第一章 鸿运煤矿二井物资管理制度
第一节 总 则
第一条 为加强物流管理工作,使物资管理工作程序化、制度化、规范化,达到节支降耗,降低成本,提高效益的目的,特制定本制度.
第二条 本制度适用于我矿所有物资的计划提报、采购、入库、保管、领用、回收再利用以及报废处理等全过程管理.
第二节 机构设置及职责
第三条 成立物资管理领导小组,矿长任组长,党委书记 经营助理任副组长,成员为矿助理以上领导以及物资管理科、企管办、审计科、政工科、工会、劳资科、物资采购科、生产科、机电科、矿办等单位负责人.办公室设在物资管理科,负责矿使用物资全过程管理的具体事宜.
第三节 物资计划管理
第四条 物资计划的提报与审批
(一)计划的提报
计划提报实行网上提报,根据资金卡类别确定提报权限.资金卡分为专卡和分卡,实行分卡管理的材料计划由各使用部门提报;实行专卡管理的材料计划由使用部门提出申请,归口管理部门提报.
工区及归口管理部门的月计划应在每月25日至月底期间集中提报.
(二)计划的审批
计划审批权限;(见《物资计划审批流程表》).
(三)计划的变更与撤消
因实际工作需要,计划需要变更或撤消时,可由计划提报部门通知物资管理科,物资管理科计划员予以更改或撤消;同时,物资管理科计划员有权根据生产需要对各部门提报计划进行合理更改. 若物资计划已平衡到物资采购科,变更或撤消计划,需经物资采购科负责人签字同意,物资管理科计划员方可予以变更或撤消.
第五条 计划提报的要求
(一)各单位提报计划要遵循节约、确有需要的原则,根据生产实际需要及库存数量,合理确定计划提报数量,充分利用物资管理系统中的“相关信息”,不得多报、重报.
(二)各单位计划员提报计划时,要本着超前考虑的原则,考虑物资的审批和采购周期,提前一定的时间提报计划,避免影响生产.
(三)各单位提报计划应详细注明物资名称、用途、使用地点、使用时间。不注明使用时间的计划由归口管理部门或物资管理科令提报单位注明或发回重报.
(四)严格控制急计划的提报,各单位提报的急计划不能超过当月正常计划数量的3%.
(五)因生产实际需要,急需购买,按正常程序提报计划可能影响生产的物资,可由使用部门写出书面申请(详细注明型号、规格、数量、用途、时间要求等),部门负责人签字后,经归口管理部门负责人分管领导签字后,报经营助理矿长签批.
(六)若提报物资在物资管理系统中找不到相应的物资名称和编码
时,使用部门要列出物资清单,注明用途、数量,提交给物资采购科,由物资采购科调研确定物资规格、型号、价格,然后通知物资管理科计划员,物资管理科计划员据此在物资编码表中加入该物资的规格、型号、价格.
第六条 计划审批的要求
(一)物资管理系统中审批路径上的各级审批人员,对于提报的物资计划应于2天内审批,最长不得超过3天.因不符合物资提报要求或其他原因需发回重报的计划,审批人员要及时电话通知计划提报单位,以便其及时调整.
(二)物资管理科计划员接到计划后,应在3天内进行计划平衡,生成采购计划移交物资采购科.物资采购科应在3天内对需调研物资进行市场调研,确定厂家、价格、规格、型号等,并生成申购计划提报给审计科.审计科应在3天内对申购计划进行全面审查,确认后报经营助理、矿长审批.
第四节 物资采购管理
第七条 矿所需物资均由物资采购科采购.其他单位无权采购.
第八条 物资采购方式
(一)所有物资采购均采取招标、比价的方式进行.由矿招标办公室组织招标、比价.
(二)每批次、台套采购价值在5万元以上的物资,必须进行招标采购;5万元(含5万元)以下的物资实行比价采购,由物资采购科会同招标办公室其他成员进行调研比价(厂家调研至少应3家以上).
(三)经过招标、比价,有条件进入物资超市的物资,纳入物资超市管理,由物资采购科通知厂家送货;没有条件或无法进入物资超市管理的物资,物资采购科要进行市调研,确定厂家、价格等相应要素,经审计科全面审查后,报矿领导批准,方可采购.
