70企业家天地#理论版/2007/3
浅析企业全面预算管理制度的构建
李桂芝
摘 要:全面预算管理作为企业内部管理控制的主要方法已越为一种自动的管理机制,而不是单纯的管理手段。作为一种管来越显示出其无可替代的重要作用。本文在阐述全面预算管理本质和基本功能基础上,深入探讨了企业全面预算管理制度的构建和基本要求。在企业全面预算管理制度的构建上从管理制度的定位理念、预算制度的组成、组织机构的设立、预算编制的程序和预算编制的方法五方面进行了论述,同时从注重预算控制和差异分析、完善预算考评等方面分析了构建全面预算制度的基本要求。
关键词:全面预算;预算控制;预算考评中图分类号:F270 文献标识码:A文章编号:CN43-1027/F(2007)3-070-02
作 者:辽宁工程技术大学技术与经济学院副教授;辽宁,阜新,123000
企业预算是企业在预测和决策的基础上用数量、金额等形式对企业未来一定时期内经营和财务情况所作的详细规划与说明。全面预算管理是企业内部管理控制的一种方法。这一方法自从上个世纪20年代在美国的通用电气、杜邦、通用汽车公司产生之后,很快就成了大型工商企业的标准作业程序。从最初的计划、协调,发展到现在的兼具控制、激励、评价等功能为一体的一种综合贯彻企业经营战略的管理机制,全面预算管理已处于企业内部控制的核心地位。正如著名管理学家戴维#奥利所说的,全面预算管理是为数不多的几个能把组织的所有关键问题融合于一个体系之中的管理控制方法之一。
一、全面预算管理的本质
1.预算不等于预测
预测是基础,预算是根据预测结果提出的对策性方案。可以说,预算是针对预测结果采用的一种预先的风险补救及防御系统,有效的预算是企业防范风险的重要措施。预测是预算的前提,没有预测就没有预算。
2.预算不等于财务计划
从内容上看,预算是企业全方位的计划,财务计划只是企业预算的一部分,而不是全部;从预算形式上,预算可以是货币式的,也可以是实物式的,而财务计划则是以价值形态所表现的计划;从范围上,预算是一个综合性的管理系统,涉及企业各部门和不同科层;而财务计划的编制、执行主要由财务部门控制。
3.预算管理是一种管理机制
预算管理,其根本点就在于通过预算来代替管理,使预算成
理机制,预算管理一方面与市场机制相对接,以市场为起点。另一方面,与企业内部管理组织和运行机制相对接:(1)各组织权、责、利对等原则;(2)各组织决策权、执行权、监督权三权分离原则,以保证权力的制衡。预算管理绝不是数据的堆砌,表格的罗列,而是一种与公司治理结构相适应的一套管理系统。企业健全的预算制度是完善的法人治理结构的体现。
二、企业全面预算管理制度的构建
1.全面预算管理的定位理念
全面预算管理是实现企业资源优化配置、提高企业经济效益的先进而科学的一种管理方法。企业以实现或超额实现目标利润为管理的最终目的,在目标利润的引导下,各分厂、部门都要围绕目标利润的实现进行经济活动。由此笔者认为全面预算的编制应是以目标利润为导向这样一种模式。这里需要说明的是,我们目前有些教材,例如,管理会计教材,都是以销定产的模式,它做预算先做销售预测,做完销售预测之后再做生产预测,然后再算利润预测,这种以销定产的模式中的利润是计算出来的。通过比较我们不难发现以目标利润为导向的理念与以销定产模式的理念刚好相反,而前者更有利于预算管理职能的发挥。
2.全面预算管理组织机构的设立
全面预算管理是公司治理结构下的/游戏规则0之一。预算是高层、管理层、决策层的一个战略安排。预算不是操作层的事情。在预算组织机构方面,笔者认为在董事会下面首先设立全面预算管理委员会,从而体现出预算的权威性和预算的决策性;然后设立预算部,预算部相当于行政职能机构,是完成预算的办事机构,处理日常性的工作和操作层面的事务;还要有预算责任网络。预算的组织一定要是全方位、全员、全过程的。它必须体现出:投资中心应该做什么预算,利润中心应该做什么预算,成本中心应该做什么预算,费用中心应该做什么预算。每一个层面、每一个责任中心都有自己的预算,形成集团的预算体系。
3.全面预算管理的编制程序
预算编制的程序是一种管理思想的体现,它也影响到预算的编制效率。预算的编制程序从理论上归集有三种方式:(1)第一种是自上而下(战略观念、集权思想),这种方式是上面人员布置了,下面的人员就进行预算的编制;(2)第二种就是自下而上(作业基础、民主思想),这种方式是下面的人员先编制了预算,然后将预算送到上面,由上面的人员予以审批。;(3)第三种就是自上而下、自下而上、自上而下(上下搏弈、集权为主),这种
