用于服务承诺：
2．所辖物业设施设备的使用完好率达到98%以上；
3．员工培训合格再上岗率达到100%；
4．员工对企业的满意率达到95%以上。
5．住户对管理、服务工作的满意率95%以上；
6．全年支出控制在预算范围内；
7．业主接待有效投诉处理率（以回访结果为准）100%；
8．房屋完好率达到98%以上；
9．住户维修及时率达到100%；
10．住户维修合格率达到98%以上；
11．住户求助处理率，满意率100%；
12．培训计划完成率100%；
13．员工绩效考评有效率98%；
14．服务规范的出错率（以检查、投诉记录为准）在3% 以下；
15．物业服务标准作业规程抽检合格率95%以上；
16．社区文化活动有效完成率100%；
17．业主委员会对物业管理服务工作的满意率达到95%以上；
18．消防设施、设备的使用完好率100% ；
19．普通治安案件的发生率0.1起/万．平方米,有效处理率100% ；
20．其他各类突发事件的有效处理率100% ；
21．灭火预案演习达标率100% ；
22．治安预案演习达标率100% ；
23．训练考核达标率100% ；
24．车辆违章停放率5%以下 ；
25．住户对秩序维护、消防工作的满意率95% 以上；
26．设备计划保养完好率98% 以上；
27．设备开机完好率100% ；
28．设施、设备大、中、小修计划完成率100% ；
29．设备运行成本降到行标最低；
30．设备临时故障排除的及时率95%以上 ；
31．值班记录准确合格率98% ；
32．机房卫生达标率100%；
33．住户对维修保养工作的满意率95%；
34．住户对保洁工作的满意率98% ；
35、管理处设专线24小时受理报修，
36、业户接待时间：365天8:30-20:30；
37、档案归档率达到100%，档案完整率达到100；
38、实行维修服务回访制度，回访率达到100%；
39、绿化存活率达到95%以上；
40、保洁管理无盲点，
管理服务范围保持环境整洁，生活垃圾日产日清；
41、路、停车场完好率达到98%以上；
42、理服务范围内秩序维护固定岗实行24小时秩序维护服务
一种模式、二项承诺、十大服务标准
一种模式：针对湖滨二期E、F住宅小区在属性、规模、住户构成等方面情况，采用项目管理制的模式
我们采用的管理体制：企业化、专业化、一体化。
我们追求的目标：社会效益、环境效益、经济效益
我们的理论依据：管理学、运筹学、系统论、CS战略等管理学前沿理论
在物业管理中，我们将着力实施品牌战略和形象工程，进一步倡导文化观念、经营观念、科技观念、环保观念和法制观念，坚持以“业主为中心、优质服务、合理收费”的经营方针。我们深信，通过我们努力，一定能够向发展商、向湖滨教师花园二期E、F住宅小区业主呈上一份满意答卷。
两项承诺
承诺之一：两年内使湖滨二期E、F住宅小区成为黑龙江省物业管理示范小区
保证措施一、智能化设施运行和维护
智能化设施要求高、操作严、范围广，涉及到管理安防、通讯等方面，针对项目情况，制定科学合理、切实可行的智能化设施运行计划、设备养护与维修计划以及智能化开发的规划，保证智能化设施的有效运作。
保障措施二、确保24小时秩序维护服务
湖滨二期E、F组团周边形势较为复杂、且实行小围合封闭，区内道路较多，秩序维护不容乐观。对此，确立了入住期间秩序维护管理以“人防为主、技防为辅”，常规期“人防为主、技防为辐、全面防范”的整体管理思路。在细化上采取大围合整体管理与小围合局部管理相结合的管理办法。设置固定岗，巡逻岗也采用大围合巡逻与小围合巡逻相结合的办法，真正做到有条不紊、散而不乱。
保证措施三、及时阻止确违章装修行为。
严格实施“有章可循、违章比叫”的装修管理办法，灵活运用情理手段、经济手段，强调预防为主，对住户、装修单位和员工进行装修制度和装修方面的要求，采用各部主管、保洁员、秩序维护员齐抓共管的方法，将违章装修消灭在萌芽状态，一旦发生违章装修，我们首先晓之以理、动之以情，运用情理手段解决；解决不了的，通过罚没装修押金，上报政府物业主管部门和相关具有行政执法职能部门予以解决。
保障措施四、精心养护小区园林绿化，细化保洁、实施垃圾分流
针对湖滨二期园林式布局和环保要求，精心保障小区环境清洁，养护小区绿化，并对小区噪音、水质、空气等环保要素进行监测，全面加强小区环境文化和环保建设，实施由地面向空中延展的立体式绿化养护。实行垃圾袋装化，减少小区对环境承载的压力。
