关于煤炭行业档案管理状态的调研

　　【摘要】煤炭行业档案管理工作是企业管理工作中的重要部分，这是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，因为其具有的是真实性、多元性和潜在的创造性。及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，并在人、物、财力等方面给予大力支持，加上科学规范的管理，使档案管理工作更加完善。 　　【关键词】档案管理 企业发展 　　【中图分类号】F272；G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2012）11-0355-01 　　通过对煤炭企业档案管理工作的调研，充分认识到档案管理工作做好了，有助于改善和解决煤炭行业遗留的矛盾和扯皮问题。在我国市场经济全面发展的历史背景下，要不断更新档案管理观念，全面、真实、客观的反应企业档案的整体面貌。在本世纪初以前，煤炭行业在市场经济的推动下，改组的越来越多，这对煤炭企业的档案管理要求也越发严格，许多遗留问题都涉及查询历史档案，档案管理的重要性也产生了刚性需求。本文着重调研了煤炭行业档案管理中存在的问题，及如何完善档案管理工作，不断适应档案管理工作的新形势，指导煤炭行业的档案管理工作，并逐步培养档案管理人员增强责任感和使命感，激发档案管理人员为企业、为群众做好服务工作。 　　一、档案管理工作中企业存在的问题 　　1、本世纪初以前，煤炭市场的持续低迷，造成部分企业关、停、并、转，在这过程中，企业对档案管理重视程度不高，没有认识到档案管理是企业管理工作的重要组成部分，没有做好档案管理就无法维护好企业利益与职工的权益。煤炭行业由于对档案在企业中的重要性认识不足，认为档案工作就是一般的事务性工作，不能给单位创造经济效益，只要不遗失，不泄密，能查阅就行了。因此造成各类档案管理的不善，在煤炭行业的一些单位破产后，一次性安置人员因为档案的丢失等原因，致使职工因为缺失原始记录，为此引发矛盾产生影响，使档案管理陷入被动局面，为企业经营和社会环境造成不好的影响。 　　2、档案室建立不完善，甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方，个别单位没有专用档案室，档案资料的存放往往是找个柜子存起来就行了，硬件环境和设施严重不足。有的单位档案多、存放档案的办公室狭窄、潮湿，极易引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。所谓的“档案室”实际上成了废纸仓库，造成了档案工作有管理、无计划；有任务、无落实；有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则，因而造成档案管理中的混乱局面，严重的甚至使许多档案损毁和遗失，为档案管理工作带来麻烦。 　　3、管理理念薄弱，造成管理水平落后。从核心的精神层次分析，许多企业缺乏对档案管理认同的价值观，削弱了档案工作发展的基础。总体上看，目前煤炭行业在狭隘的以经济效益为重点的观念支配和引导下，管理者和广大员工的精神、思想和作风都以追求利润和财富为根本目标，处处以眼前的得失为重，很少从企业的长期利益或企业员工的利益出发考虑问题，把责任感远远“抛在身后”，这种功利色彩浓厚的价值观念危害严重，左右了许多企业管理者的思维方式和决策方向，因此，很多企业缺乏基本的档案管理意识，没有建档的自觉性和动力。档案工作相对于其他职业来说，工作单一、繁琐、重复性多，缺少机遇和新鲜感，个人能力无法发挥，缺乏成就感和认同感。概而言之，煤炭行业档案管理工作基础薄弱，极大地制约和束缚了档案管理工作的顺利发展。 　　二、加强档案管理工作。及时解决存在问题 　　工作多年来，本人亲身感受到，档案管理工作的问题，煤炭行业在历史发展过程中，由于企业内部管理机构改组的加剧，导致企业的管理结构缺乏稳定性和规范化。特别是在单位体制发生重大调整、人员重组或流动频繁的人员中，人事档案的管理工作显得至关重要。在这种情况下，档案管理工作由于它的投入与产出倾向于一种隐性和长时段的状态，效益的产生又具有潜在性，难以具体量化，容易被忽视，本能地被剔除于企业的管理框架之外，致使企业档案工作处于一种尴尬的局面。为了改善这种管理中的误区，我们应充分加强和提高煤炭行业对人事档案管理的重视，并认真做好以下几方面的工作： 　　1、企业重视支持是做好人事档案管理工作的关键 　　在档案管理中要选好人、用好人，真正让合适的人走上合适的岗位，让那些对待工作有责任、耐心、细致的优秀管理人员最大限度地发挥人力资源优势，为煤炭行业的发展贡献力量。由主管领导亲自抓档案管理工作，并且要改善基础配套设施，建立正规的档案室，提高管理手段和保管条件，稳定档案管理人员队伍，并且要解决档案管理人员的工作环境、待遇等问题。不能让这些问题影响了干部档案管理人员的积极性，通过这种手段提高档案管理者的工作水平，同时还要加大宣传力度，加强督促检查，使各级管理机构进一步提高对人事档案工作重要性的认识，牢固树立档案意识，加强对档案工作的领导，关心管档人员的政治、生活待遇，重视干部人事档案的基础工作，从而从整体上提高干部档案管理工作的水平。 　　2、建立和规范管理是做好档案管理工作的基础 　　一是收集归档程序化，建立健全干部人事档案材料的归档制度，及时督促有关部门收集，并按干部管理权限移交管档单位存档；二是鉴别整理规范化，严格按照中组部《干部档案工作条例》、国家档案局《干部人事档案目标管理暂行办法》的规定，认真细致地鉴别、整理加工，该归档的归档，不该归档的予以剔除；三是设施建设标准化，按照档案管理设施建设的有关要求，配备标准的档案档案室，办公用品、微机和相关设备，使人事档案管理实现现代化；四是管理工作制度化，自觉执行档案管理的规章制度，使每项工作都制度化，保证管理工作井然有序地开展。 　　3、提升工作者的素质是档案管理的重要保障 　　在实际工作中，通过抓管档人员的整体素质，促进管档队伍的建设和提高。一是抓基础。各管档单位应该明确分管领导，同时按规定配备专职的档案管理人员，而且必须是中共党员、文化程度较高，确保管档人员的素质。兼职人员不可兼职过多，应以干部档案管理为主，保证管档人员的工作时间；二是抓培训。通过举办各种不同层次、类型的档案人员培训班，来更新观念、更新知识，提高业务水平。同时，鼓励档案人员不断地学习干部档案管理工作的方针和政策，提高政治素质，增强原则性；三是抓待遇的落实。一方面重视档案管理人员劳动保护工作，督促管档单位落实有关经济待遇，另一方面，从政治上关心管档干部的培养和成长。通过一系列措施，从整体上提高干部档案管理队伍的综合素质，提高干部档案的管理水平。 　　本文通过调查研究对档案管理工作的分析、理解，阐述了档案管理工作的重要性。研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国煤炭行业的N-N现状，借鉴、吸收较好的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，同时要逐步培养档案管理人员的工作责任感和历史使命感，进一步激发档案管理工作人员的工作热情，能够适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。 　　科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。