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编制方式是先将方针政策布置下去,下面的人员编制完成后再自下而上进行汇总,再审批下去,成为一个操作性的预算。
以上三种模式实际上是三种管理思想的体现。比如,自上而下的方式体现的是集权思想,体现的是战略导向,没有协商的余地。自下而上的方式体现的是民主思想,它以作业为基础,其导向也非常明确。自上而下、自下而上、自上而下的方式可以说是前面两种方式的综合。它是一个上下搏弈的过程,以集权思想为主。它需要设计好,否则会影响预算编制的效率和预算组织安排。请大家注意的是,在财政部的规定之中所推崇的预算编制程序是第三种,即自上而下、自下而上、自上而下的方式。(1)金额管理:从预算的金额方面进行管理。(2)项目管理:以预算的项目进行管理。
(3)数量管理:对一些预算项目除进行金额管理外,从预算的数量方面进行管理。
预算以金额为主,这是预算的一大特征。预算以金额为主最大的好处在于可以充分地体现价值管理。金额管理是管大的方面,管重要的事项,管范围上的事项。项目管理是管理具体的事项。项目管理可以使得金额管理更加夯实。项目管理当中特别是对于一些资本性的预算,例如,大修理、更新改造等都是必须的。数量管理是加强数量的钩稽和牵制,使得预算控制得以需要强调的是,在编制程序方面要把这个程序变成表格。什么时间完成什么事项,由什么人予以完成,完成之后下面一个程序怎么操作都要有具体的安排。这是一个非常必要的制度安排,这里不仅仅是一个上下搏弈的问题,而是把何时,由何人,完成何项目,接下来又由何人在何时进行何项工作,都白纸黑字地形成书面材料,从而使得预算极具可操作性。因此,我们说预算编制程序必须制度化。
4.全面预算管理的编制方法
预算的编制方法很多,如固定预算、弹性预算、滚动预算、零基预算、概率预算等。其中固定预算是传统的预算编制方法,在日常预算工作中运用最广泛。但为提高预算编制的可靠性,还应积极地探索各种先进的预算编制方法。例如,采用弹性预算,可以增加预算与实际执行结果的可比性,明确预算差异的责任;采用滚动预算,可以增强预算的动态性;采用零基预算,可以提高预算经费使用的有效性;采用概率预算,可以提高不确定条件下预算值的准确性。对不同的预算项目,选用的预算方法也应有所不同。
三、构建全面预算管理制度应注意的问题
1.统一思想、营造全员参与的内部环境
预算管理是一种涉及企业组织各个层面的责权利关系的制度安排,需要企业上下统一思想和认识,密切配合。首先,预算管理需要高层领导的重视和参与,否则,预算管理很难取得预期效果。其次,预算管理需要各部门的密切配合。最后,预算管理的成功需要全面提高财务人员素质。尽管我们强调预算管理不仅仅是财务部门的工作,但预算管理的核心是财务管理,它不仅要求财务人员熟悉本身业务,而且要能将财务管理和生产、营销管理密切结合、使财务管理真正落实到每一个具体环节,这必然对财务人员提出更高的要求。
2.注重预算控制与差异分析
预算编制是预算管理的重要方面,但是,我们必须认识到预算重在过程。在预算控制方面要采取以下三个方面的举措:
落实。预算监控也是高成本的一项管理工作。
预算控制只有与差异分析结合起来才能达到预算管理的最初目的。
3.完善预算考评制度
预算考评制度是预算之中的一个终极环节。预算如果没有考评,不把预算列入考评之中,这个预算必然会虎头蛇尾,这个预算制度也肯定是一个空泛的制度。只有把预算列入考评之中,这个预算制度才是一个有效的制度,一个完整的制度。预算考评要具有可操作性,应符合下面五方面原则:
(1)目标原则:目标原则是为战略目标服务的。实行目标利润管理,则目标利润预算一定要保证利润的实现。
(2)激励原则:在预算考评过程中要体现激励原则,鼓励被考核人积极向上。(3)时效原则:预算考评要分时间段,月份的、季度的、半年的、一年的考核都要进行相应的规定,并且认真地加以执行。
(4)例外原则:例外原则是用于处理例外事项的。因为预算是很复杂的,在执行过程中毕竟会出现事先无法预料的事情,所以必须应用例外原则加以处理。(5)分级考评原则。集团对分公司,分公司对车间,车间对工段、班组进行分级考评。分级考评和预算的分级是连在一起的。无论是预算的编制、预算的控制、预算的考评都必须体现分级的理念。
总之,通过责任中心使得预算无论从编制,还是从控制和考核成为一个完整的体系,这样的预算才是有效的。参考文献:
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(责任编辑:朱 林)