保障措施五、实施对房屋，公共设备、设施，电梯等方面的专业化管理 针对湖滨E、F组团建筑面积大、住户多、机电设备多等特点，实施大围合与小围合统筹兼顾，逐步实现对房屋，公共设备、设施，电梯等方面的专业化管理和服务，为了实现科学管理，使设备、设施达到安全、可靠、高效、节能、经济运行，将为运行、维修养护制定运行质量标准，并将各系统的系统图绘成图表，明确标出正常运行、带病运行、急需维修、正在修理等状态的具体位置。全方位降低管理成本，力争为住户提供更多的无偿服务。
承诺之二：营造和谐、亲融的社区文化
我们提出构建“文化社区”的人居理想模式，强调由“物化管理”上升到“文化管理”，我们将在湖滨E、F组团实现传统家居理念与现代生活方式高度共融的“文化社区”的管理目标。文化管理涉及两个层面，一是通过多种交流形式促进物业管理人与社区成员以及社区成员之间的正常沟通，使“长幼有序，睦邻亲善”的传统社区概念得以理性回归，并激发社区成员共同参与建设社区人文环境的积极性。二是通过多种宣传形式培养社区成员集体主义观念，进而深入到他们在使用物业尤其是在使用共用性较强的物业中，进行约束和引导，以降低管理难度，提升管理效果。我们的设想是：
1、倡导“全员参与”的管理文化：
在管理处内部我们强调员工在合理分工基础上的充分合作，例如在保洁方面提倡“人过地净，全员保洁”，安全管理方面提倡“全员防范，全员消防”等。以多层面的共同参与和协作来弥补管理上的缺项和漏项。在居住区内，我们推崇“为业主节约每一分，让业主满意多一分”的管理理念，实现“管理开放，开放管理”。聘请社会监督员作为第三方对管理处日常运作进行监督，共同对存在的管理问题进行检讨。同时把热心社区公益事业的社区成员组织起来，参与社区的安全管理和社区文化建设。
2、推广“平等互动”的服务文化
服务文化的涵义在于“把提供优质服务视为工作的自然方式和最重要的规范”。服务连着业主和物业管理人，我们对两者关系的定位是：建立在平等主体关系上的权利与义务对等基础之上的合法契约关系。
建立这种认识能使员工真正尊重自身的工作，发挥工作积极性，产生服务热情，自觉尝试寻找满足业主期望的恰当方法，提供发自内心的“微笑服务”。业主在享受服务的同时提出改进意见，服务产品的供方和需方均保持愉悦的心境，服务水准在平等互动的基础上得以提升。
3、营建“和睦亲善”的社区文化
社区文化是物业管理人与社区成员共同创造的、具有社区特色的精神财富和物质形态的完美结合，社区文化建设的最终目的是在居住区内建立一种“和睦亲善”的文化氛围，以取代社区中正在漫延的“人情沙漠”。我们将以开展健康丰富的社区文化活动为纽带，建立崭新的社区公共秩序。
4、塑造“亲和人文”的环境文化
随着小康时代的到来，业主更加关注居住区内的人文环境。物业管理人与业主一起参与环境文化的建设，将极大地满足业主愉悦身心、亲近自然的居住需要。在环境文化氛围营造上，我们将导入一套结合现代与传统、符合建筑设计特色的形象识别系统，提升档次；以多种形式组织业主开展环境保护及美化家园活动，并不断完善居住区内的园林小品及自然景观，营造厚重的人文气息，建立人与环境和谐共融的“文化社区”。
十大服务标准
24小时热线服务：管理处设立客户服务中心，业主只需要向小区管理处服务中心拨打一个24小时热线电话，即可解决生活中的一切问题。无须找其他部门和记住其他电话，真正体会到星级酒店式的人性化服务。
安全预案制：我方将优先解决业主的安全管理问题，针对治安消防重点、难点和小区物业的安全特点，在实际管理开始之前就预先设立安全防范应急预案制度，对可能出现的突发问题均有及时、有效的处理程序，确保秩序维护工作的万无一失。
不均衡管理：我方各项服务工作会依照工作的轻重缓急和业主的生活规律进行统筹安排，不均衡、有所侧重地安排工作，通过优化后的工作编排使工作更加人性化，更加节省业主的每一分钱，更加符合专业化物业管理公司的要求。
零打扰服务：我方将认真解决因自身和工作给业主造成的二次干扰的问题，努力将二次干扰降至最低，给业主一个宁静、悠闲、安逸的工作、生活环境。
保姆式服务：我方可依据业主需求，提供“保姆式”管理，对业主家庭服务可提供“保姆式全托管”服务，想业主所想，急业主所急，贴近业主需求，解决业主生活之忧。
