公文写作
一、公文写作的原则：
1、合乎法规——不与法律法规、学院规章制度相抵触；
2、实事求是——不浮夸，不回避，立足实际；（总结、调研报告等
3、主题突出——一事一文，突出主题；（请示、策划）
4、条理清晰——层次感强，简单明了；（通知等）用语得体——表述
准确，不生歧义，避免口语化和错别字。
二、公文写作的格式：
（一）公文用纸 ：统一采用A4型纸，其幅面为210mm×297mm，A4
纸为左边距2.8厘米，右边距2.6厘米。双面印刷，左侧装订，
钉距适当（一般为上四分之一处、下四分之一处）、无坏钉、
无漏钉、无重钉，整齐牢固。
（二）行文格式主要要求：
1.标题：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号，一般用2
号宋体字（加粗），可分一行或多行居中排布。标题一般占正文
宽度3/5为宜.标题字数过少，可把字距适当加大；如字数较多，
超过正文宽度4/5以上就应根据标题语句分两行或多行排列。
2.分行不破词，即不要把一个词或一个数字割裂分排在两行内
现在有几种格式参照：
（1）.直线式：15字以内
例如：梧州学院第二届大学生艺术展演方案
（2） .短长式：15-28字
例如： 梧州学院经济与工商管理系
2008届毕业生安全文明离校工作方案
（3）.长短式：29-33字
例如： 共青团梧州学院经济与工商管理系委员会
关于免去蓝珍华职务的报告
（4）.纺锤式：34-45字，也称“橄榄型”、“梭子式”。
例如： 梧州学院经济与工商管理系学生会
关于召开梧州学院经济与工商管理系
第一次学生代表大会的请示
3.正文：标题下空一行开始，字体一般用仿宋体，字号一般为3号
文中如有小标题可用3号宋体字（加粗）或黑体字。
4.结构层次：正文中的如有多个层次，则第一层应标为“一、”，第
二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。但对四个层
次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三
级用宋体加黑，四级同正文。
5.表格：正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独
表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅
读上的不便。但有的公文中也常穿插一些小表格。
6.附件：公文如有附件，在正文下空l行左空2字用4号仿宋字标
识“附件”，后标全角冒号和名称。
7.落款：即发文机关或单位称，字体、字号同正文一致，落款应居
左对齐。
8.日期：即成文时间，可点击“插入→日期和时间”，然后在“语言（国家/地区）”中选择“中文（中国）”，然后在左侧就可以看到所
需日期了。
9.印章：加盖印章应上距正文1行之内，也就是不到1行的空白，端
正 居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字的措施加以解决，务使印章与正文同处一面。（联合行文印章从略） 如果发文单位名称过长，利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款，点击“格式→中文版式→双行合一”，出现“双行合一”对话框,点击就可。
10.层次标号回车后与文字距离过大，可用快捷方式Ctrl+Z，
然后再输入下一数字。
11.行距：行距一律为1.25倍行距
三、注意的问题：
1、 公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称
必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在
第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。
2、 标点符号使用不正确，特殊符号用法不正确。有将间隔号“•”写
为点号“.”的，如“6•23洪水”写为“6.23洪水”。还有的连
接号使用不规范，如“2008年3月26-28日”或“2008年3月
26～28日”，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中，应为
“2008年3月26—28日”。
3、（1）日期纵向与正文的距离过大，距离应依印章的大小而定，其
标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。
（2）标题中误用。公文的标题中一般不使用标点符号，但是书名
号、引号可以用。
（3）逗号“一逗到底”。只要一句话说完了，不管句子长短，就要
用句号断开。
（4）顿号的误用。一是顿号、逗号、分号、句号混用。在完整的
句子里， 顿号是句子内部并列词语之间的停顿；逗号是单句
内部成分与成分之间或复句内部各分句之间的停顿；分号是
复句内部并列分句之间的停顿；句号是陈述句末尾用的点号。
这4个点号在句子中是循序渐进的，通俗地说，句号管分号、
逗号、顿号；分号管逗号、顿号；逗号管顿号。公文问题通
常出在：⑴混用顿号和逗号；⑵混用逗号和分号；⑶分号内
部用句号。
