第一章 档案管理总则
1、为适应集团公司新的组织架构�明确资料管理程序,按照国家规范、标准 和地方的有关规定�结合集团公司的实际情况�规范项目工程档案管理�增强档 案的实用性和有效性�特制定本制度。
2、工程资料指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录�包括路面文 件、监理资料、施工资料、竣工图等内容。
3、工程资料是建筑施工的一个重要组成部分�是建筑工程进行竣工验收的必 备条件�也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建和扩建的重要依据�是 城建档案的重要组成部分。
4、工程资料的编制、整理�依据国家、地方现行的有关工程建设的法律、法 规、规范、标准执行。
第二章 归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营 情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具 有参考价值的文件资料。工程资料包括路面文件、监理资料、施工资料、竣工图等内容。
1、路面文件是指建设单位在工程建设过程中形成的文件�分为工程准备文 件和竣工验收等文件。 包括工程准备文件、工程开工以前�在立项、审批、征 地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 竣工验收文件、建设工 程项目竣工验收活动中形成的文件。
2、监理资料是指监理单位关于工程施工方面的通知、相关文件等。包 括监理通知、质量考核结果、监理抽检及批复文件等。
3、施工资料是指施工单位在工程施工过程中形成的资料。可分为施工质量 保证资料、技术资料、安全资料�它包含了整个建筑物施工开始到结束�所产生 的文件内容�有联系外单位�建设、设计、勘察、监理等�的文件�记录工程的 质量、技术及安全等情况�包括新工艺、原材料检测、检验��保存施工时的安 全信息和安全纠正内容�安全方案的编写、安全教育等��是施工全过程的记录 文件。
施工资料应该严格按照规范编写�真实的反映施工现场的技术、质量
情况�资料的形式有�纸质资料、实物资料、视听、图片、影像资料等。
4、竣工图是指工程竣工验收后�真实反映建设工程项目施工结果的图样� 符合工程实际状况的施工图。因为在施工过程中难免有修改�为了让建设单位或 者使用者能比较清晰地了解管道的实际走向和设备的实际安装情况�国家规定在 工程竣工之后施工单位必须提交竣工图。
作为城市实践案例�持续建设新农村、新的经济圈等经济持续发展规划建设� 必须进行新的规划图和施工图与现存的竣工图核查核实�才可以进行施工建设� 尤其是隐蔽工程检查记录�必须仔细进行标高审查备案�由各专业人士审查签字 才可放行。
第三章 档案管理员的职责
1、保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 积极宣传和认真贯彻执行《档案法》、《档案实施办法》及《湖南省档案条例》。
2、热爱档案事业�刻苦学习档案业务和科学文化知识�不断提高业务水平 和工作能力。
3、加强组织纪律性�自觉遵守党的纪律和国家的法律�法规�严守党和国 家的机密�遵守公司的各项规章制度。
4、集中统一管理项目全部档案�维护档案的完整与安全�并按规定积极提 供利用�为项目各项工作服务。
5、热情、耐心接待查档人员。坚持查档规定�做到调卷迅速准确�不断提 高工作效率。
6、负责项目各部门各种门类的档案的收集、整理、立卷、归档工作的监督 和指导。
7、认真做好档案库房的内务管理�箱柜排列有序�整齐清洁�布局合理� 分类明确�查找方便。
8、认真做好档案库房防火、防盗、防潮、防尘等八防工作。
9、积极开发档案信息资源�编制各种检索工具和编研材料。
10、做好信息利用和档案利用效果收集整理及有关档案工作情况的统计。
第四章 资料的收集与整理
在职责范围内做好与高速公路建设项目有关的文件材料的收集、积累工作�
按《湖南省高速公路建设项目文件材料归档范围内及保管期限表》的要求将具有 查考价值的各种形式与载体的文件均收集齐全。其中包括合同文本�含工程总包及 工程分包合同�、深化设计方案、工程会议记要、工程联系单、工程签证单、竣工资料等
1、施工前资料的收集与整理
�1�由公司组织项目经理部配备资料管理人员�成立资料管理组织机构� 制定资料管理制度�确定项目经理部工程资料管理目标�并分解到相关岗位�做 到责任明确�流程清晰�管理有据。
�2�工程开工前一周内�项目经理部依据施工组织设计、施工图纸�结合 地方、行业、集团公司及分、子公司关于工程技术资料的有关规定�编制《工程 资料管理计划》�经公司审核后报集团公司技术质量部备案。
�3�工程资料管理计划的内容应包括以下内容
