DOI:10.16471/j.cnki.11-2822/c.2003.04.016
开发技术
工作分析实践中存在的问题及对策
! 杜清玲
孙绍荣
内容摘要在瞬息万变的工作环境中，全面深入地进行工作分析，可以使企事业充分了解工
作的具体特点和它对工作人员的行为要求，为人力资源奠定坚实的基础。但在工作分析的具体实践过程中出现了员工对工作分析的恐惧、动态环境中工作分析的局限性等难题，妨碍了工作分析的顺利进行，从而影响了工作分析的效果。本文分析了难题产生的原因，并尝试提出了解决问题的对策，为工作分析实践提供有益参考。
关键词工作分析员工恐惧动态环境
在人力资源管理的大部分活动中，几乎每一个方面都涉及工作分析。工作分析是整个人力资源管理的基础平台，是企事业实施全面管理系统的前提。但在工作分析的具体实践过程中出现了员工对工作分析的恐惧、动态环境中工作分析的局限性等难题，妨碍了工作分析的顺利进行，从而影响了工作分析的效果。
员工!" 阐明工作分析目的，参与工作分析活动
想克服员工的恐惧心理，让他们提供真实的信息，工作分析人员应该在开始之前，让员工了解实施工作分析的目的与原因，让他们知道工作分析不在于了解现有的任职者水平，而是确定岗位职责、改进工作方法、规范工作内容等。与此同时，让员工尽可能参与工作分析的活动，因为只有当员工了解了工作分析的实际情况，并且参与到整个工作分析过
一般而言，在工作分析过程中，员工如果出现对工作分析调查怀有冷淡、抵触情绪或提供的信息资料存在明显的出入与故意歪曲时，就认为员工存在恐惧。产生员工恐惧的根本原因是工作分析的减员降薪功能，员工不清楚开展工作分析的意义。员工恐惧对工作分析产生较大的影响，具体表现在对工作分析实施过程、工作分析结果可靠性、工作分析结果应用等方面。
可以考虑以下几种对策解决员工恐惧问题。
程中之后，才会提供真实可靠的信息。
消除员工顾虑#"适当承诺，
在工作分析过程中，应对员工所提供的资料不会给他们带来负面影响作出适当的承诺，例如不会因此而降薪、减员与缩编，让员工有一定的安全感。
员工明确工作$"反馈信息，职责与权限
在工作分析过程中和工作分析完结之后，应及时向员工反馈工作分析的阶段性成果和最终结果。这样员工才会有参与感，才会
现代企事业处于经济知识化、信息化的外部环境和组织结构弹性化、制度体系创新化的内部环境之中，所面临的一切都不是一成不变的。在这种瞬息万变的内外部环境中，工作分析也面临着巨大的冲击。动态环境是指由于社会经济因素的发展变化，引起企事业内外部环境的变化，从而引发企事业组织结构、工作构成、人员结构等处于不断变动之中。除员工恐惧外，工作分析过程中经常遇到的正是由于企事业处于动态环境之中而对工作分析造成的影响，具体表现在外部环境变化、企事业生命周期变化、员工能力和需求层次提高、工作设计、管理人员发展对工作分析实践的影响。本文采用年度工作分析、适时工作分析方法与弹性职务说明书解决动态环境的问题。
中国人力资源开发
支持工作分析及其结果的执行，通过信息反馈，还可以为后续的工作分析提出要求。
二、动态环境问题及对策
一、员工恐惧问题及对策
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!" 年度工作分析
年度工作分析的具体步骤是：
（&）在一个工作分析间隔期内，各部门主管准确、详细地记录本部门内工作的变化情况；
（’）在工作分析实施月或周内，各部门主管对一年内工作变动情况进行汇总，并征询本部门员工的意见；
（工作分析实施之前，人力(）
资源管理部门发文给各部门主管，要求其在一定时间期限内，递交本部门工作变化情况汇总表，并在等待期内制定工作分析的初步计划；
（) ）人力资源管理部门对各部门的工作情况表进行整理汇总，并据此制定工作分析的详细计划，包括具体实施步骤、工作分析小组成员的配置等；
（具体实施年度工作分析；*）
（+）编写工作分析结果—职务说明书；
反馈工作分析结果。（, ）
不仅影响了岗位员工的实际工作过程，也相应地产生了绩效与工资福利等不相匹配的现象。
其次，因为年度工作分析要求每年对所有的工作进行一次全面的分析，但在实际中，企事业内只有少数工作需要改革。所以，实施年度工作分析会造成实施成本较高，而且会造成许多无效的工作。
再次，尽管适时工作分析仅对那些需要变革的工作进行分析，而且此方法也会及时根据目前的数据资料对员工的工作及工资进行调整，员工不用再等几个月后再获得自己应得的报酬，但是其存在的最大问题就是部门管理者可能并没有注意到这些工作的变化，或者并不认为这些变化已达到应对其进行工作分析的程度。这样，就会引起该工作岗位上的员工的不满，从而影响其工作积极性，甚至影响员工对本单位的满意度和忠诚感。
最后，适时工作分析的成本较高。因为部门管理者每一次发现工作有所变动，人力资源部门都要对该工作实施工作分析，这
（&）部门主管发现本部门工作有所变化或有必要进行改变时，立即以书面形式递交人力资源管理部门；
（’）人力资源管理部门常设组织—工作分析小组根据该部门主管要求，实施工作分析；
（编写职务说明书；(）
反馈工作分析结果。（) ）
样会造成工作分析的的无计划性，从而提高实施成本。
对上述问题的解决办法是综合交叉使用年度工作分析和适时工作分析这两种办法。例如可以每隔两年进行一次定期的工作分析，而在这期间可以对各部门主管认为非常有必要的工作进行不定期的工作分析。这样就在一定程度上解决了年度工作分析和适时工作分析的问题。
参考文献：
《工作分析与组织设!" 冉斌：
计》，海天出版社，#$$#年版。
《工作分析的方#"萧鸣政等：法与技术》，中国人民大学出版社，#$$#年版。
《工作岗位设%"谌新民等：
计》，广东经济出版社，#$$#年版。
《岗位分析与人&"张同全等：
尽其才》，载《中国人力资源开发》，#$$!年第’期。
效负责。“无界限工作”、“无界限组织”将成为组织追求的目标。显然，传统的工作分析和职务说明书已无法满足要求，取而代之的是“弹性职务说明书”。弹性职务说明书一般只规定岗位工作任务的性质，以及任职者所需的能力、技术、知识、经验等，不再确认任职者到底属于哪一个小组或群体，也不再详细确定任职者的责任范围。工作分析的重点由细致地规范岗位工作任务转向确认任职者的能力和技术等方面的要求。这种弹性职务说明书可以更好地在组织的工作方向发生变化时保持其灵活的适应性。
#"适时工作分析
适时工作分析的具体步骤是：
$"缺陷及改进意见
尽管年度工作分析和适时工作分析在一定程度上可以解决工作分析过程中的动态问题，但是也存在着一些缺陷。
首先，年度工作分析使一些变革的岗位只能等到下一次工作分析开始时才能得到解决，这样
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中国人力资源开发
%"弹性职务说明书
随着组织结构扁平化，工作小组或团队已成为组织结构的基本单位。同一个工作团队的员工彼此之间没有很清晰的职责划分，大家共同协作，共同为团队绩
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（作者单位：山东理工大学）
（责编
王毅）
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