时效工作制：对业主的服务工作一律实行时效工作制。即本公司承诺：所有对外的服务工作，均将在向业主公开承诺的时间完成或有处理结果。
管理费用公示制：我方将定期向业主公开财务收支账目，接受全体业主的监督和公开咨询。
回访工作制：我方将依照自己的标准作业规程对所开展的服务工作定期走访业主，虚心接受业主的建议、批评。重大决策、措施均会在事先通报给业主。
公示服务制：所有服务工作信息均向业主公开，小区管理处禁止员工接受业
主的任何恩赐。
首问责任制：所有服务人员在接到业主咨询、投诉、求助时均将负责业主的问题解决完毕方可获得公司认可，不得推拖或不管。
房屋本体维修养护计划表（续）
1.6.2公用设施维修养护计划：
2.7.5电梯系统
2.7.5.1管理要点及措施。
2.7.5.2效果：
（1）电梯由专业队伍维修保养，电梯维修、保养人员均持证上岗，电梯各种年审证件齐全。
（2）严密的安全运行和维修保养规章制度得到落实，各种维护保养、巡视检查记录统一归档管理，资料完整。
（3）电梯运行状态良好，安全设施齐全有效，轿厢及机房整洁，通风、照明及其他附属设施完好。
（4）出现运行故障后，维修人员在10分钟内到达现场抢修。
2.7.5.3记录：
（1）电梯系统巡视维护表；
（2）电梯系统维修保养表。
2.7.6 智能化楼宇自控系统
2.7.7.2效果：
（1）建立健全的维修保养规章制度并严格落实，各种维护保养、巡视检查记录统一归档管理，资料完整。
（2）监控和红外线设备运行状态良好，摄像效果清晰，红外报警器能正常报警。
（4）出现运行故障后，维修人员在五分钟内到达现场抢修。
2.8机电设备设施抢修、应急处理方案
2.2.1停电应急处理措施
2.2.1.1市电停电
当接到市电计划停电通知后，立即检查备用电源系统，做好转换备用电源的准备工作。并立即将停电信息反馈给用户，使用户对工作进行适当安排，尽量减小停电所造成的影响。同时，立即向供电部门了解停电原因和可能影响的时间，及时将信息反馈给用户，并协助用户解决因停电造成的困难。
2.2.1.2设备故障停电
（1）首先查明故障原因，根据具体情况启用备用供电设备，并积极组织人
员抢修故障供电设备，及时恢复供电，尽量缩小停电影响范围。
（2）各设备机房、楼梯、通道、地下车库等出口地方均安装应急灯，并保证运作正常，作为人员疏散照明之用。
（3）管理处秩序维护、清洁保洁等人员，现场安抚读者等使用人，并安排有序疏散，避免出现混乱。
五、安全管理内容与方式
1．安全管理内容
（1）治安管理：防盗、防聚众闹事、防各种破坏活动，防止任何影响工作人员身心健康和工作、娱乐休闲环境的行为。保证日常办公、娱乐休闲环境井然有序，日常生活顺利进行，人身安全不受侵犯，财产不受损失。
（2）消防管理：防火及防止各种自然灾害。
（3）交通管理：维护交通秩序，车辆停放整齐，防止交通事故的发生和车辆破损、被盗。
（4）公共卫生安全管理：做好公共卫生安全管理工作。
（5）紧急事件和突发事件的安全管理
2．安全管理方式
安全管理的方式以闭路电视监控、固定岗、巡逻岗系统等综合安保系统为主；辅之以秩序维护门岗、流动岗哨、机动应急人员，建立一个严密、可靠的安全网络。区内安全岗位设置以填补技防“盲点”为准则，根据实际情况，设置门岗、外围巡逻岗、楼内巡逻岗、地下车库的巡逻岗以及定点伏击岗等；流动岗按指定路线或非指定路线流动巡查。一般情况下的安全管理，按规定班次、时间、人员、岗位、工作性质来执行日常管理任务，特殊情况下的安全管理，则按事件的性质采取相应的应急措施，如重大活动、突发性事件和紧急事件的临时性处置、管制，并在小区的安全管理工作中，设定紧急事件和突发性事件处理预案。
六、组织建设
1．秩序维护队伍的组建
成立秩序维护部，下辖领班、秩序维护员、消防值班员。
2．秩序维护队伍的管理
（1）秩序维护队伍实行准军事化管理，组织军事体能、消防专业技能、车辆疏导指挥训练，部门、公司定期组织秩序维护队伍考核(秩序维护员训练安排见下页)。
（2）严格执行请销假制度和交接班制度。
（3）建立应急分队值勤制度。通常按休息班30%的人员比例可以外出，每次时间不超过四小时，晚上十点前必须归队。在节日庆典或有重大活动时，全体待命。
（4）实行值班人员报岗制度。中班每小时、夜班每30分钟，向监控中心报告岗位值勤情况一次，以及时了解各岗位和人员的值勤情况。
