规划及参加会议的礼仪

规划及参加会议的礼仪

规划会议需知

全球商务人事每年要举行超过百亿次的会议，这些会议成本相当惊人。

基于此，必须有效地规划会议。

当你在规划会议时，试着自问或请教上司召开会议的真正目的、主题、

功能，如此你才可规划出配合主题的会议。

决定出席会议人选

会议的目的将决定谁应该出席。如果会议的目的是提供信息或是表决先

前讨论过的事，与会人数多没有关系。但如果开会的目的是探讨问题或研究

事情，并需要加以分析后再做决定，这种情况下，如果能限制参与的人数，

会议较易成功。

一旦你决定了开会人数，在发出邀请卡之前，应仔细考虑邀请什么人。

当你有任何疑问时，可请教专家建议应邀人选。你必须找对人———意即“必

须”出席的人，而不是 “应该”或“或许”的人选。

对住在同县市的出席者，最少必须两天前通知，外县市则最少两周 （半

天、全天或二天的会议，大部分人最少都需要两周的时间）；对外县市的安

排，尚须包括场地位置的指示、机场接机时间及交通工具。最好能对会场附

近的饭店、餐馆、医院及其他休闲娱乐设施等略做说明。虽然开会地点是大

家所熟悉的，邀请卡上仍须注明详细地址、楼层、房间号码、会议开始与结

束的时间。除此之外，还须列出供与会者留话的电话号码。

选择会议地点

在规划会议时，地点也是一项重要的课题，开会的目的可决定地点。可

否在办公室里？哪一个房间？居中的位置？希望现场气氛偏重社交或商业气

息浓厚些？是否希望所在位置能提供社交与商业功能设施？提供何种会议设

施？如何安排会议室座位？

不论位置是否合适都会各有利弊，反复思量后，选择其中最能符合会议

需求的一个。

考虑会议室大小是否能够容纳所有与会者，如果只有几个人坐在一个大

房间里，会让人有空荡荡的感觉。如果一个小房间里面，挤满了一大群人，

也会有窒息、压迫感。人数多寡是会影响听觉效果的。

主席通常都坐上座。你可以很容易分辨出上座究竟是哪个座位：黑板、

画架或荧幕通常都在这个座位后方，房间的一边、桌子的末端，主席应面对

正门。上图将告诉你各种不同的桌子座次安排。

组织里的干部或其他与会者应以主席为中心，左右循序坐下。如果你计

划举行座谈会而没有特定介绍时，可让与会者自己选择位置。如果同一部门

不只一位参加会议，或许他们希望坐在一起，共同讨论他们所提出的事项（如

此可避免干扰别人的讨论）。

出席会议

参加任何会议

，迟到是种很不礼貌的行为。事实上，你应该比开会时间

早到 10分钟。如果你真的无可避免必须晚到，也应该让主席知道你将到达的

时间。假若无法事先让主人知道。在抵达时，应立刻向主席道歉。

当主人或代表出来迎接你时，或你到达会议室或主人办公室时，请和对

方热诚地握手。如果房间内有另一群人时，你应该和其中最资深或最有影响

力或和你订约的人先打招呼，等候主人指定座位后入座。轻松坐下，保持直

立平衡，两脚接触地面，不要显得局促不安，并把公事包或皮包直接放在地

上。

不必每次一有人进来便起立致意。如果当你进入时，大家都起立致意，

你也必须面带微笑简单回礼，或说 “大家请坐”。

如果你是会议主席，可以先做几分钟的闲谈，再进入主题。如果你只是

个与会者，则静候主席的宣布。

尊重他人的活动范围

根据很多非语言行为的研究报告得知：人类会划分其活动范围。 “不可

侵略的领域”的作者罗勃·亚得列 （RobertArdrey）说： “我们人类会视空

间为自己所有，进而划分出 ‘自在地带’，这些地带并不欢迎未受邀请的人

入侵”。同一间办公室或一张办公桌的人，下意识里会在桌子中间划条线，

闯进其空间的人则会遭到抗拒。

如果你在会议室占用太多空间也会被视为没有礼貌。假使你移动椅子或

家具，以便给予自己更大的空间，被你占走位置的人也会感到不悦。另外，

在别人桌上找东西或者未经同意而使用别人的东西，也是侵扰的行为。用自

己的东西是一回事，但征得别人同意后才使用他人的笔或笔记本又是另一回

事了。

如果你过分介人别人的安全地带，恐怕会招致厌恶 （尤其在异性之间）。

如何在会议上尊重别人的活动领域，已被视为表现高度专业的一环。可

事先复印会议文件并发给每个人，使他们得以在自己的范围里阅读。并且不

要把你的资料或其他任何纸张、档案或私人物品放在主席的桌子或椅子上，

尽量把你的东西放在膝上或座位旁边的地板上。

选择适当的座位

以良好的坐姿，放松而自在的坐着，并靠近你要会谈的对象，这样也可

以帮助你了解该坐在何处。如果是一二个人的会议，你应该坐在对方的右边，

而不要隔着桌子面对面坐着，中边保持适当的距离，试图去做他的好帮手吧。

但当你和两个以上的人谈话时，应选择可以看清所有人反应的位置———坐

在所有人对面或领导人的右手边。但如果在这一群体里，你是资浅者，就应

该较早入座。对资浅者而言，等资深者坐定才入座或被人示意才坐下，是很

不

好的行为。这条规则适用于办公室、会议室、餐厅或九人座小巴士里。当

人家示意你坐下时，应说： “谢谢！”并迅速入座。

假使必须和你想避开的人一起开会，不要坐在他的正对面——这样做太

明显。选择桌子同边的位子，中间相隔两个位子便可。

倾听别人说话

聆听别人说话并显得对谈话内容很感兴趣，这是与人相处最重要的礼貌

之一，对他人而言也是一种最高的恭维。有些主管能借由会议中听到发问的

水准来判断其是否专心倾听。如果你被要求在会议最后做个摘要报告，一定

要懂得倾听。

适当的听话礼仪包括得宜的面部表情和肢体动作：如身体向前倾、移近、

留神及表现出很有兴趣的样子等。利用你的眼睛和嘴角表示你听得津津有

味、表现同意或最少表示听懂别人在讲什么；随着说话者的表情，有时面带

微笑，有时微微皱眉。适时地提出问题表示鼓励，不要替别人把话说完，等

别人陈述完他的想法再答复问题，如果有任何不清楚的地方，随时发问以澄

清错误。

如果不同意对方的意见，也让对方说完，才作简要的复述以确定你没有

会错意，然后再平静合理地陈述自己的观点。

绝对不要打断别人说话，这些干扰会打断别人倾听和思考，是一种极为

粗鲁的行为。

散会送客

如果你是会议召集人，就应该由你来结束会议。控制你的时间，不要超

出原先预定的时间。会议完毕时，起立、握手、权威地离开。如果会议在你

的办公室里召开，须送客人到门口。

如果你是应邀参加会议，应等候主席或上司宣布散会后才整理自己的物

品，再向其他人一一道谢、握手，然后才从容地离去。 （如果你是和部门经

理或其他高级主管开会，握手可能并不合适，除非你们是在谈自己的工作责

任、个人加薪或晋升等）。记住你必须带走开会时所带来的各种资料，如便

条纸、笔或其余东西。离开会议室时仍须抬头挺胸，充满自信，却不失轻松

的样子。