专门档案复习书
一、名词解释
（1）专门档案：是人们通过创造性劳动选取并保存下来以备查考的各种专门文件有机体系的总称。专门文件是指机关、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性活动中，为了实现相关的职能目标而制作和使用的信息记录。
（2）会计凭证：是用来说明经济业务的内容和数量，由经办人签章，明确经济责任的书面证明，经过审核后作为记账、查帐的重要依据。填制会计凭证，是一切单位会计核算工作的第一步。
（3）标准档案：系统记述和反映某一单位或系统的标准化活动，具有保存价值， 并按一定的归档制度，作为真实的历史记录集中保持起来的原始标准文件。
（4）教学档案：是各级各类学校中的部门与个人在教学实践活动中和教学管理活动中直接形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
（5）统计档案：是各级国家统计机关和企事业单位的统计部门在进行统计调查、统计分析等统计活动中直接形成的，具有一定保存价值的各种数字、文字、图标、声像及电子载体形式的历史记录，是具有有机历史联系的文件体系。
（6）审计年鉴：是全面反映审计机关审计监督活动的综合工具书。其内容包括全年度审计概况，国家审计、内部审计、社会审计等审计实践。
（7）人事档案的鉴别：就是人事档案管理部门按照一定的原则和规定，对收集起来的人事档案材料进行真伪的甄别和价值的鉴定，再根据其真伪和价值进行取舍，把有保存价值的材料归档，把不属于人事档案内容的材料转送有关部门处理或销毁。
（8）诉讼档案：是公安、司法、检察机关按照法定程序，在刑事诉讼、民事诉讼和刑事诉讼中形成的，具有一定保存价值的诉讼文件材料。它是做好审判工作和检察工作的必要条件和查考依据。
（9）商标档案：是在商标注册、使用和管理活动中形成的具有保存、利用价值的各种形式的历史记录。
二、 简答题
1、简述专门档案的构成条件。
1) 形成于特定的专业活动领域，并具有相对稳定的文件名称、种类和格式；
2) 具有突出的现实使用价值和工具功能及其他明显特点；
3) 是由具有保存价值的专门文件组成的有机体系；
4) 具有可分性，即可操作性。
2、人才服务机构对于其接管的流动人员人事档案，应提供哪些服务？
1) 为流动人员提供身份认定，保留流动人员原工作单位的所有制身份；
2) 为应聘到非国有企业和事业单位的大中专毕业生转正定级手续；
3) 流动人员再进入全民所有制单位工作时，办理档案转递、档案工资和人事关系介绍；
4) 为专业技术人员办理职称申报手续；
5) 为流动人员办理社会保险等。
3、人事档案信息资源开发利用应注意哪些问题？
1) 重视人事档案材料的收集和档案信息开发；
2) 人事档案部门要认真履行开发档案信息资源的职责，转变有碍于开发利用 档案信息资
源的传统观念；
3) 努力开发人事档案利用领域，充分发挥人事档案信息资源的作用；
4) 明确方向，转变传统的开发方式。
4、简述会计档案销毁的程序。
1) 对保管期满的会计档案，要按照规定由档案部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定；
2) 确定销毁的档案，由档案保管人员编制会计档案销毁清册，列明应当销毁的档案名称、
编号、数量、保管期限等内容；
3) 报上级主管单位批准，单位负责人要在会计档案销毁清册上签署意见；
4) 销毁档案时，由财会部门和档案部门共同派员监销。
5、简述教学档案的归档时间。
1) 教学综合管理文件于次年6月底前归档；
2) 其它教学文件材料，是以教学年度或学制年度为周期形成的，归档以选在每年11月前
后为宜。
6、如何处理机密专业教学档案的保密与利用关系？
1) 对于机密专业所形成的教学档案，应在保证不泄密的情况下，开展利用工作；
2) 解密必须适时，控制保密范围；
3) 保密和利用是既矛盾又统一的，二者都是为了搞好教学工作，各校根据本校的具体情况，
对解密时限和保密范围做出规定，并认真执行。
7、为什么诉讼档案的卷宗编号要实行一号到底制？
1) 一号到底制能体现诉讼程序的审级制度；
2) 一号到底制有利于协调工作，简化手续，提高效率；
3) 一号到底制可以将案件编号、诉讼文书的立卷归档与诉讼档案的接收、保管和借阅等工
作有机结合起来；
4) 实行一号到底制，有利于把目前全国各级人民法院诉讼文书立卷和诉讼档案管理制度统
