企业内部做好稽核的十步曲
稽核就是稽查和核实,通过稽查事情不合理性的原因,然后拿出足够的证据让对方认识和接受自己的错误,并作出改正的过程就是稽核。稽核的依据必须以业绩作为导向进行展开,因为稽核的目的是促进改善,而不是稽核了处分了就束之高阁了。一个人的思想要经过接受、明白、放下的三个步骤;用到稽核上来说就是通过对一件不正常的事件的调查和分析,让犯错误的人先接受自己的错误、一个人根本就没有认识到自己的错误,抱着我行我素你罚就罚的态度去漠视稽核的结果,这样的稽核有效果吗?当一个人认识并接受自己有错误了,稽核人员还要让其明白为什么出错了,错在哪里?下一步如何防止再次出现同样的错误!然后,错误的人员才能放下思想的包袱,再次投入到积极的功能工作和改进中;难道这不是接受、明白、放下的三个步骤吗?缺少了三个步骤中的任意一个步骤,稽核就不能达到“以改善为导向、以业绩为目的”的结果。那么:在一个企业的内部,到底如何去开展稽核的工作呢?要分以下十个步骤去走:
步骤一:做好稽核宣传:
一个新生的食物在一个区域内部要扎地生根,必须做好宣传和各种工作,让大家认识到这个新生物存在的必要性,这个新生物的生命力和带来的效果。同样的道理:稽核要在企业内部发挥足够的作用,必须先做好大力宣传,让稽核意识在企业内部根深蒂固;让企业内部人员认识到稽核的作用和稽核的目的意义所在,然后才能击鼓进军、摇旗助威弟进入稽核的下一步;当然做好稽核宣传的方法不胜枚举,比如:举行动员大会、稽核演讲培训、企业内部挂横幅等等。
步骤二:做好稽核人员的挑选:
一个工种有一个工作的要求和标准,同理:稽核员也有稽核员的素质和要求;一个好的稽核稽核员必须具备以下几个方面的素质和能力:
1、愿意为公司的发展出力,忠诚于公司,把稽核工作当做自己的事业。
2、愿为自己的进步努力,有强烈的上进心和敬业精神。
3、具备说真话的胆量和勇气,客观、真诚、坦率。
4、能拿得起放得下,对问题理智分析,从不找借口和推卸责任。
5、有公正、正值的侠义心肠,敢于秉公办事、主持公道。
6、有否定自己、超越自己、自我突破的欲望和学习精神。
7、善于沟通,特别是能主动与团队中的异己者沟通、合作。
8、有开朗、乐观的态度,宠辱不惊,不会情绪化。
步骤三:成立专门的稽核部门,并树立稽核人员的权威:
责任感源于身份感,有了身份感才会有优越感;企业内部一个新部门和新岗位的诞生,必须先给他们做好定位。
首先是稽核部门的定位:稽核部门是在企业内部组织架构之外的一个部门,是受董事会领导但不受其他任何一个职能部门约束的部门,也就是说:稽核部门不做正常的行政事务,是不属于任何一个部门的部门。
其次是稽核人员的定位:稽核人员也没有相应的级别,既不属于主管级别也不属于经理级别;但总经理违反了制度、流程及规定,稽核人员也干进行追究责任呢;清洁工没有违反制度、流程及规定,稽核人员也不能去追究责任;正像一个地区的人民警察一样,只能对人做的事情有没有违犯法律而执行任务,而不能按照人的行政级别高低去执行任务。
步骤四:要做好稽核部门的职能和稽核人员的岗位职责:
成了了一个部门、定位了一个部门的人员以后,下一步就要做出稽核部门的职能和岗位职责了---让新上任的稽核人员知道如何去做这个岗位的工作;正像一个新兵团一样,首先要进行上战场前的培训。那么稽核部门的职能和稽核人员如何去做呢?首先:在稽核部门的职能里要定出稽核部门的目标、再次要定出稽核部门的职责,最后还有定出稽核部门的管理权限和责任;在稽核人员的岗位职能里:首先要定出稽核所要做的各项具体工作,其次要定出稽核员所负起的连带责任和岗位权限、最后要定出稽核人员的任职资格和考核指标。
步骤五:要让稽核人员知悉稽核的作业程序:
正像新兵团的军人上战场前腰先进行训练一样,稽核部门的新稽核人员在稽核前要先进行稽核作业程序培训;稽核作业应从以下几个步骤着手:
1、根据《管理变革任务书》和总经理指示编制《稽核任务书》/《稽核时间安排表》;
2、与被稽核部门确认稽核时间、地点及稽核内容;
3、稽核部门提供相关资料或证据供稽核专员检查;
4、稽核专员客观记录稽核事实,内容包括事实描述、证据记录等,处理结果包括处罚、奖励、责令限期整改等内容;
稽核记录须有被稽核部门相关责人员签名确认;
对于处理结果中有整改要求的,由稽核专员跟进整改;
稽核结果的处理及落实;
问题和预防措施的落实及跟进。
步骤六:要让稽核人员知道稽核的依据是什么?