（5）实行监管机制。物业管理处秩序维护部主管对秩序维护值班人员的工作进行督查、指导。
（6）注重形象。秩序维护员是外来人员进入小区看到的第一印象点，作为秩序维护人员，我公司要求其不但要负责日常安全防范事务，更要担负起传递物业形象的责任，维护、提升小区的形象。
空房管理办法
1 管理要求
1.1 管理处每月对空关房的管理情况进行抽查，督促管理处做好空关房的日常安全巡视及停电、停水管理，实施空关房日常维护，确保能随时投入使用，每月末将空关房的动态情况记录在案。
2 空关房日常管理
2.1 每月一次巡查空关房内各部位设备、设施和上下水管道，发现问题及时修复。
2.2 做好空关房的定期清洁工作，确保室内干净。
2.3 每年春、秋两季要做好空关房的通风工作，防止室内墙面霉变。
2.4 空关房巡视中发现问题一般情况三天内予以解决，特殊情况安排计划整改。
2.5 任何部门不得擅自使用空关房，如确需使用应报开发商审批。
3 空关房屋管理收费
按照国家或地方相关规定向空房产权人收取管理费用。
４、空置房的维护：
A ，充分了解房屋的破损规律，有利于科学的管理空置房。其破损规律是：新建房屋的头十年，特别是头三年内的房屋发生破损的几率是比较高的，尤其是头一年的空置房，如果管理不到位，房屋的隐性破损是很大的，对房屋的未来使用安全尤为重要；
B ,主管根据季节变化定时对空置房进行开窗通风、散热。必要时就进行烘干处理，防止墙面、天花板发霉、木制品生虫及变形。
C ，对于精装修的房屋应在夏季到来之前对西晒房间进行遮阳，防止木器干裂；在梅雨季节应注意防潮，防止木器发霉、变形。
D ，参照有关电器使用说明书，定期将电器打开试运行，以保持电器良好的工作状态，还应注意及时关闭电源。
F ，管理员每月定期通知保洁部进行一次例行清洁。对于精装修的房屋保洁部应视情况定期对木器、大理石、金属器具进行打蜡、防护处理。
G ,管理员巡楼时应注意空置房的防火、防盗工作。如发现空置房内有异常情况时向公共事务部主管汇报。
构建和谐社区
社区文化
寓亲情服务于社区活动之中，创建高品位的人文环境。
客户服务部在每次活动开展前，拟定活动的实施计划，并报管理处
经理批准。
客户服务部根据审批意见制定活动的具体方案。
客户服务部有关人员应组织协调各部门完成活动的前期准备工作，
并向小区用户发出活动通知。
活动进行时，管理处指定的有关人员应注意安全防范工作，保障消
防通道的畅通，防止意外事故的发生。
管理处应邀请业委会代表主持或参加活动的颁奖仪式。
管理处相关部门人员在活动结束后应及时清理现场。
客户服务部在每次活动结束后，以专文形式向小区用户通报活动情
况与效果。
社区活动的形式多种多样，管理处将视实际情况来开展社区活动，
具体形式如下：
定期组织各种主题的PARTY，如生日、节日等；
组织球类、棋类、牌类、垂钓等活动；
组织小区内小朋友、老人游园活动，参观活动，如公园、博物馆；
组织小区内小朋友美术、舞蹈、唱歌、书法等比赛；
组织小区内家庭运动会（以家庭为单位）；
开展儿童、成人艺术培训班，如钢琴、绘画、书法等；
积极配合业委会开发儿童游乐场，会所（包括亲子室、阅览室、健
身房等）；
定期开展社区文化研讨会；
建立沟通例会，及时听取业委会对物业管理的建议和意见（每季度一次）。
第七章 档案建立与管理的
第一部分档案的建立与分类
(
一)、档案的编号
1、 公司、管理处编号：
(1) 编号为：※※※(公司英文缩写)。
(2)物业管理处 编号为：张张张(管理处英文缩写)。
2、 部门编号：
3、 年份编号：引用年份序号一200３、200４、200５„„。
4、 档案顺序号：采用阿拉伯数字取三位有效数字---001
二、档案的分类
1、 区分全宗，按问题分类法划分，全宗可分为以下八类：
(1)业主档案，包括：
a) 经业主签署后的《业主公约》。
b) 经业主签署后的《消防安全责任书》。
c) 《业主家庭情况登记表》。
d) 《钥匙领用登记表L
e) 《业主证领用登记表》。
f) 《业主入住验房表》。
g) 《装修申请审批表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料 h) {违章处理通知单}及处理结果资料。
i) 业主的有关证件复印件。