1�编制依据。
2�工程总体概况�旨在明确工程资料中统一的工程名称、工程各参建单位、 建筑规模、结构形式、开竣工时间等内容。
3�工程资料清单�包括资料类别、组成内容、原件份数。
4�工程资料管理组织机构。
5�工程资料填报、整理职责分工。
6�工程资料管理制度�包括项目部内部移交时限、奖罚措施等。
7�竣工组卷及对外移交要求。
�4�项目经理部在分包项目施工前与其签订资料管理协议�依据“谁施工� 谁负责”的原则对分包单位施工资料的编制、报审、移交等提出具体要求。
2、施工过程中资料整理
�1�项目经理部资料员应根据资料内容进行资料盒的脊背、封面标识�做 到整齐、美观�便于查阅。资料盒内应包括总目录、卷内目录、资料封面、分目 录和资料内容五部分�各级目录及资料内容必须对应一致�层次清晰。
�2�工程资料应随工程进度及时收集、整理�项目齐全、字迹清楚、图面 整洁、签章齐全�必须使用档案规定用笔。资料编制表格式样应符合国家、行业 或地方有关规定。
�3�项目经理部各部门管理人员应根据工程进度及时填写工程资料�并按
规定及时移交资料室。资料填写人员应对资料内容的真实性、准确性负责。
�4�做好施工记录、检验试验记录、交工验收记录和各种表格汇总签证施 工组织设计、图纸会审记录�施工日志�变更设计报告�设计变更通知单�开工 报告�施工技术总结等�按规定在工程竣工验收前编制好竣工图�并加盖竣工图 章�由施工单位负责人审核签字。
�5�项目经理部资料员随时掌握工程进度情况�保证资料与工程同步�发 现滞后情况时�应依据项目部资料管理制度进行报告、催交工作。
�6�项目经理部资料员负责对工程资料的编制情况进行初检。根据地方规 定及相关规范要求对工程资料中的工程名称、施工部位、内容填写、签名盖章、 交卷情况进行检查并督促相关人员整改�保证其正确性。对检查合格的资料�做 好编目、外观整理、组卷等工作。
�7�项目经理部总工程师应定期组织工程技术人员对工程资料进行自检� 留下检查记录�按项目部规定对相关责任人进行奖罚并限期整改�并组织工程技 术人员对资料检查中存在的问题进行认真分析、总结和再培训学习。
�8�公司定期或不定期对所属在施项目部的工程资料进行检查�对存在的 问题填写检查记录并限期整改�并跟踪验证整改结果�确保工程资料的完整性、 真实性、及时性、准确性。
3、 竣工验收阶段工程资料管理
在档案资料归档期�由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资 料。各主管部门经理应积极配合与支持。凡应该及时归档的资料�由档案管理员 负责及时归档。各部门专用的收、发文件资料�按文件的密级确定是否归档。高 速公路建设项目完成后三个月内将项目档案文件向建设单位移交、归档。
�1�工程竣工验收前�项目经理部必须按当地工程技术资料管理规定�完 成工程技术资料的整理、组卷、自查工作�为工程竣工验收提供必要条件。
�2�项目经理部�应负责汇总整理分包单位编制的全部工程资料�统一管 理。
�3�工程竣工验收通过后�项目经理部应及时收集各项验收记录的原件� 经整理、汇总后形成完整的竣工资料。
�4�编制档案总目录�分目录�移交单位和接收单位目录。归档的案卷质
量必须符合下列十条标准。
1�归档文件、齐全完整�
2�分类清楚�保持联系�
3�题名确定�容易查找�
4�卷内排列�系统条理�
5�保管期限准确�
6�密级划分恰当�
7�蓝图折叠�符合要求�
8�卷皮书写�正楷整法�
9�案卷装订�整齐美观�
10�声像资料�清楚清晰。
第五章 资料的分类、归档与统计
高速公路建设项目形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。其分类组卷 做到科学合理�充分保持卷内文件有机联系�归档案卷要符合《湖南省高速公路 建设项目档案、案卷质量标准》的要求�分类编号方法依据《湖南省高速公路建 设项目档案分类编号表》执行。
1、档案分类
按照业主、监理单位对竣工文件的编制原则和要求�将工程资料进行整理分 类�分类过程中�将资料的形成时间、机构、资料载体、保管期限等因素全面考 虑。首先按保管期限把资料划分为短期、长期、永久三大类�再根据施工时间把 资料划分为一期、二期工程�最后按照机构分前期档案资料、建设单位资料、监 理单位资料、施工单位资料、竣工验收资料、其他档案资料。
�1�前期档案资料
1�招标、招标补遗、投标文件的收集整理。
2�施工行政许可证、设计交底
3�征地拆迁土地数量一览表
4�合同书、协议书等
�2�单位工程施工资料
1�路基及构造物工程
2�路面工程
3�房建工程
4�交通设施工程
5�绿化工程
6�工程照片
7�支付资料
�3�竣�交�工验收档案资料
1�工程交工验收报告