(四)物资采购科要严格按照使用单位所注明的使用时间通知厂家送货,不得过早或过迟送货,一般情况下可提前10天或延后10天到货.可分批送货的物资,物资采购科要通知厂家分批送货,不得一次性送货,以免造成物资积压.
延迟到货时,物资采购科采购员应与计划提报单位及时沟通,以免影响生产.使用单位因生产急需而用其他物资代用或提报计划物资不用时,应及时与物资采购科采购员联系,取消购买事宜.并要与物资管理科计划员科联系撤消采购计划.
第九条 物资采购价格管理
(一)物资采购价格实行最高限价制度.由审计科会同招标办公室其他成员共同进行市场调研,确定物资的最高价格.以此为标,作为物资采购价格的最高限价.
(二)审计科、物资采购科应会同招标办公室其他成员定期进行市场调研,对超市物资价格根据市场行情进行合理调整,列出物资价格清单,经经营助理签字批准后,由物资管理科计划员进行调整.
(三)对于存在价格疑义的物资,物资采购科应会同招标办相关成员重新进行市场调研,确定合理价格.
(四)矿招标办公室应于每年年底对超市物资进行一次重新招标,
重新确定物资价格,同时将信誉度差、产品质量不合格的供货商家给予淘汰,终止合作关系.
(五)物资采购价格每月都要在矿务公开栏公开,以接受监督.
第五节 物资入库管理
第十条 物资入库实行验收制度.
第十一条 厂家送货后,物资管理科保管员根据申购单,对物资的品名、规格、型号、数量以及相应的资质证书进行查实,核实无误后方可办理入库手续.
第六节 物资仓储管理
第十二条 库房管理
(一)物资存放实行“四号定位”.即物资按库架层位根据类别规格分别存放,对号入库,并且每件物资都要有标签标示物资类别、规格、型号、单位、数量等.
(二)物资摆放实行“五五摆放”.即库内物资数量上要按五五标准摆放,达到横看成行,竖看成线.特殊物资摆放要合,要达到正面整齐.
(三)物资仓储管理要做到帐、物、卡相符.物资管理科保管员收发物资时,要及时拨动标签,保持卡物相符,卡帐相同,以正确显示库存动态.
(四)库存物资要妥善保养.物资管理科保管员要采取有效的防锈、防腐、防霉等防护保养措施,保证物资的完好.
(五)库房要做到卫生清洁.做到库房地面清洁卫生,无烟头纸屑等杂物.货架和物资表面无灰尘,通道无杂物.
(六)防火设施齐全.库房内严禁烟火,要配备齐全防火工具,并及时更换灭火药物,严禁失效.
(七)库房严禁长明灯等各种浪费现象,要做到人走灯灭.
第十三条 物资的盘点
(一)每月月底,物资管理科保管员必须对收、发物资进行全面清点;无收、发状态的物资可按50%的比例进行抽查,并做好盘点记录.
(二)每季末,由物资管理科组织人员对每个库房的物资按50%的比例进行抽查,并可根据工作需要进行不定期抽查.
(三)每年年底,由审计科牵头,组织财务科、物资管理科等有关单位对所有库存物资进行全面清点,并做好记录,填写盘点清册,送经营助理、矿长审阅.
(四)通过盘点确定的盈亏物资,物资管理科必须写出书面报告,说明原因,明确责任,报分管领导审批后,及时处理.
第七节 物资的发放管理
第十四条 所有物资的发放,均要以物资管理系统批准的计划为依据;无计划,物资管理科不准发放物资(办公用品除外).各类物资原则上不能超计划发料,特殊情况需经矿分管领导批准.
第十五条 物资的发放遵循收旧利废制度.凡属交旧领新范围的物资,物资管理科必须先收旧后发料,并建立明细台帐,做好相应记录(交旧领新清单:各种电煤钻杆、电煤钻头、风钻杆、风钻头、麻花钻头、煤铣、煤镐、截齿、漆包线、轴承、铣杠、镐把、抬杠、塑料管等,按70%交旧.手电筒、水桶、割嘴、焊嘴、塑料桶、各种锁、拉线开关、
墙壁开关、插头、插座、打气筒、电铃、地排车、各种车轮内外胎汽车配件按90%交旧).
