2014年呼和浩特职业学院
建筑工程学院 “五四表彰大会”
主办：承办：
策 划 书
一、大会主题
二、大会时间
2014年 月 日 时 分
三、大会地点
呼和浩特职业学院(东校区)图书馆二楼报告厅
一、活动背景
在校领导和院领导的指导下，全院团员的共同奋斗下，我院团委的工作得以顺利进行，并取得一系列良好的成绩，得到了老师、同学们的肯定和赞许。团委的发展离不开每一位团员和每一个团组织的负责人的不懈努力，为了肯定这一时期同学们的优秀工作成果，鼓励同学们继续脚踏实地，开拓进取，追求卓越，弘扬我院勤奋朴实、团结和谐的团员精神，特举办本次表彰大会。
二、活动目的
对于这一时期支持团委工作及工作认真负责并有所建树的同学进行表扬和奖励，以促使更多的同学们能够深入党团工作，为进一步建设我院贡献自己的一份力量。
三、活动流程
（一）前期准备
１、统计与会人数 （1）参加会议人数 （2）邀请嘉宾
（3）现场指挥人（名,负责整个大会的控制和指挥）
（4）大会主持人（名，由级派名由主持经验的主持优秀的同学主持，负责大会主持及节目、表彰的串词）
（5）大会入场接待人员（从团总支礼仪部抽派10名工作人员，其中四名礼仪部工作人员负责图书馆门口的礼仪，两名礼仪部工作人员负责学术报告厅入口的礼仪，四名礼仪部工作人员负责献花和嘉宾的引路，以及现场活动的应急。再从各部门抽派30名工作人员负责各个出入口秩序，其余两人应急。剩余除被表彰人员全部进入会场维持会场内秩序。） （6）后台（音频视频调试控制）控制人员（由 负责在旁协助，应对突发情况，负责 多媒体的操作、监控）
（7）场地布置及维护人员（会前一天团总支各部部长及其部员负责场地布置、物资安排、 维持会场整洁）
（8）联络负责（组织部负责联络嘉宾、各班与会人员） （9）其他人员（若干，负责如统计现场人员实到数量等）
2、申请活动场地
由团总支负责人向学院发起申请，申请图书馆二楼报告厅为晚会举办地
3、相关通知的下发
（1）以公告的形式在院内各公告栏张贴通知。
（2）以班级为单位，公布关于召开会议的通知，并由组织部各班负责小组将大会相关信息 传达至每班负责人，以便令每位同学了解会议召开情况。
４、相关物资的准备
（1）背景幻灯片制作（由 制作，主要播放获奖组织和个人的照片，先从各组 织个人处收集再整合，需配合音乐。）
（2）背景音乐选择（包括颁奖音乐和各个环节之间的链接音乐） （3）横幅（2份）
（4）主持台布置（校徽、鲜花） （5）座次方位示意图（10张）
（6）嘉宾座席牌 （ 负责安排到场嘉宾的名字和序列号，办公室负责做好坐席牌） （7）会议流程简易说明单（20份） （8）与会人员饮用水 （礼仪部）
（9）主持词（主持人，２份，包括发言人名单及表彰名单） （10）表彰需要的证书 （团总支） （11）学生座次示意牌 （办公室） （12）流程表
６、邀请嘉宾 （ 负责来宾的确认，组织部负责通知） （1）院方领导 （2）各班级辅导员 7、场地布置
大会召开前所有团委成员及当天大会现场工作人员皆需到场，并在大会召开前４５分钟完成大会场地相关布置，包括设备调试（XXX），会场卫生清洁、布置及装饰，领导、老师坐席安排（XXX），学生座次安排（XXX），熟悉流程，以便进行最后的彩排。 ８、优秀团干、优秀团支部、优秀团组织的申请、评定、审核。
（二）会议流程
１、嘉宾联络
两名联络负责人应及时通知嘉宾尽快到场，尤其是需要发言或表彰的嘉宾。 2、会场最后彩排
包括：主持人合词，活动流程熟悉，设备最后调试，再次检查会场整洁情况。 ３、与会人员入场
（1）与会人员入场时间在大会正式开始的前半小时。
（2）前１５分钟将是入场高峰期，各部门工作人员应根据座次方位示意图合理引导人员入场。
（3）为避免会场拥挤，现场指挥人应随时调剂４名大会入场接待人员在场地内外进行座次安排引导和方位向导，必要时４名现场应急小组人员也应加入疏导会场的工作行列。 （4）现场指挥人可根据需要适当使用麦克风进行场面维持。
（5）场地布置及维护人员应合理帮助与会同学寻找既定座位，并随时保持会场整洁。 ４、大会进行
（1）主持人宣布大会开始并介绍到场嘉宾。 （2）院校方领导。
（3）主持人公布团员之星，并邀请嘉宾进行表彰，迎宾礼仪人员递送表彰证书，大会入场接待人员进行摄影（宣传）。并获奖发言
（4）主持人公布优秀团干名单，并邀请嘉宾进行表彰，迎宾礼仪人员递送表彰证书，大会入场接待人员进行摄影。并获奖发言
（5）主持人公布优秀团支部名单，并邀请嘉宾进行表彰，迎宾礼仪人员递送表彰证书，大会入场接待人员进行摄影。并获奖发言
（6）主持人公布优秀团组织名单，并邀请嘉宾进行表彰，迎宾礼仪人员递送表彰证书，大会入场接待人员进行摄影。并获奖发言
（7）由校领导做总结发言，主持人宣布五四表彰大会圆满结束。 ５、人员退场
（1）由嘉宾先行退场。
（2）人员退场时最容易造成拥挤，为避免会场拥挤，同人员入场相同，现场指挥人应对４名大会入场接待人员及４名现场应急小组人员进行合理分配任务，给每个人指定工作任务及工作区域，并可根据需要适当使用多媒体麦克风进行场面维持。 6.清理场地
（三）活动后期
１、在院内各公告栏张贴海报，公布收到表彰的个人和团体。 ２、部门相关负责人写活动总结。
四、注意事项
１、要提前做好大会规划，合理控制与会人员数量。 ２、核实表彰名单及证书匹配，以免出现漏发、错发等问题。 ３、合理控制节目时间，避免会议时间过短或过长。 ４、节目顺序应在彩排中进行适当调整已达到最佳配置。
５、现场负责人除本身具有良好的工作统筹能力和应急能力，其对于大会入场接待人员、场地布置及维护人员、现场应急小组等需要配合的工作人员应进行重点培训，尤其注重其日常交流以提高默契。
6 、获奖个人代表和单位负责人都需准备一份自己的简介，供主持人介绍。
7、各个获奖项目都选出一个个人或代表准备演讲稿，做获奖感言发言。
四、经费预算
建筑工程学院
团总支 组织部
苏晓伟
2014年04月09日