一起来，有利于实现人民法院诉讼档案工作的标准化、规范化。
8、简述诉讼档案鉴定的步骤。
第一步，在诉讼文书立卷时进行，即由负责立卷的部门和人员确定保管期限。
第二步，归档后，由档案人员负责复查鉴定。
第三步，对保管期限已满的诉讼档案鉴定，是以主管档案工作的办公厅（室）主任为主，会同熟悉业务的审判人员，档案人员组成鉴定小组进行审查鉴定，延长保管期限或销毁。 9、简述住院病案的收集方法。
1) 由整理组专人每日下病房收集出院病人病案;
2) 待病人办理出院结账手续后，整理组专人每日到住院结账处收取病案;
3) 由病区定期把出院病人病案派专人送到病案科。
注：收取前，病案由护士站护士收集保存; 收取时，应将老病案一并收回。
10、简述标准档案信息研究的特点。
1) 在研究对象上，以科学技术研究成果—各种标准及其应用所提供的知识和经验为对象。
2) 在研究方法上，以档案收集、文献调查、社会调查为基础，通过一系列的分析、综合、
论证、推理等抽象思维活动，辅之以必要的计算机等手段。
3) 在研究成果上，是产生对标准建设的某种新的认识、建议或方案。
4) 在功能和作用上，微观上是对一般科学研究和标准起指导、准备、辅助和评价作用的一
种科学研究活动，宏观上可以对社会中无序运动状态的标准信息流和标准档案群体进行整序。
11、简述照片档案的自拍。
1) 拍摄前，摄影者需将预拍摄的胶卷编号。
2) 为拍摄出清晰、准确的照片，摄影者在操作上要持稳；要使照片档案的拍摄达到理想的
效果。并且在拍照时做好相关拍照记录。
3) 拍摄后将编好的照片号、拍摄时间、地点、人物、主题等内容填入照片袋、底片袋，根
据拍照记录撰写完整的文字说明。
4) 然后将整理好的照片、底片及文字说明向档案部门移交。
12、简述测绘档案的特点。
1) 较长的形成周期。一项测绘项目，全程下来短则一年，长则三年、五年，甚至更久，测
绘档案随之周期性长；
2) 较强的项目阶段性。第一为前期决策阶段，第二为项目具体实施阶段，第三为项目验收
阶段，每个阶段都会形成特定的文件资料；
3) 来源的分散性。测绘工作涉及部门十分庞大，既有单位内部形成的档案，也有外部门相
关单位形成的档案。
三、论述题
1、试论我国专门档案的管理体制。
在世界范围内，专门档案的管理体制大致上可以分为集中式和分散式两种基本类型，我国采取的是是集中式的专门档案管理体制，我国的专门档案管理体制主要包括以下内容：
1) 国家档案局主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，
监督和指导。专门档案管理是国家档案事业的一个重要组成部分，所以必须由我国最高档案行政机关统一掌管。为了更好的开展专门档案的管理工作，国家档案行政机关还应同各专业主管机关密切配合，共同管理。
2) 专门档案管理工作按专业施行统一管理。各种专门档案的管理工作都具有较强的专业特
点，按其所属的专业实行统一管理，可以取得更为突出的管理效益。否则的话，就会造成专门档案管理工作的混乱。
3) 各级国家档案行政管理机构或承担档案行政管理职能的国家档案馆，负责按照属地管理
原则，对一定地理区域和行政区划范围内的专门档案管理实行监督与指导。从实际工作
情况来看，采取这种管理制度，可以使承担国家档案行政管理职能的档案机构树立宏观管理意识，提升管理水平，改善管理效果。
4) 各单位的专门档案由各单位的档案机构、人员或各级政府部门的国家档案管理机构集中
统一管理，反对分散保存。这有利于保障各单位专门档案的完整性和有机联系性，并为各项专业性活动的正常有序开展，提供充分的专门档案数据和信息支持。
5) 中央和地方各级各类国家档案馆负责集中统一管理具有长期保存价值的专门档案。
总之，在国家档案局的统一掌管下，由承担国家档案行政管理职能的档案机构和各专业主管机关密切配合，共同开展专门档案的管理工作，是我国专门档案管理体制的基本内容。 2、试论诉讼档案库藏量急剧增长的原因和对策。
原因：
1) 社会法律意识的提高。随着法制化进程的推进，人们的法律意识不断增强，维权意识不
断提高，用法律武器维护自己的合法权益成为公民的首选。
2) 社会经济迅速发展。社会经济活动的增多，引发纠纷矛盾增多，诉讼案件随之上升。另
外，由于工厂倒闭等造成集体维权案件明显增多。
3) 诉讼成本的降低。低成本的诉讼门槛，使老百姓打得起官司。自2007年起诉讼费用缴
纳标准降低后，法院案件大幅上升。