第八节 物资使用管理
第十六条 各单位所提报计划物资,必须在物资到货后的2个月内领用.逾期不领者,物资管理科要对其计划物资进行强行出库(在出库单注明超期不领即可),并通知计划提报单位3天内领取,仍然不领者,该物资纳入调剂物资管理,由物资管理科调剂给其他单位无偿使用.
无偿使用调剂物资的单位,必须将调剂物资立即使用到现场,严禁库存.
第十七条 各工区仓库只允许存放备用物资,严禁积压库存物资.从物资管理科领取的物资,在工区仓库存放时间不得超过一个月,超过一个月不使用者,由物资管理科将其收回,列入调剂物资管理.各工区仓库保管员要建立物资出入库台帐,详细记录物资出入库情况,做到帐物相符.
第十八条 各工区严禁存放公私兼用的物资.如确属生产必备物资,只许留有更换一次、最多两次的数量.
第十九条 由企管办牵头,组织物资管理科等部门,每月月底对工区仓库进行清查.对于查出的问题,要写出书面报告报经营助理、矿长审批.
第九节 物资回收管理
第二十条 矿所有使用物资均在回收管理范围(低值易耗品等到不可回收物资不在此列).
第二十一条 归口管理部门回收管理职责
(一) 生产科负责回收归口管理范围内的物资.
(二) 机电科负责回收归口管理范围内的物资.
(三) 后勤科负责回收全矿办公桌椅、沙发、茶几、橱子等办公
用品用具;以及两堂一舍、洗衣房内可回收的公用设施等.
(四) 科技信息中心负责回收各单位所用微机、文印设备、通讯
设备及配套设施等.
(五) 车管科负责回收报废车辆等.
(六) 物资管理科负责回收各单位交旧领新物资及外修设备的报
废件及旧件等.
第二十二条 物资的回收处理
(一)所有物资均由物资管理科负责最终回收与存放,其他单位无权存放任何回收物资.
(二)使用单位所用物资,需回收的,由使用单位向归口管理部门登记备案,归口管理部门盖章后,使用单位方可将物资交到物资管理科.无归口管理部门盖章,物资管理科不得接收任何回收物资.
(三)回收物资的鉴定:由物资管理科会同企管办、归口管理部门、物资采购科、审计科等部门对回收物资进行鉴定.
(四)回收物资的处理:回收物资分为可再利用、可维修保养、需报废处理三类.可再利用物资由归口管理部门负责安排使用.需维修和需报废处理的物资,由归口管理部门会同相关部门按有关程序进行处理.
(五)所有物资的回收处理均需办理出、入库手续.维修的物资无
出、入库手续,外修物资不予付款;机厂维修物资不拨付计件工资.
第十节 物资跟踪管理
第二十三条 矿所有出库物资均在跟踪管理范围.物资管理科负责对出库物资的跟踪管理.
第二十四条 出库物资实行编码跟踪管理(编码规则见附件). 第二十五条 计划提报单位领取物资时,要到归口管理部门领取并填写《跟踪物资信息表》(见附件),归口管理部门盖章后,支物资管理科领取物资(《跟踪物资信息表》)一式三份,使用单位、归口管理部门、物资管理科各一份).
第二十六条 领取物资时,领料单位要将《跟踪物资信息表》交给物资管理科编码人员,由其对物资进行编码(编码规则见附件),物资管理科保管员任编码发放物资.无编码者,保管员不得发放物资.
第二十七条 物资管理科要建立物资编码台帐,并详细注明相关信息.
第二十八条 编码牌由归口管理部门制定并发放.使用单位领取物资后,要到归口管理部门领取编码牌,填写编码并标识在跟踪物资上.
第二十九条 原有未编码物资,由归口管理部门根据编码规则制定编码牌,安排使用单位标识.归口管理部门将物资编码报物资管理科备案,物资管理科要做好相应台帐记录.
第三十条 实行跟踪管理的物资凡使用地点、状态(在用、待用、被拆分、待维修、维修、待鉴定、报废处理等)、使用部门发生变化时,使用单位要立即通知归口管理部门,并填写《跟踪物资信息表》,归口
管理部门盖章后,使用单位要在3天内将信息表及时反馈到物资管理科.