警察执行逮捕命令有逮捕的依据,有法院的判决书;同样的道理:稽核员执行稽核也要晓得稽核
的依据是什么。其实,稽核的依据共有五个:
1、控制卡:即《流程执行/稽核卡》
2、《稽核制度》和《问责制》。
3、公司所有的《程序文件》、《作业指导书》及《管理规定》。
4、某个岗位人员被上级临时下达的目标及任务。
5、会议中决定下来的指令和决议。
步骤七:稽核前、稽核员要先做好稽核计划:
稽核也要遵循管理学上的 P (plan )、D (do )、C (check )、A (action )循环,在稽核前稽核人员一定要先做好《稽核计划》,正像行军打仗前司令部要先做好战略谋划一样:
1、要先做处空白的《稽核任务书》,规定出本次级合格的项目及内容、本次稽核的起止时间等,便于自己在稽核中有所记录。
2、做好稽核的时间安排:先稽核哪个部门、后稽核哪个部门,第一个被稽核的部门是什么时间去稽核,什么时间稽核结束,第二个被稽核的部门是什么时间去稽核、什么时候稽核结束等,稽核员必须能说出个所以然来。
步骤八:按照稽核计划去相关部门进行稽核:
1、到相关部门进行稽核的过程中,稽核人员要根据现实情况灵活处理,比如:被稽核的人员,在被稽核的时间段内忽然有事情急需处理时,稽核人员就要理解和支持--改动稽核计划和换个时间再来;而不是像执行公务一样生搬硬套、一板一眼的与被稽核人员针锋相对。
2、在稽核过程中,档稽核员发现有不符合规定的项目时,一定要态度和善的与被稽核人员沟通,要学会循循善诱让别稽核人员认识到自己的错误,只有这样,他才能改正错误、达到稽核的目的。
3、在一项稽核完后,稽核人员要及时填写《稽核检查表》,并在填写完毕之后让被稽核人员浏览确认、签名,本项稽核才算稽核结束。
步骤九:稽核后必须做的几个关键动作:
稽核后要及时对本次稽核进行后续处理,才能达到稽核的目的,不是说稽核完毕填写好《稽核检查表》就万事大吉大功告成了,稽核后还要做好最关键的三个动作:
1、对违反相关规定或按规定做好的、应该奖励的人员开出《稽核奖罚单》:这里应该抛弃掉的一个观念是:稽核后稽核人员不仅要懂得开罚单,流程制度中规定有奖励的一定要一诺千金的进行奖励。
2、发出《稽核整改通知书》交给被稽核的人员:此举动的目的是让被稽核的人做出保证、并限期改正;因为稽核的宗旨是:给被稽核的人员敲起警钟、进行改善;如果我们只对被稽核人进行奖罚,到底下一步会不会改善稽核员都是丈二的和尚摸不着头脑,你说:此次稽核是不是和尚剃头—白费力了。
3、稽核员要对稽核的结果大肆宣扬:榜样的力量是无穷的,同样的道理:“杀一儆百”的威力也是无法可挡的,当稽核员发出《稽核整改通知书》后,一定要积极采取各种方式大肆宣扬,把做好的进行奖励和做差的进行处分的两种结果,形成鲜明的对比:在大会上进行导读、在宣传栏上进行张贴,在案例分析会上进行分析等,让企业的人无人不晓。
步骤十:稽核员需要注意的几个事项如下:
1、稽核前要自己先熟悉稽核的依据,然后做稽核才不会出现外行教内行的情况。
2、稽核过程中,凡违规的事一定要记录并要经责任人签名确认。
3、要始终抱着帮助被稽核人做好工作的心态去做稽核。
4、被稽核人员不管行政职务是高是低,要一律一视同仁。
5、在稽核结果的宣导上要对事不对人,不能抱着污蔑人的心态和打击报复的意图去人身攻击!一句话:就事论事,不要在宣扬中进行现场发挥卖弄风骚。
6、要切记:发了《整改通知书》如火如荼的进行稽核宣扬,但绝对不等于稽核已经偃旗息鼓,划上句号。因为:稽核最重要的工作—稽核后的改善跟进还没有做;不做稽核后的改善跟进,就与警察抓了小偷不教育、重新再偷的后果一样。所以:“PDCA 循环工作”要不断循环,在企业内部才能真正做好稽核。
稽核三个阶段的工作要点:
①问题挖掘,预防问题发生;
②问题处理,牢牢抓住“牛鼻子”找到问题真正原因;
③原因分析/对策确认,防止再发生。