（5）滥用书名号：书名号只能用于书名、报刊名、文件名、文章
名，不能用于证件名、会议名、奖状名、活动名、建筑名、
品牌名等。
（6）错别字。
四、公文种类：
上行文：下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。
如：报告、请示。
下行文：上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行
文。如命令、决定指示、批复等
平行文：同级机关或者互不隶属机关之间的行文。
五、常见的公文写作有：
（一）工作计划：工作计划的格式一般包括标题、正文和落款三部分。
1.标题，一般用完整式标题。包含单位（部门）名称、时限、内容
和文种。如《经济与工商管理系学生会秘书处2007—2008学年度
工作计划》。
2.正文。一般包括前言、主体和结尾3个部分。
（1）前言：主要是对基本情况的分析，或对计划的概括说明，依据
什么方针、政策及上级的什么指示精神，完成任务的主客观条
件怎么样，制订这个计划要达到什么的，完成计划指标有什么
意义。
（2）主体：工作计划的四大要素：工作内容 、工作方法、工作分工 、
工作进度。
（3）结尾：可以展望计划实现的情景给人以鼓舞，也可以提出总的
希望或者号召。
3.落款：计划的单位或部门，应与标题中一致，时间为成文时间。
不论哪种计划，写作中都必须注意掌握以下五条原则：
第一、对上负责的原则。要坚决贯彻执行党和国家的有关方针、政策
和上级的指示精神，反对本位主义。
第二、切实可行的原则。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准，
既不要因循守旧，也不要盲目冒进。即使是做规划和设想，也
应当保证可行，能基本做到，其目标要明确，其措施要可行，
其要求也是可以达到的。
第三、集思广益的原则。要深入调查研究，广泛听取群众意见、博采
众长，反对主观主义。
第四、突出重点的原则。要分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不
能眉毛胡子一把抓。
第五、防患未然的原则。要预先想到实行中可能发行的偏差，可能出
现的故障，有必要的防范措施或补充办法。
六、工作总结：
一般而言，工作总结分为三部分：标题、正文、日期。
1. 标题。通常采用两种写法，一种是发文单位名称+时间+文种，
如《经济与工商管理系分团委学生会2007年度工作总结》；另
一种是采用新闻标题的形式，如《总结过去、立足当前，努力
开创我系团学工作新局面——经济与工商管理系分团委学生
会2007年度工作总结》
2.正文。一般可分为四个部分：情况概述；成绩和缺点；经验和
教训；今后努力方向。
（1）情况概述。工作总结必须有情况的概述，这部分内容是工作
总结的开头，应以简明扼要的文字交代总结的缘由，或对总
结的内容、范围、目的作限定，对所做的工作或过程作扼要
的概述、评估。它的主要作用便于把下面的内容引出来，所
以这部分文字篇幅不宜过长，只作概括说明，不展开分析、
评议。
（2）成绩和缺点。这一部分是总结的主要部分，也就是一篇工作
总结的中心，所以一定要写好。总结的目的就是要肯定成绩，
找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样
取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎
样产生的，都应讲清楚。
（3）经验和教训。这部分也是总结的主要部分，也要努力写好。
由于思想不对头，方法不得当，或由于一些其他原因犯了错
误，造成损失而得出的反面经验有哪些；实践中感受到应当
解决而暂时没有解决或没有办法解决的问题又有哪些，以后
工作中如何去做。
（4）今后努力方向。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期
工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。这
部分只需写很短的一段话，写得长了，反而冲淡了主题。
3.日期。总结正文写完以后，应该在正文的右下方，写上总结单位
的名称和总结的年月日
七、请示：
请示一般由标题、主送单位、正文和落款四部分构成，有的请示还有附件。
（1）标题。一般要把请示的问题在标题中写明，有两种构成形式：
一种是由发文机关+事由+文种(请示)，如：“****关于恢复×××同志党籍的请示”；另一种是事由+文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。
（2）主送单位。即所请示的办理文件的上级单位，写在标题下方第
一行（顶格写）。主送单位的名称要写全称或规范性的简称。
（3）正文。一般由开头、主体和结语三部分组成。开头，写请示的
原因；主体，写请示的事项，有的还要写明处理的具体措施和意见；结语，一般另起一行写上“以上请示，是否妥当，请批示。”、“以上妥否，请批复。”等语句。
（4）落款。在正文右下方，应写明请示单位的全称和日期，并加盖
印章。
2.附件：如上。
3.写请示的要求以及应注意的问题：
（1）要一文一事。
（2）不能多头请示。