第十一条 责任追究
第三十一条 有下列情形之一者,对有关责任人进行处罚:
(一)使用单位提报计划不及时,影响生产者,对计划员给予50-500元/次的罚款,同时挂罚单位负责人50-300元/次.多报、重报计划,造成不必要的浪费者,对计划员、有关审批人员给予20-200元/次的罚款.
(二)物资采购科采购物资不及时,影响生产者,对采购员给予100-500元/次的罚款,同时挂罚单位负责人50-300元/次.
(三)各级审批人员审批计划不及时,延误采购,影响生产者,追究相关人员责任,并给予每次100-500元的罚款.
(四)各单位提报的急计划不得超过规定比例,否则,每超1%对计划提报单位负责人处罚100元.
(五)各单位所提报计划物资,超过规定时间,逾期不领用者,对计划编制人员、单位负责人、归口管理部门负责人分别处罚50-1000元.归口管理部门提报计划的物资,逾期不领者,对部门计划人员、部门负责人、分管矿长给予50-1000元的处罚.
超过半年不用的物资,按原价折给计划提报单位,由劳资科从其单位工资中扣除.
(六)在计划平衡工作中,除经常消耗的物资外,有库存的物资不准超计划申购,否则,对物资管理科计划员及单位负责人给予50-1000元
的处罚.
(七)采购物资不按规定招标、比价者,对有关责任人员给予300-1000元,并责令退回所购物资.已使用,造成直接经济损失或其他后果者,从重处理.
(八)物资采购价格高于市场价格者,对物资采购科采购员等有关责任人给予100-1000元的处罚;情况严重者,给予降级直至调离工作岗位的处理.
(九)计划员或采购员与厂家串通,提报或采购质量不合格物资,损害企业利益,给企业造成经济损失者,给予300-1000元的处罚;情节严重者,给予降级直至调离工作岗位的处理.
(十)不履行规定程序,不经验收让物资入库者,对物资管理科保管员等到有关责任人员给予200-500元的处罚,同时挂罚单位负责人100-300元.
(十一)物资仓储保管工作不到位,库房脏乱,出现物资丢失,账、物、卡不相符等情况,给企业造成经济损失者,对物资管理科保管员给予100-500元的罚款.
(十二)不按规定发料,或不经领导批准超计划发料者,对物资管理科保管员给予50-500元的处罚.
(十三)工区仓库物资的存放时间超过规定时间,造成物资积压时,对单位负责人处罚200-1000元.
(十四)归口管理部门、使用单位、物资管理科不按规定跟踪管理、回收物资,造成物资丢失或跟踪管理失控等情况的发生时,将对以上单
位负责人及相关责任人员给予100-500元的罚款,同时,按损失价值的50%给予赔偿.
(十五)使用单位及归口管理部门不及时向物资管理科反馈物资的动态信息（如地点、状态的变化等）,对使用单位及归口管理部门有关责任人员给予50-200元/次的罚款.
(十六)不按规定标识物资编码,或损坏、丢失编码牌,对使用部门负责人及相关责任人给予50-200元的罚款.
(十七)使用单位因使用不当,对领用物资造成损坏者,对单位负责人给予100-1000元的处罚,并折价格100%从其单位工资中扣除.故意损坏者,加重处罚.
以上情形,情节严重者将由矿责任追究小组对其责任进行追究并严肃处理.
第三十二条 由经营助理牵头,企管办每月组织物资管理科、审计科、物资采购科、政工科、工会等部门对物资计划的编制、审批、采购、库存、跟踪管理、物资质量等情况进行检查,对违反规定人员给予处罚.
第三十三条由物资管理科对各单位超时不用的物资及多报、重报计划的单位落实处罚意见.
第三十四条 各类处罚意见交劳资科,由劳资科从其单位和个人工资中扣除.
