重要文件管理制度

第一条总则

1、为保证与XX燃气有限公司相关的所有重要文件在得到妥善管理,同时方便员工查阅，特制订本规定。

2、适用范围: 公司全体员工。

第二条界定范围

1、公司的营业执照及相关证件。

2、公司级别的合同，金额在5-60万之间的，资料室保存复印件。金额在60万以上的，资料室保存原件。

3 、图纸，包括基建重大招投标超过60万以上的图纸；产品的图纸；重大设备的图纸；重大改善的图纸。资料室保存原件。

4、招投标文件，金额在10万元以上的重大招投标文件，资料室保存原件。

5、公司相关视频资料和照片：各类活动的视频资料和照片，资料室保存一份，IT保存一份，负责部门保存一份。

6、技术资料：配料/配方/改善的技术性资料，包括对其过程的记录。重大工艺流程和设备的原始记录和参数。资料室保存原件。

7、公司级别及其他重要会议的会议资料和会议纪要等，会议记录人员需要将会议记录保存成PDF的格式后发送给资料室。

8、审计资料/年检资料，例如：HR审计、体系审核、财务的审核文件资料、公司证件年检的资料等，主管部门需要主动将资料的原件送至资料室存档。

9、政策制度和程序文件。说明：资料室对于公司的政策制度的文件只做存档，不做发放等其他用处。资料室保留复印件，主管部门需要将更新的文件及时交至资料室。

10、固定资产台账：财务需要每月月初将固定资产台账以电子版的形式转给资料室存档。资料室保留原件电子版。资料室只做保存使用，不做其他使用。

11、客户、供应商的资料：供应链需要每月月初将客户和供应商的资料转给资料室存档。资料室保留原件电子版。资料室只做保存使用，不做其他使用。

12、社会各界的认证证书和公司内部的认证证书，资料室保留原件，主管部门可以保留复印件。（例如：KQMS、KSMS等）

13、政府批文/政府发文/政府政策文件，资料室保留原件。

第三条存档管理及使用规定

1、重要文件的获得部门需要在获得文件后自行交到资料室。

步骤具体如下:首先填写重要文件交接单，填好文件名称，份数，电子版还是纸质版等条目后交至资料室管理文件的人员手里，资料室件人员需要仔细核对文件名称和份数后在接收人处签字后存档。

2 、如果各部门对上述文件有使用的要求，可以填写文件借阅表。

核心信息/客户资料/技术资料等需要总经理签字才可查阅；需要复印件或者扫描件的需要经部门经理审批、总经理审批后方可借出；原件原则上不外借，经总经理批示方可借出，但需要在指定日期内归还。

3、凡是借阅重要文件的同事，需要保证资料不外传。在借阅单上写明借阅目的后，除此目的外不做他用。

4、主管部门应在收到重要文件和资料之日起一周内交至资料室存档。

第四条附则

1、本制度由公司人力资源科负责解释、补充。

2、本制度颁布之日起执行。