一、函的概念
函是不相隶属机关之间相互洽谈工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽谈工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。
二、函的特点
（一） 沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽谈工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平
行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。
（二） 灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以
向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。
（三） 单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。
三、函的分类
（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。
（三）另外，从内容和用途上，还可以分为洽谈事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。
四、函的结构、内容和写法
由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
（一） 首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、 标题。
2、 主送机关。
（二） 正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
（三） 结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或
请对方提出意见或请主管部门批准等。
（四） 结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语，如“特此函询（）”、
“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样使用“此致”、“敬礼”。
（五） 结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称，写明成交时间年、月、日；并加盖公章。