第十二节 附 则
第三十五条 本抽度由物资管理科负责解释
. 物资管理流程图
所有物资必须遵循以上程序流通
库房由物资管理科管理，出、入库办理相关手续。
物资计划归口管理表
物资计划审批流程
一需求计划审批流程:
(一)普通材料:各生产辅助单位部门负责人→财务科→归口管理部门负责人→分管矿长→经营助理
(二)大型材料:生产科或机电科→分管部门负责人→财务科→分管矿长→经营助理→矿长
(三)固定资产:各部门→部门负责人财务科分管矿长经营助理矿长
(四)非生产特批:矿长办公室提报→矿长办公室主任→财务科长→经营助理→矿长
(五)机关材料:财务科→分管矿长 (六)低值易耗品:后勤科→财务科
(七) 微机耗材:矿长办公室→财务科→矿长
(八) 部门专项费用:各部门→部门负责人→财务科→分管矿长
(九)机电科专控材料:机电科→机电科长→财务科→机电矿长→经营助理
(十)劳保:劳资科→财务科
(十一)外委工程材料:地面外委施工队伍→后勤科→财务科→经营助理→矿长
(十二)专项工程材料:机电科→机电科长→财务科→机电矿长→矿长
(十三)专项费用(其它):集团公司掘进队伍→机电科长→生
产科长→财务科→分管矿长→经营助理→矿长
二、申购计划审批流程:
上述计划审批后→物资管理汇总平衡→移交物资采购科→审计科→经营助理或矿长(按审批权限)
物资跟踪管理流程
一、领用流程
归口管理部门盖章→物资管理科给编码、并登记台帐→保管员见填写完整的跟踪信息反馈表后发料→领料人到归口管理部门交跟踪信息表(已有物管科编码及盖章)并领取编码牌、标识
二、领用后的反馈流程:
责任人、部门或状态、地点变化→责任部门填写跟踪信息单位→交归口管理部门→联并盖章→交物资管理科→联(有归口管理部门的盖章) →物资管理科记帐。
跟踪物资分类一览表
跟踪管理的物资编号制定方法:一般采用II位编码方式.第一位是追踪物资类别,第2-7位是出库领用的年月日.第8-11位是当日领用的序列号.如编码:8069120123,8代表此物资是跟踪物资的第8类;060912代表出库年月为2006年9月12号;0123代表第8类物资在2006年9月12号第123个出库的物资;可拆分的物资被拆分利用后,再在原编码后追加拆分编码,如编码:[1**********]6,是指[1**********]物资第一次被拆分中第六个的物资.再次被拆分利用时,依次类推.
废旧物品处理申请表
第二章 鸿运煤矿二井机电设备、配件维修管理办法
第一节 总 则
第一条 为降低维修成本,加强我矿的机电设备、配件维修的管理,在充分发挥市场机制作用的基础上,进一步规范机电设备维修管理程序,特制定本办法.
第二条 各类大型机电设备(包括支架、转载机、采煤机、刮板运输机、乳化泵、减速机、软启动等);
第三条 大型综机配件;
第四条 矿发《运河煤矿设备修理和机械制造工作的规定》(济运煤发200645号)中限定的内修外修范围的设备;
第五条 其他需要维修的设备配件.
第三节 维修原则
第六条 坚持“先矿内后矿外;先集团内部后集团外部”的原则.
第七条 坚持“先定价,后维修”的原则.
第八条 坚持设备的总体维修费用超过原值50%的,必须经机电矿长经营助理矿长同意并签署批示后方可维修的原则.
第九条 坚持大型机电设备配件维修超过5万(含5万)的必须进行招标的原则.
第十条 坚持外修设备费用在1万元以上的应签定维修合同(1万元以下的视情况而定)的原则.
第四节 承修单位应具备的条件
第十一条 承修单位应是具有相应资质技术实力较强信誉度高的法人单位.
第十二条承修单位必须有合法的银行开户、帐号,并能开具正规发展.
第十三条 承修单位必须具有满足维修质量要求的技术水平、工艺装备、工程技术人员以及相应的检测手段.
第五节 机构设置及职责
第十四条 机构设置
矿成立招标委员会,矿长任主任委员,党委书记工会主席副主任委员,其他矿级领导为委员.招标委员会下设招标办公室.
招标办公室设在企管办,负责全矿招标活动的具体组织与实施.成由物资采购科、物资管理科、机电科、审计科、财务科、企管办、政工科、工会等单位负责人组成.
第十五条 职 责
(一)招标办公室负责组织设备修理的招标鉴定验收结算价格的核定及费用结算.
(二)招标办公室负责招标过程的规范操作与监督.