j) 业主产权确认登记(产权证书)。
k) 其它应保存的业主资料。
(2)工程档案，包括：
a) 物业产权资料(项目开发批准报告：规划许可证：
开工许可证；用地红线图等)。
投资许可证；土地使用合同；建设工程
b) 综合竣工验收资料(竣工图：包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图；建设工程竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格书：供水合同；供电协议书、许可证：供气协议书、许可证；有线电视合格证；通讯设施合格证：电梯准用证等)。
c) 施工设计资料(地质报告书；全套设计图纸；图纸会审记录；设计变更通知单；工程预决算报告书；重要的施工会议纪要：隐蔽工程验收记录：沉降观测记录；其他可能会影响将来管理的原始记录等)。
d) 其它应保存的工程资料。
(3)设备档案，包括：
a) 设备台帐。
b) 设备出厂合格证。
c) 设备使用说明书(要求中文)
d) 设备安装、调试报告。
e) 保修卡、保修协议。
f) 设备运行记录。
s) 设备维修、保养记录。
h) 设备更新改造记录。
i) 设备管理制度。
j) 其它应保存的设备资料。
(4)物业管理运作档案，包括：
a) 公司管理运作档案(物业接管记录；对外经营记录；质量体系文件；行政人事日常管理文件：其他相关运作记录)。
b) 管理处运作档案(各部门运作相关记录：业主违章、投诉、报修处理记录；回访记录；有偿服务记录：社区文化活动记录；达标创优记录；其他相关运作记录)。
(5)来往文书档案，包括：管理公司及管理处日常对外、对内发出及收取的文件。
(6)合同档案，包括：采购合同；多种经营合同；物业接管类各种合同；保险类合同等。
(7)员工人事档案，包括：员工入职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录。
(8)财务档案，包括：固定资产类资料；会计报表及帐册：审计报表及帐册等记录。
2、 全宗内档案的分类原则：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。
第二部分 档案的日常管理
立卷与编制目录
1、立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案业户服务员按以上分类方法，用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷：
(1)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
(2)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：
a) 公司员工人事档案
b) 公司财务部报表：
c) 物业管理处客户服务中心运作档案
(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中。
(4) 将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。
编制目录
(1)档案业户服务员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》。
(2)每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括：序号、文件编号、
文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中，以便查阅。
档案的保管期限
1、档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
2、各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定及标注。
档案的保管
1、 档案保管的工作任务是：
(1)便于查阅。
(2)保证档案的安全。
(3)防止档案的损坏。
(4)采取修复技术，延长档案寿命。
2、 档案保管的责任部门：
(1)客户服务部保管财务档案。
