测绘成果及资料档案管理规定
一、管理人员及职责
1、测绘档案管理工作由测绘部经理分管，下设兼职管理员一名，具体负责实施测绘档案管理的各项工作。档案人员变动时，双方要严格履行交接手续，交接未清不得离职以免档案受损失。
2、负责贯彻执行国家相关档案管理的法律、法规和规章。
3、档案管理人员负责测绘成果资料档案的收集、整理、统计、保管、借阅登记等工作；
4、档案管理人员负责编制必要的检索目录，方便档案的存取、查阅。
二、管理设施和设备
1、配备存放专用档案柜1个，橱柜上锁，门窗锁牢固。
2、档案室配有防盗、防火、防高温、防潮、、防虫等设施。
3、档案室内应保持整洁、卫生。
4、测绘数据库安装在专用电脑上，并由专人使用及备份。
三、文件资料的形成和归档
1、主要包括上级测绘管理部门下发的指示、文件、规定，公司内部文件，本单位与外单位日常交往的工作文件及所签订的合同或协议，测绘人员外出开会等活动所带回的文件、资料，测绘仪器设备说明书及检定报告，测绘成果档案资料等等，都
应及时归档。
2、文件资料的归档，按不同类别，分别归档。所有归档资料都要用档案袋装封，并写上目录。
3、对测绘资料档案要按年度装订装袋存放，并妥善保管。
四、档案保管
1、档案室属保密要害部位，非档案管理人员未经许可不得进入，更不得开启卷柜，翻阅档案。
2、档案室要增加防护设备，符合防火、防盗、防光、防虫、防尘和防污染的基本要求；并做到经常注意观察，发现问题及时解决。
3、所有须保存的电子数据，刻录光盘保存。
五、测绘成果及资料的借阅
1、建立测绘成果及资料档案借阅登记制度，借阅者均须填写借阅登记表。
2、借阅测绘档案，如摘抄、拍照、复制所查档案内容需经测绘部经理以上领导的批准，方可借阅，其中涉密内容不能复制且只能在档案室内阅览。
3、对各类档案均按规定的查阅范围提供利用，查阅人如实说明查档的目的和内容，符合条件的填写借阅登记表后方可查阅。
4、借阅机密、绝密档案材料，需经保密责任人签署意见，单位主管领导批准。
5、借阅人对所借档案要妥善保管，不得转借、遗失、拆散
或损毁档案，不得在原件上划线、加注、涂改、圈划。对损坏、泄密、丢失档案，要根据档案法的有关规定，分别给予行政处分，责令赔偿损失，直至追究法律责任。
6、借阅档案在使用完毕以后应及时归还，档案管理员应当面认真清点检查。经查验无误以后方可签收。如发现档案有损坏、缺页等现象时应拒收并及时向领导汇报。
六、测绘成果及资料档案保密
1、计算机用户必须安装并及时升级杀毒软件，防止感染病毒。
2、对重要文件设置数据加密口令。
3、存储介质（包括光盘、软盘、USB 、移动硬盘、存储硬盘）的使用应由档案管理人员进行操作。
4、档案管理人员和查阅者，要严守党和国家的机密，遵守保密守则，发现泄密问题，要追查责任，严格处理。
七、测绘档案的注销及销毁
1、档案管理人员应以严肃、谨慎、细致的态度认真做好档案资料的鉴定、注销和销毁工作。档案管理人员在每年例行的资料清点时，对于已失去利用价值的资料应从档案中进行剔除。
2、对应销毁的资料要进行登记造册，经公司领导审批、鉴定之后方可销毁。注销资料的登记册应归档。
3、资料的最后销毁工作也应做到细致、认真和安全，勿使测绘资料随便流失。