第六节 设备修理程序
第十六条 各使用单位自己有能力修复的设备,不得送交机修厂;机修厂能够处理的,不得办理外修;确需外修的,必须经机电科技术人员(或机电科指定技术人员)进行鉴定.
第十七条 外修计划由机电科每月汇总一次,月初报机电矿长经营助理矿长审批后按计划执行.由机电科统一办理机电设备维修(外委)通知单.
第十八条 《外委通知单》送物资采购科和审计科各一份(设备大体状况及相关要求在《外委通知单》上详细注明)
第十九条 物资采购科根据维修内容及费用情况,按要求确定采取比价或招标的方式.
(一)物资采购科应向机电科了解需要维修设备的运行状况损坏部位故障情况等详细信息;机电科应向物资采购科提供书面“技术要求”(要求技术人员及科长或副科长签字).
(二)设备较简单,价值5万元以下,损坏较轻的采取比价的方式.
(三)符合招标的,机电科、物资采购科制定由基础维修范围,基础维修范围外的配件(即不确定是否要更换的件,包括可预见的不可预见的),机电科应根据设备使用情况,以往维修项及图纸等综合信息列出明细,交物资采购科及审计科各一份.
(四)确定范围的基础维修及不确定是否更换的配件均应通过招标的方式先确定中标单位及价格再出矿维修.
第二十条块结合设备拆完后,物资采购科会同招标办公室相关人员去现场鉴定(鉴定以机电技术人员为主),确定需要更换维修报废的配件及需要委托承揽方加工的配件 ,矿方参与鉴定人员与承修方签订报废件或缺失件鉴定明细表委托加工明细表.
第二十一条 设备维修完,物资采购科会同招标办有关人员(价值超过10万元复杂程序较高或有可能引起争议的维修设备的配件,招标办的人员均应参与验收)去承揽方现场验收并写出现场
验收报告.
第二十二条 承揽单位送货时,必须提供现场验收报告维修试验报告及相关证件,并送还报废或缺失件鉴定明细表中注明的报废件的配件.送还的配件由物资管理人员在报废件或旧件回收明细表上详细注明,并经设备外修鉴定人员签字及承修方送货人签字,物资管理科方可输外修设备的入库手续.
第二十二条 对于回收的报废件或旧件,物资管理科必须设专人管理并建立相应的台帐.
第二十三条 除《外委通知单》外,其他的附表均一式四份,物资采购科物资管理科审计科机电科各持一份.
第七节 质量验收管理
第二十四条 承修单位必须严格按照煤矿机电设备检修质量标准和矿方技术要求维修设备,修理出厂的设备在质保期限内出现一次质量问题；扣除其维修费用的10%,因此影响生产造成一定经济基损失的按合同约定进行处罚.
第二十五条 维修设备采取“一鉴定、两验收”的原则即设备拆完后需要更换件及报废件的鉴定，设备维修完后在承修单位的现场验收及到矿后的把关验收（包括证件的验收、回收报废件的验收）。
第二十六条 修复的设备必须有明确的质保期规定，一般规定中、小修保修期不少于三个月，大修保修期不少于六个月，其他另有要求的应在合同中约定，保修期内出现维修质量问题（含
验收时不能发现的）的，由承修单位免费维修，出现问题并给矿上生产造成一定影响的，承修单位应根据合同要求承担相应的经济损失。
第二十七条 承修单位应严格按照合同规定的时间即使送货，否则应按合同中规定的违约条件进行处罚。
第二十八条 质保金支付时，必须有使用单位及机电科出具的设备正常使用证明，此项业务由物资采购科业务人员办理，并根据《资金使用管理规定》（济运煤发）的相关程序办理支付手续.
第八节 其 它
第二十九条 对损坏严重不能修复的设备,由机电科组织有关部门鉴定封存报废残体上的可用部件经有关单位鉴定后,由专业修理单位收集修复备用,并按矿有关规定办理手续.
第三十条 维修完好的成套设备的部件和零件禁止拆卸,若有特殊情况确需要拆卸的,须经机电科科长签字批准,并办理手续,事后及复原.
第三十一条 对报废件及回收旧件进行拍卖或议价等方式处理时,须经矿长同意,由拍卖或议价人员向物资管理科出具处理证明,由物资管理科人员作台帐记录.