论大型信息系统项目管理中的沟通管理
摘要
2014年5月，我作为项目经理参与了某大型石油化工企业移动办公系统项目，主要负责系统规划与组织实施开发。该系统是一个ICT项目，涉及到系统开发和网络建设，需求变化多，网络搭建环境复杂。项目目标是为该企业建设一套移动办公系统，并在厂区内搭建专用网络，用于厂区的手持设备巡检及机关办公的公文、邮件、审批、上传下达等多种功能。
本文以该项目为例，结合我的项目实践，探讨沟通管理在项目成功中的重要作用。我们通过识别干系人并细化其分类，明确他们的需求与期望，编制了有针对性的沟通管理计划。随后建立了高效的信息反馈和沟通机制，保证信息的及时发布。与此同时，科学的制定了绩效报告，监控项目的进展，做好干系人管理工作，取得干系人的理解与支持，从而保障了项目的顺利进行。
正文
笔者参与的项目，建设单位是一家大型石油化工企业，该企业信息化基础设施具备大型业务系统运行的条件。但是该企业一直有2个痛点：一是车间生产设备的巡检一直没有做到自动化，仍然是手工填表的方式；二是办公系统过于陈旧，无法适应移动互联网时代的实时性要求。该企业领导希望我们一次性解决这两个问题。我们给出的方案是开发一套移动办公系统，设置不同的权限，巡检人员和办公人员使用不同的功能，并且巡检人员使用专用的终端。由于厂区环境复杂特别是有防爆的要求，并且数据安全性级别很高，因此我们为厂区搭建了4G专网，并且运用了PCC技术保障巡检设备使用的优先级。同时，不在专网的设备还可以通过无线DDN接入移动办公内网。移动办公系统采用三层C/S体系架构，将原有的分散的办公子系统整合在一起，包括安全生产、公文收发、申报审批、邮件系统、文件检索、通讯录、即时消息等九大应用。该系统建设总工期6个月，与2014年11月通过验收，上线后满足了企业安全生产和移动办公的需求，大大提高了全体员工的工作效率，大大降低了安全事故发生的可能性。
我们调研发现，该企业作为一个老牌国企，办公流程非常复杂，涉及到的部门繁多，要想打破原有流程，建立新的流程阻力很大。并且我们的项目需要同时解决移动网络建设和软件开发这两个问题，涉及到两个领域，不同的团队人员。为了圆满完成任务，笔者充分认识到沟通是项目成功的关键因素，必须加强项目的沟通管理方能确保项目顺利进行。笔者通过运用沟通管理理论和方法，结合已有最佳实践，保证了项目的成功实施。以下是具体方法：
1、 识别项目干系人，编制有针对性的沟通管理计划
做好项目的干系人分析是编制沟通管理计划的基础。由于项目中涉及到的干系人对项目的期望和项目结果的关注度不同，所以我首先对干系人进行分类，针对不同的干系人编制不同的沟通计划。比如项目高级管理层的关注点在于项目的整体进度计划和实际实施进展，所以与
他们的沟通我一般采用会议或正式书面报告方式，在重要业务里程碑达成和新的项目阶段开工的时候，安排高层领导召开项目状态评审会。同时，定期向高层领导提供整体项目状况月报。汇报内容包括本月计划完成情况、交付成果完成情况、需要帮助及正在解决中的重大问题，并反映整体项目的进展状况，项目月报将以电子文档形式通过邮件提交到高层领导。而项目组成员关注项目具体工作中遇到的问题及解决办法，所以我一般采用非正式的方式，项目过程中随时根据需要就在工作区域内开展非正式讨论或者使用即时通讯软件进行交流，保证沟通的效率与结果。
2、 建立高效的信息反馈和沟通机制，及时完成信息发布
由于沟通是个双向的过程，为了保证沟通的准确性，除了要求信息发送者发送的信息内容完整无误、清晰明确，接收者在接收与理解信息之后也要给予信息的反馈。比如在与其它项目组沟通过程中，往往包含正式和非正式两种形式，对于项目会议等正式沟通方式过后，我要求参会人将会议中讨论的项目进度，偏差情况、计划采取的纠正措施等内容，梳理成会议纪要下发至与会人员，对于采用即兴谈话等非正式沟通的情况，将讨论的结果整理成文档，通过电子邮件的形式分发至相关人员。j
在系统平台试运行的过程中，由于服务器内存更换来完成系统割接，经过评估后业务系统需要中断2小时，为此我除了向领导层提交详细情况的书面报告以外，还当面向他们做出口头汇报与请示，有领导决策系统割接的时间，之后将决策结果整理成文档下发至相关人员。在项目中通过多种沟通与反馈机制，完成了信息的及时发布，保证了项目实施的顺利进行，进一步提高了沟通的效果。
3、 科学制定项目的绩效报告，监控项目进展
绩效报告主要是将项目实际工作状况与项目计划的时间、成本、范围、质量等基线进行比较，找出偏差，以便做出相应的调整。每周我要求项目组成员通过邮件提交本周工作总结报告，内容包括本周的工作进展、下周的工作计划、可能遇到的问题与风险点、后续的应对措施、申请对项目的资源支持，每个小组成员都要对自己的总结报告负责。这些信息都会汇总成每周工作汇报发给专门的项目评审小组，由项目评审小组对项目计划的时间、成本、范围、质量基线与实际项目实施的情况进行比对，根据偏差情况对提出后续的改进措施予以评价并完成评估报告，与工作汇报一起发给项目管理层查阅，听取其反馈意见，对项目进度是否及如何进行调整作出决策。通过绩效报告，使项目的各干系人可以获得项目在特定时间内的进度状况、资源的使用情况以及预测未来的项目情况，实现对项目的有效监控。
4、 做好干系人管理工作，获得干系人的理解与支持
对干系统人管理的主要目标是促进干系人对项目的理解与支持，积极的推动项目进展。在本项目中，由于协同办公平台需要整合不同厂家开发的多种应用，必须从整体上全面把握系统的安全要求和风险，各个应用必须配合系统整体的安全体系，各干系人出于自身利益的考虑，并不愿意推动项目工作，并对项目施加压力和影响，从而使得项目进展缓慢，面临难以在工期内完工的风险。
得益于先前建立的信息分发机制，我与项目干系人建立了良好的沟通关系，为干系人详细分析了系统安全设计对项目的重要性，使干系人对系统安全工作给予了足够的重视，从干系人的角度出发，综合考虑的系统安全的各要素，确保制定的系统安全策略合理、可实施且可用，以合理的投资换取最大的安全性能，同时在系统的性能开销与高效运行之间寻求最佳的平衡点，满足了干系人的期望，获得了干系人对项目的理解与支持，最终推进了项目目标的达成。 结束语
经过项目团队的共同努力，该系统于2014年11月成功上线，并通过了甲方的验收，圆满完成了甲方交给我们的任务。通过该项目的实施，甲方不仅完成了厂区范围内的设备巡检自动化，还将设备运行的实时数据进行了展示，使得相关领导和操作人员通过手机即可查看；同时，移动办公获得了广大员工的广泛好评，极大提高了效率，即使在家里也可以处理公务。 回顾整个项目过程，项目沟通管理的成功得益于我们在早期就引入的沟通管理最佳实践，各种有效的训练，并注重采纳有利于项目内外部沟通的各种办法，避免了干系人对项目的干扰。当然项目中也存在一些不足，比如项目初始阶段冲突和矛盾较多，因性格不同导致内部交流不畅，虽然随着项目的进展和我们的制度措施避免了后续继续发生这些问题，但是今后的工作中我还是应该注意这类问题。