2�单项工程验收报告�机电工程验收、房建工程验收、环保工程验收、工 程档案验收�
3)工程竣工验收影像资料
�4�新技术、新材料档案资料
2、档案立卷归档制度
凡是工程项目在各项活动中形成的具有现实查考使用价值的各种文字、图 表、声像等不同形式载体的材料�必须归档保存。
立卷归档的基本要求
(1�应归档的文件材料齐全、完整�书写材料字迹符合保存要求。
(2�分类组卷合理正确、案卷标题简明确切�关键要素�单位工程名称、分 部工程名称、分项工程名称、立卷时间、归档人等�要求。
(3�卷内文件的排列�必须保持文件之间的联系�准确区分保管期限�便于 保管和利用。
(4�案卷装订结实�页号编写正确�封面封底填写完整。
为了科学管理�了解库情�有利于保护、促进利用�使各项档案工作健全地发展� 特制定本制度。
3、档案的统计
�1�做好各类档案收进和移动登记台帐。
�2�做好档案查阅、借阅登记簿。
�3�每年年末对库存档案的数量、类别�提供利用情况�档案机构人员变 动情况进行统计。
�4�坚持统计原则�仔细核对数据�按时、按质、按量完成各项统计工作。
第六章 档案的借阅
1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通 过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要�公司的其他人员需借阅非密级档案时�由部门经理办理《借 阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别�绝密级档案禁止调阅� 机密级档案只能在档案室阅览�不准外借�秘密级档案经审批可以借阅�但借阅 时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总
经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批�具体按委托书的内容 执行。
4、档案借阅者必须做到�
�1�爱护档案�保持整洁�严禁涂改。
�2�注意安全保密�严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
5、档案借阅内容包括�招投标文件�各单位、分部工程的施工设计图纸� 设计变更、设计交底及工程相关文件。
第七章 档案室管理制度
1、档案室是保管学校档案的机要重地�必须严格执行档案库房技术保护管 理办法�认真做好保密和防盗、防火、防潮、防光、防尘等保护工作。
2、非档案管理人员未经允许不得进入库房。
3、档案室内必须配备适宜保存档案的铁质箱柜�并采取防盗、防火、防潮、 防光、防尘、防高温等八防措施�使库房温度控制在 14℃—24℃�相对湿度保 持在45—60��并做好记录。
4、库房门窗必须保持坚固�出入库房应随手关门�以确保库房的安全。
5、调阅或出借档案�应严格执行本单位制订的档案查�借�阅制度。
6、档案室应经常保持清洁�做到窗明、门洁、地净�箱柜无灰尘。
7、室内档案应分类存放�箱、柜、架必须摆放整齐�并编上箱号�严禁在 库房内存放个人物品或堆放杂物�严禁烟火。
8、对室内的档案�定期进行检查核对�并做好记录�发现可疑情况应追查。
9、离开档案库房�要随手关门�钥匙要妥善保管。
第八章 维修档案管理制度
1、维修档案属工程档案的一部分�由工程组文员统一管理。
2、设备维修档案按强电、弱电、机管、空调、装修分类。
3、档案按类别存放�在相应的档案盒上贴上标签。
4、文员根据返回工程组的维修单�当天填写维修档案记录表�并录入电脑 中已设置密码的“维修管理”项目。
5、文员每天核对发出和返回的维修单�将有关内容如实录入维修档案记录 表�如发现不符马上追查原因。
6、文员每月对维修档案记录表、维修单等进行整理�并分类归档。
7、维修档案作为评估大厦设备运行情况的根据�应妥善保存。保存期限一 般为一年�重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由总工程师、系统工程师 组成的鉴定小组统一审定后销毁。
第九章 档案的销毁
1、项目部任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、当某些档案到了销毁期时�由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批 表》交办公室主任、总工程师、项目经理、审核批准后执行。
3、凡属于密级的档案资料必须由项目经理批准方可销毁�一般的档案资料� 由办公室、各部室、总工程师批准后方可销毁。
4、经批准销毁的公司档案�档案管理员须认真核对�将批准的《公司档案 资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。