会保险业务材料的收集按照《社会保险业务档案管理规定（试行）》的归档范围和要求，一式一份收集整理归档，确保社会保险业务档案齐全、准确、规范。
2.凡归档的社会保险业务材料必须利于长期保存，保证图样清晰、字迹工整耐久、签署完备。禁止使用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写、传真制作社会保险业务材料。
3.归档的社会保险业务材料必须统一按“年度——险种——业务环节”方法进行分类整理，并编制卷内目录、备考表。案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、
清晰或用电脑打印。
4.案卷装订前要去掉金属物，对破损的材料应及时修整，案卷应用三孔一线封底打活结方法装订，装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右下角，背面的左下角打印页号。
5.案卷各部分排列要求，用软卷封面（含卷内文件目录）——文件——封底（含备考表）以卷号排列次序装入盒。
6.各处室的社会保险业务档案，要在规定时间内移交到档案室集中统一保管。
（二）中心档案室档案管理人员负责社会保险业务档案归档保管工作。
1.档案室管理人员对接收归档的社会保险业务档案，按《江西省社会保险业务档案管理实施办法》编制案卷目录，做好入库、上架保管工作。
2.严格执行归档手续。档案室管理人员要对移交的社会保险业务档案进行认真检查和验收，对不符合归档要求的材料有权拒收，并要求重新进行整理。各处室兼职档案管理人员应将归档的社会保险业务材料和电子文档定期向中心档案室移交，移交时应填写《社会保险业务档案移交表》一式二份，经交接双方核对签字后，以备考查。
六、档案保管保密制度
（一）中心档案室库房是档案集中存放的机要重地，档
案管理人员必须加强管理，外人不得随意进入库房。
（二）库房内应排列有序，按照类别年度依次从左至右，从上至下排列，便于管理和查找。
（三）库房内必须采取防盗、防火、防水、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠等措施，确保档案的完整安全。
（四）定期打扫卫生，保持库房的整齐、清洁，经常对库房进行各项安全检查，并作好记录，发现问题及时采取措施消除隐患。
（五）定期进行库房档案的清理核对工作，做到账、物相符，对破损或载体变质的档案要及时修补和复制。
（六）档案管理人员要遵守保密纪律，忠于职守，不得利用工作之便私自将档案带出档案室。
（七）经常检查档案库房，严格控制和管理库房钥匙，确保档案安全。
七、档案统计查阅利用制度
（一）档案室工作人员必须对本单位档案和档案工作的发展情况进行调查研究、统计分析。
（二）健全档案统计内容，定期对档案的收进、移出、整理、鉴定销毁、保管数量、利用情况、档案构成、机构人员设施、库房管理等情况进行统计。
（三）建立档案工作统计台账，经常核实内容、数量，做到物、账相符。
（四）档案室工作人员要熟悉库房档案的内容，了解中
心各处室对档案的需要，积极主动为本单位各项工作服务。
（五）本单位人员需要利用档案时，应办理借阅登记手续，利用完毕后及时归还，并注销借阅登记。
（六）外单位人员需要利用档案时，应持单位介绍信或本人身份证，方可办理查阅手续。查阅保密档案，需经中心分管领导批准后，准予查阅。查阅档案不得将档案带出档案室。
（七）档案利用者在查阅档案时，严禁喝茶、抽烟，必须爱护档案。不得拆卷、涂改、剪切档案，如有发现，依法追究责任，并予严肃处理。
八、档案鉴定销毁制度
（一）中心档案室成立档案鉴定小组，定期或不定期对档案进行鉴定工作，按规定剔除不再具有保存价值的档案。
（二）档案鉴定小组由分管档案室的中心领导、办公室领导、档案管理人员、业务处室负责人和人力资源社会保障部门行政部门有关人员组成。
（三）鉴定小组对已到期的社会保险业务档案进行鉴定，对鉴定为可以销毁的档案，报省人力资源和社会保障厅档案管理处室备案，经省社会保险管理中心主要负责人批准之后销毁。
（四）档案的销毁由档案室管理人员负责，会同有关处室两人以上监督人员监督销毁，监销人员在销毁档案以前，应认真进行清点核实，并在销毁清册上签名，注明销毁的方
式、时间和地点，销毁清册永久保存。
（五）鉴定中如发现业务档案保管期限过短，有必要继续保存的，鉴定小组应当重新确定保管期限。
九、档案室设备维护使用制度
（一）档案室指定专人定期对档案设备的运转情况进行检查，保持档案设备的清洁卫生。如果发现设备有损坏现象，应及时进行维修处理；如遇解决不了的问题应及时向上级领导反映解决问题。
（二）档案室用电设备必须按时进行线路检查，防止漏电、打火现象，杜绝安全隐患，确保档案室资料安全。
（三）档案室所有带电源的设备必须做到先开电源，再开设备。
（四）档案室带电设备需要断电时，必须先关设备再关电源。
（五）档案室如有设备长期不用，应将其电源切断。
（六）坚持使用和维护相结合原则。操作人员在设备日常维护工作中应做到“三好”（管好、用好、维护好）、“四会”（会使用、会保养、会检查、会排除故障）。