(2)业务服务保管物业管理运作档案(公司部分，质量体系文件除外)、公司设备档案、工程档案、往来文书档案(公司部分)、合同档案、员工人事档案。
(3)总经理助理保管IS09000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案。
(4)管理处业户服务员负责保管管理处设备档案，物业管理运作档案(管理处部分)、业主档案、往来文书档案(管理处部分)。
(5)各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。
3、 档案的保管程序：
(1)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案业户服务员。
(2)档案业户服务员将该资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号
(3)档案业户服务员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询。
(4)档案原则上保管原件。
档案的密级
档案的密级分为三级：绝密、机密、普通：
1、绝密档案包括：合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其它属绝密的档案。
2、机密档案包括：员工人事档案、IS09000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、物业管理运作档案和其它属机密的档案。
3、普通档案包括：设备档案，如运行维修记录；工程档案，如工程图纸；计划总结、通知、通告等普通性文件及其他不属于绝密及机密的档案。
档案的查阅权限
1、经理可查阅所有档案。
2、经理助理可查阅分管工作的档案。
3、部门负责人可查阅该部门所有档案。
4、其他人员根据审批查阅有关档案。
档案的查阅腊阅愎制
l、查阅／借阅／复制人到档案室在{文件查阅／借阅／复制登记表》中登记。
2、档案业户服务员审核其查(借)阅资格：
(1)权限内(经授权／审批)的按正常手续办理。
(2)权限外的机密(含)级以上档案，由档案业户服务员开具《档案查阅／借阅／复制审批单》给查阅人办理审批手续：属部门(财务类除外)的档案，由部门负责人审批：属管理处的档案，由管理处经理审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审批。
(3) 档案归还日期前，档案业户服务员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
(4) 复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由分管该项工作的副总经理审批；普通档案由部门负责人审批。
档案的销毁
1、超过保管期限的档案，由档案业户服务员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁计划及清单，报行政部、人事部经理审核。
2、主管审核无误后报经理审批。
3、经理审批同意后由主管将超过保存期限的档案销毁。
4、监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。
档案库房管理
库房内的档案柜应统一编号，入库的档案要分全宗或大类系统地上架排列，做到存放有序，查找有据，实行科学管理。
1、要爱护档案。在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻取轻放，保持档案的整洁，发现破损时，要及时修补。
2、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防水、防霉变、防有害物、防鼠等措施。控制库内温度在14—24度，湿度在45—60%以内，保持库内清洁，每月全面清扫一次。
3、档案库房实行专人专管，无关人员未经许可不得进入库房。
4、库房工作人员应熟悉与档案有关供水、供电、供热情况并经常检查是否完好。离开库房时，注意关门落锁、闭灯。
5、认真办理档案入库检查、借阅登记手续。借出档案时，要以代卷卡补位，归还的档案，要及时放回原处，每年全面检查一次库藏档案情况。档案管理人员调动时，必须办理档案交接手续。