4) 管理观念过于守旧。传统的管理观念影响着案卷质量及库藏优化。一方面，诉讼卷宗“体
形过胖”，什么材料都往里塞；另一方面，诉讼档案“只进不出”，大多数法院鉴定销毁工作脱节。
对策：
1) 抓好基础，优化诉讼档案质量。优化诉讼档案质量，要把好四关：一是入门关，书记员
注意对诉讼文书材料进行鉴别；二是检查关，审判员对卷宗的检查；三是归档关；四是抽检关。
2) 挑战传统，创新诉讼文书立卷办法。随着审判方式的改革，有些案件没必要立副卷。有
关部门可以制定正副卷立卷规定，对以调解、撤诉结案等民事案件可不立副卷。
3) 选择保留，开展鉴定销毁工作。目前，应销毁的诉讼档案占据了库房的很大空间，定期
做好鉴定销毁工作必将为库房“减负。各级法院要突破“不敢销毁”的保守观念，可以说鉴定销毁是应对诉讼档案剧增的最直接、最有效的途径。
4) 依托科技，加快现代化管理步伐。面对日益增多的诉讼档案，要改革传统的管理模式，
加快实现档案的电子化管理。各级法院可逐步实现计算机管理，从而提高工作效率。 3、试论社会信用档案管理体系运行模式。
（一）政府主导型模式
1) 该模式主要以法国为代表并为欧洲国家所采用，也称为欧洲模式。该模式是由政府委托中央银行或金融监管部门的内设机构负责信用档案管理。在这样的信用档案管理体系中，各金融机构向中央银行提供信用信息成为义务，信用档案的建立和管理具有明显的强制性和高度的集中性，可以充分利用国家行政部门的资源。
2) 我国许多城市在信用体系建设的过程中，开始尝试建立信用档案征集服务机构，已初步
形成了两种模式：一种是依托某一企业监管部门建立类似的机构；另一种是依托国家综合档案馆建立政府监管的区域性档案信息利用服务中心。
（二）市场主导型模式
1) 该模式的代表是美国，被称为美国模式。该模式是信用档案的管理主要由商业性服务公
司通过市场化的运作方式实现，而政府并不直接承担和参与信用档案的管理。信用管理的市场化运作形成专门的信用市场，各资信公司在信用市场上相互竞争，优胜劣汰，从而使整个行业资信服务的水平不断得到提高，进而使整个社会的信用活动也得到保障。
2) 该模式有利于信用档案的积累、集中与共享，降低政府的管理成本与信用风险。经济主
体在经济活动中，为减少交易风险而利用信用记录（档案），并为此向征信机构支付费用是十分自然的事情。信用档案作为一种资源、一种市场要素，同样应该在商业化运作中完成积累与集中，实现共享。
（三）法制化、规范化信用档案管理运行平台
无论是政府主导还是市场主导，社会信用档案管理体系建设都离不开法制化、规范化的运行平台。加强信用档案的法制建设，包括三个方面：
1) 加强信用体系的法制建设。包括对现有法律法规中有关信用方面的条款进行完善。同时，
还要完善失信行为的制裁机制，加大对不良信用行为的惩罚力度。
2) 加强信用档案的法制建设。要建立统一的信用档案法律法规，规定信用信息的征集、整
理等一系列标准；对信用档案整理、归档的步骤，保管的地点、方式等做出明确的规定；
3) 建立信用档案的公开和利用制度。由于信用档案涉及个人隐私和名誉，公开和利用信用
档案必须有法律依据。因此，要制定信用档案的公开和利用法规，妥善处理隐私权和商业秘密问题。
4、审计工作电算化对审计档案管理产生了哪些影响？
会计电算化和计算机辅助审计，是审计工作发生很大的变化，同时审计档案管理工作也要随之受到较大的影响。
（1）这主要体现在审计工作从手工模式转变为电子模式，在审计过程中，审计电子文件就大量产生，需要及时归档保存，并对文件进行著录，确保保管期限，实现电子文件的前端控制。
审计档案不仅有手工审计方面的内容，而且增加了软、硬盘保存的审计数据、审计报告等磁介质材料，还有审计系统自身产生的电子文件。
如何管理这些审计电子文件，对传统的档案管理理论提出了新的挑战。比如，原来的归档制度要做相应的完善来适应现实的变化，这就要求归档时间、归档范围、归档要求、归档手续等作相应的补充以指导工作。
（2）另外，审计工作 一直与财政、税务有业务联系，在未来势必与财政、税务等被审计单位联网，实现联网审计。而且当前被审计单位财会系统种类繁多，且没有统一透明的数据接口，也需要建立网络审计信息管理系统，以统一网络审计工作平台，便于审计档案管理电子化和网络化。
（3）未来审计档案管理工作要依托于网络审计工作管理系统，将审计文档的管理环节纳入整个审计工作，重新设计审计工作流程，不必等到审计项目办理完毕后所有的审计文件才能整理归档，郑振实现审计档案的电子化和网络化。