（3）一般不能越级请示。
（4）请示必须在事情发生前进行，忌先斩后奏。
（5）但不加“尊敬的”等字眼。
八、报告：
报告的写作基本同请示，这里主要讲讲报告与请示的区别。
（1）目的不同。请示是请求上级机关批准同意开展某项工作，帮助
解决工作中实际问题和困难；报告是向上级机关汇报工作，反映情况等。
（2）结构形式不同。请示主要是请示的起因、请示的事项、和请求
批准；报告着重汇报工作反映情况、提出意见和工作按排，不涉及请示的问题和内容。
（3）时间不同。请示必须事前行文，报告一般在事后或事中行文。
（4）处理结果不同。对下级的请示事项，上级机关必须答复，作为
报告，上级一般可不予答复。
（5）结束用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此
请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。
九、申请书：
申请书一般主要是用于没有隶属关系的两个单位或部门之间，一方请求另一方协助某项工作或批准某些东西的。比如：申请篮球场（体育部）、申请桌椅（总务处）等。
申请书一般包括4部分：标题、称谓、正文和落款日期。
1.标题一般为“申请书”，2号黑体或宋体（加粗）居中。
2.称谓一般为主送单位或部门，用全称或规范性简称。如学院团委、
新食堂、总务处等，切忌加“尊敬的”等字样。这点不同于一般
的申请书（入党申请书等）。
3.正文中应表明申请的缘由、物品、时间等，如果是需归还的物品
还应写明归还时间,必要时还要写上经手人的姓名和联系电话等。
4.落款和日期。请参考前面的内容。
十、策划：
1.策划（方案）名称一般为：单位（部门）+活动名称+策划（活动
方案）
2.活动背景
3.活动目的（意义）
4.活动主题
5.组织机构
6.活动时间、地点
7.活动对象
8.活动内容
9.工作安排
10.经费预算：活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计
算后，用清晰明了的形式列出。
11.活动要求、注意问题。
十一、会议记录：
会议记录一般由会议名称、会议基本情况、会议内容、会议结尾四部分组成：
（1）会议的名称：一般写法是单位名称、会议事由（含届、次）加
上记录组成。如“经济与工商管理系第一次学生代表大会筹委
会全体会议记录”。
（2）会议基本情况，应包括以下内容：
时间及地点；
主持人——写明主持人的姓名、职务；
记录人——写上记录者的姓名，必要时注明真实其职务，以示
对所作记录的内容负责；出席人——按规定必须参加会议的人
员；
缺席人及原因——没有按规定参加会议的人员，及其缺席原因；
列席人员——不是会议成员，因工作需要而参加会议的人；
上述内容，要在会议召开之前写好，不可遗漏。
（3）会议内容：主要写会议议程、讨论过程、发言内容、会议决议
等，这是会议记录的主要部分。
记录方法有两种：①摘要记录：记会上讲了什么事，讨论了什么问题，通过了什么决议。②详细记录：把会议情况、内容详细记录下来。
把每人的发言尽可能原话记录。如果会议讨论的问题比较复杂，
在讨论中又有不同意见，发生争论，更应努力做到有言必录。
（4）结尾：会议记录没有固定的格式。
一般要另起一行，空两格写“散会”字样。在会议记录的右下
方，由会议主持人和记录人签名，以示负责。
主要有以下三点：
（1）做好准备。事先要了解会议的议程，以便于在记录过程中注意
各有关方面的关系，将一些事宜有机地联系起来，加快记录的速
度；记准、记全。
（2）记录方法。会议记录既可采用符号速记，也可采用文字记录。
重要会议、重要领导人讲话可速记。一般会议，可使用文字摘
要记录的方法。
（3）注意整理。通常情况下，现场记录是原始记录，一般需要整理。
整理的要求是，在原始记录的基础上增补遗漏、纠正错误、核
实决议，纠正语法错误，合理划定段落。
十二、讲话稿：
讲话稿一般由标题、称谓和正文三部分组成。
1.标题有两种形式：一种是根据会议或活动名称确定标题，格式
为“在+活动名称+上的讲话”，这种写法标题后面只需注明讲话
时间；另一种是正副标题形式，正标题用一两句话概括讲话内
容，点明讲话主旨，副标题同第一种形式。副标题由“——”
引导。正副标题均居中。
标题下方往往用五号正楷字体注明讲话人以及讲话时间，时间
用圆括号括起来。也有两种方式：一是讲话人在上，时间在下，
讲 话人姓名前往往加职务。此种方式，在我们日常工作中比较
常见，但不正规。二是正规方式：时间在上，讲话人在下。此
种方式讲话人姓名前往往不加职务。
2.称谓。注意对象，切合实际。讲话人身份不同，称谓也不同。
如：“同志们”、“亲爱的老师、同学们”等。有时为了表示对会议主持人、嘉宾等特定人士的尊敬，可在泛称前加上特称。如“尊敬的严霜书记”等。称谓在标题下空一行顶格写起。
3.正文。正文一般包括三部分：一是开头：一般是对会议或活动表
示祝贺，然后是对有关对象表示慰问或感谢之类的。二是主体：可以对会议或活动作简要介绍或说明，对会议或活动提出希望、要求等，具体内容需要根据会议主旨和讲话目的来决定。三是结尾：可以概括性地回顾过去、展望未来、肯定成绩、指出方向，也可以贯彻会议精神提出希望、要求，最后多采用鼓舞号召结束全文。