主题词，是确切表达公文主要内容的规范化的名词或名词性词组，是搞好公文内容存储与检索利用的先进手段，是公文标印格式的有机组成部分。它既有别于“关键词”，也有别于“主题语”。其主要功能是为电子计算机从主题角度入手检索文件、处理信息、以及公文立卷的准确分类提供方便。主题词的广泛应用，将为开拓公文处理自动化的新局面发挥巨大作用，可使公文档案更好地为社会主义市场经济建设服务。但在实际操作中不够规范。存在着自己乱造、乱标的现象。导致公文主题词选词不当，标注不规范。影响了公文作用的发挥。由此看来，尽管现在不少文秘人员都会标，看起来似乎挺简单，实则不易。
一、公文主题词标注的依据
公文主题词标注的依据有四：一是１９８８年１２月修订的《国务院公文主题词表》及其使用说明。二是国务院办公厅１９８７年２月１８日发布１９９３年１１月２１日修订的《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第十款规定：“文件应当标注主题词；上报的公文，应当按照上级机关的要求标注主题词”。三是《中国共产党机关公文处理条例》第三章第八条第十五款也规定：“主题词 按上级机关要求和《公文主题词表》标注，位于抄送机关上方”。四是国家技术监督局１９８８年９月５日批准的《国家机关公文格式》（中华人民共和国国家标准）；对公文主题词的标注位置及注意事项都作了明确规定。
目前公文主题词表主要有三种：一是中共中央办公厅制定的《主题词表》，共分１８类，１７１个主题词；二是国务院办公厅秘书局颁发的《主题词表》共分１５类，７８６个主题词；三是中央军委三总部制定的《主题词表》。各省、市、自治区的党和政府机关，也参照中共中央和国务院的主题词表，颁布了适合本地区、本部门使用的主题词表。这样，就为文秘人员标注主题词提供了极大方便。
二、在标注中存在的主要问题
一是乱造。公文主题词的标注所用之词，必须从各自的《主题词表》中选用。不能自己乱造或标新立异。否则，势必出现所用之词不一定都是名词或名词性词组，很可能会有所用之词有的是动词，有的是形容词。如有个单位发了一个征订中国纪检检察报的通知，其主题词为：“征订 中国纪检检察报 通知”。前面两个词显然是自造的。应改用主题词表中第六类中的“定购”和第十类中的“ 报刊”。正如“公文主题词表的使用说明”第四条规定：“本主题词已有固定编码，凡修改、补充、由秘书局技术处归口负责，其他单位和同志不得随意改动”。
二是乱标。标注必须规范。一是必须按“一范围，二内容，三“文种”的规定进行。有的没有“文种”一项。如“滨纪发〈１９９７〉第１３号文的主题词为：“纪检 班子 建设”。也有的用数量太少。如滨直发〈１９９７〉第５号文的主题词为：“工作要点 通知”。违背了“一般３～５个，”的要求。以上现象从上到下还比较普遍。这样不便于公文的计算机检索利用。有些公文从形式上看，尽管是标注了主题词，但并没有起到标注公文主题词的作用。
三、公文主题词的选取方法
公文主题词的选取方法主要有四：一是从公文标题中摘录；二是从公文正文中提取；三是题文结合撮要；四是自己概括。以能表达公文的主要内容为原则。在标注过程中，如果没有十分贴切的主题词，应遵照“宜宽不宜严”的原则，选择相近的主题词。如国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》一文的主题词，必须使用《国家行政机关公文主题词表》中所列之词。因该表中没有“处理”二字，可用相近的“管理”一词代替。故该文的主题词为：“公文 管理 办法”。又如上例中公文主题词表中没有“征订”二字，可用“定购”代替。否则就无法标注。又如给《国务院关于坚决制止乱捕滥猎和倒卖、走私珍稀野生动物的紧急通知》一文标注主题词，就比较麻烦。而遵循了选词方法，便能标出“林业 管理 通知”的主题词。因为野生动物大都生活在森林里，又因为制止乱捕猎、倒卖走私，属于管理的范畴，所以这样标注比较合适。由此看来，不动点脑子，下番苦功夫是不行的。并不是象想像
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的那么简单。
四、公文主题词标注注意事项
在公文主题词标注中应注意以下四点：
（一）必须熟悉各自的《公文主题词表》。不熟悉公文主题词表就谈不上公文主题词的标注。
（二）必须认真审研公文内容。可以说，不懂公文内容就不可能标注出恰如其分的公文主题词。
（三）切实做好结合文章。这就是把主题词表与公文内容紧密结合融会贯通，便能找出适当的主题词。
（ 四）必须遵守如下标注规则。
１、主题词不一定是一个完整的意思，不考虑语法上的结构，不考虑词与词之间的搭配连接与必然的联系，只是将各个词依次罗列出来。
２、坚持用词“宜宽不宜严”的原则，如果没有确切的主题词，可用相近的词或上位词代替。
３、标注注意按“一范围、二内容、三文种”的顺序“由大到小”排列。在同一组主题词中，要按“属概念在前，种概念在后”的秩序排列。
４、用词数量一般不少于３个，最多不超过７个。
５、明确主题词的位置。公文主题词位于末页下方，抄送范围的上方，也就是注释域或特殊说明域以下，抄送机关标识域以上。
６、掌握主题词的结构及其标印格式。主题词的结构由标题和主文两部分组成。标题即主题词三个字，用黑体字顶格加冒号，其后为主文。主文不使用标点符号，每个主题词之间空出一个字的位置。
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