文件编写原则
一、下列情况不得授权一个单位实施，须有两个互相无利益关系的单位分别负责： 1、 2、
二、每个程序文件都必须按照下列顺序和格式编写，而三级文件是否按此格式编写，由本组织决定。 1. 目的
描述编写本文件的目的。重点简明扼要。如：通过对……………实施有效控制, 确保…………符合合同(或接收准则) 的要求。 2. 适用范围
描述该文件它适用在何种范围内或何种情况下。 3. 职责
描述实施该文件所涉及到的部门或岗位。如： 3.1办公室负责质量管理体系文件的管理。
3.2各部门负责管理本部门接收或体系运行产生的文件、记录。 注意一项相同的工作不能同时赋予两个部门，但如果办理一项工作，两个部门或岗位人员从事的是不同时间或阶段的工作时，可在职责中进行同类的描述。但必须在“4工作程序”进行有区分的描述。
职责描述只进行定性描述，不进行定量描述。
产品的生产或项目的实施与最终测试或检验、验收； 物资、产品的采购实施与采购产品的检验或验收；
4. 工作程序
是职责的具体展开。它要进行具体的定量描述。一个好的程序文件“4工作程序“的描述，应该让一个不熟悉的人员，看到你的“工作程序“后，就知道何时、何地、由谁去做，遵循什么步骤如何去做，做时留下什么记录等。 下面的例子是一个较好的描述：
4.1每月25日前，采购部负责收集各部门的采购需求信息，并编制成《采购申请表》，经采购部经理初审后，上报主管副总经理审核，采购金额小于3000元（含）时，主管副总批准后交采购部实施采购。采购金额大于3000元时，须呈总经理批准。
第4.1条的描述基本上把上述红字所述的5W1H 内容都包括了，使人做起来比较清晰明白。
要落实第4.1条内容，你形成的质量记录《采购申请表》，就要与其相对应。
采购申请表
流水号： 质量记录编号：
日期： 年 月 日 采购部经理： 主管副总经理: 总经理：
5. 相关文件
详见“三”。 6. 质量记录 详见“三”。
三、执行文件之前就已形成的文件或文档、记录，把其归入“5 相关文件”中；而执行程序文件后形成结果的文件、质量记录，则应列入“6 质量记录”中。
例如：程序文件中这样描写：采购部对采购的物品依据《采购合同》进行验收，并填写《采购产品验收单》…………。 编写文件结果是： 5. 相关文件 5.1《采购合同》 6. 质量记录
6.1《采购产品验收单》
四、文中凡带书引号“《 》”的即为准备或已经形成的文件名或记录名，程序引用时该名必须与实施文件名相同，一个字也不能差。如：现已形成的文件名为《文件和资料编码规则》，你在程序中调用该文件名时，不得描述成《文件资料编码规则》。少了一个“和“字，可认为是两个文件。
五、一项主要职责不能同时赋予两个部门或岗位。 如：下列描述是不适宜的：
3．职责 3.1 1） 2） 3） 4） 5）
审核各部门提出的采购申请。 提交有关领导批准采购申请。 实施采购，或授权其他部门实施采购。 撰写采购合同。 对采购产品进行验收。
3.2 1） 2） 3） 4）
向采购部提出采购申请。
需要时接受综合管理部的授权实施采购。
撰写本部门需要采购的采购合同，尔后报采购部初审。 对所采购产品进行验收。
而应该把3.1和3.2中的红字部分去掉，改换成3.3中的兰色字描述： 3．3 测试部 1）………. 2）……….
3）负责采购产品的检验或验收。
因为任何一个实施采购的部门自己负责验收或检验, 都有利益关系, 达不到互相监督与约束的目的。这同样适用于第“一”条所示的内容。 六、遣词用语
1. 多用定性词。如：“应该”或“应”、“必须”或“须” 2. 少用形容性或模棱两可的词。如：大概, 可能, 差不多等词;
七、编号
第一层用：1、2、3、4、5、6等 第二层用：1.1 第三层用: 1.1.1 第四层用: 1.1.1.1 第五层用: 1.1.1.1.1
第六层用: a)、b) 、c) 、d) 、e) 、f) 、g)
不得用：
或黑棱形等符号来区分层次。
每一层另起一行后可对齐排列，也可每降一个层次向里缩一至两个字符。
八、每一个文件或质量记录，都有一个唯一性的编号；如文件编号可采用程序文件以上使用三部分，支持性文件使用四部分表示：
XXXX －QMSA －XXXXX--XX 。第一部分的四个X 表示单位缩写，不限于四位，可多可少；第二部分的前三码“QMS ”表示质量管理体系，第四码“A ”表示质量手册（一级），B 表示程序文件（二级），C 表示支持性文件（三级文件）；第三部分表示文件的当前序号，使用5位数码, 前三位表示9001标准要求的条
款号，不足三位的前面加“0”，后两位表示是满足该条款的要求而产生的文件流水号；如06201，表示的是：满足第6.2条款要求而形成的第一个文件,75402, 则表示的是: 满足第7.5.4条款的要求而形成的第二个文件；第四部分表示为第三部分的支持与展开，表达的是调用关系。
如：XXXX －QMSB －07502－02 ，它表示的意义是：某某单位质量管理体系程序文件，满足第7.5条款要求的第二个“控制程序文件”所调用的第2个三级文件。当然每个文件还应使用中文的文件名表示。质量手册或程序文件可以没有第4部分。
九、整套程序文件和三级文件都有一个版本控制，从A ……Z 。或从V1.0向上依次递增。每换一次版序号或字母递增一个。
十、每一页文件都有一个状态控制：从0－9，即每改一次该页，状态加1，当本页状态从0升到9时，应该采取换页修改，换页后当前状态变为0。修改按《文件和资料控制程序》规定执行。 十一、分析程序文件编写案例 《采购控制程序》