如何整理会计档案

如 何 整 理 会 计 档 案

武隆县财政国库支付中心 钱素

一、会计档案的概念及管理依据

1．概念：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报

告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案是以货币为计量单位，反映的是经济业务方面的资料，文书档案是管理性的文件材料。

2．管理依据：

财政部、国家档案局《会计档案管理办法》（财会字

[1998]32号），从1999年1月1日起执行。

《重庆市档案局 重庆市财政局关于进一步规范会计

档案整理工作的通知》（渝档发[2010]26号、(武隆档发［2010］30号)。

重庆市会计基础工作规范实施细则（渝财会[2010]20

号）。

二、会计档案的归档范围

本单位形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、银行对账单、银行存款余额调节表等会计核算专业材料。会计档案移交清册，会计档案保管清册（会计档案案卷目录），会计档案销毁清册也属于归档范围，归入全宗卷 。全宗卷就是对档案进行管理过程中的一些文件所形成的卷宗。

本单位的经费预算、财务收支计划以及各种财务制度，财务管理文件材料，纳入文书档案立卷。

三、会计档案的分类

1．会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其

他会计凭证。

2．会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡

片，辅助账簿，其他会计账簿 。

3．财务报告类：月报、季报、年度财务报告，包括会

计报表、附表、附注及文字说明 。

4．其他类：银行对账单、银行存款余额调节表、会计

档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

四、会计档案的保管期限

1、会计凭证类：保管15年。

2、会计账簿类 ：总账、明细账保管15年；现金出纳

账、银行存款账保管25年。行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片） 在固定资产报废清理后保管5年 。

3、财务报告类 ：月报和季报保管5年；年度决算报告

保管永久。

4、其他类 ：银行存款对账单和余额调节表保管5年；会计档案移交清册保管15年；会计档案保管清册（会计档案案卷目录）、会计档案销毁清册保管永久。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算

起，如：2011年终了日为12月31日，2012年的会计档案保管期限应从2012年1月1日开始计算。

各种会计档案的保管期限按《会计档案管理办法》附表

一、二执行。（见本资料P26-28）

五、会计档案的整理

会计档案分类、分保管期限进行整理。会计档案的整理

主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告及其他文字资料的整理。

（一） 会计凭证的整理

1、会计凭证的装订

一般每月装订一次，不是同一月份产生的凭证不要组合在一起。装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

*会计凭证装订前的准备工作

①分类整理，先将记账凭证所附的各种原始凭证（如发

票、工资表、附件等）折叠粘贴整齐、规范。对于所附票据较多，且票据大小不规范的，如差旅费报销单等，要在凭证装订线外根据票面金额的大小分类并错位粘贴；对于规格大于记账凭证的费用报销单等单据所附的原始凭证，要按照记账凭证的规格折叠整理整齐，折叠整理中要留有装订位，以便于日常翻阅原始凭证。

②按记账凭证的凭证编号顺序排列，防止漏号、颠倒，

并检查是否附件齐全；

③确定装订成册的本数；

④摘除凭证内的金属物（如订书钉、回形针、大头针）； ⑤检查记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。

*会计凭证装订时的要求

①装订凭证的厚度一般不宜过厚，要适度，方可保证装订的牢固，美观大方，每册凭证一般厚度为1—2厘米，不超过2.5厘米；

②凭证外面要加封面，封面纸用质好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；

③在凭证包角纸的左上角画一边长为4厘米的等腰三角形，用票夹夹好，用装订机在等腰三角形的底线上分布均匀地打两个针眼（或用“三针引线法”装订，即在左上角部位打

上边和左边要对齐，如果原始凭证大于记账凭证，右边和下边要折叠，如下图1，便于翻开。装订线在左上角，并订入一张包角纸，装订完成后将包角纸翻过去在背面粘上，将线头包进去，盖上装订人的图章，以示负责。（见下图2，黄色部分为包角纸，红色圆点为洞眼，蓝色为装订线）

④装订凭证应使用棉线（现在大家也有用塑钉装订会计档案的，永久保管的不允许用塑钉，如要用，要另穿棉线加固），用针线装订时，大针引线绳穿过两个眼，将线头子押入中间，向上、向左分别拉紧穿的线。在凭证的背面打结，结扣应是死的，并放在凭证封皮里面。然后包角，将护角向左上侧面折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。向上折叠，将侧面和背面的线绳扣粘死。装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。但

不能有未装订的会计凭证。（详见以下会计凭证装订图）

2、填写会计凭证封面项目

装订完后，粘贴好凭证封签，在每本凭证封面上填写好单位名称、凭证种类、时间、册数、起止号码、凭证张数，会计主管人员和装订人员签章，装订人在装订线封签骑缝处签名或者盖章。

3、排列

会计凭证同一年度按记账分类，逐月按凭证号顺序排列。

4、编号

会计凭证装订完成后按照凭证的排列顺序，在每册脊背的凭证标签上的“册号”栏编写顺序号，一般是跨年度编制，

也可以分年度编制。一个目录内案卷号最多不超过三位数。

从本单位产生凭证之日起拉大流水号，从1号开始编号，但不能超过三位数（即999号）。如去年本单位凭证尾号是900多号，今年产生凭证100册，如果连续拉号，编号就要突破999号。所以当年形成的凭证就不能再接900多号的尾号，只能重新另起案卷号（即从“1”重新编流水号），并且另起目录号。

会计档案目录号的确定是由综合档案室给的，这个应根据单位实际情况编定。

5、装盒

按案卷号顺序依次将会计凭证装入会计档案凭证盒内。

会计档案凭证盒封面格式

新的凭证盒封面相关栏目的填写



全宗名称：填写立档单位名称，用全称或通用简称。 凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”“转账会计凭证”等。









凭证起止号：填写本盒内会计凭证的起号和止号。 起止日期：填写本盒内会计凭证的起止年月日。 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。 目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号。 案卷号：填写本盒内会计凭证案卷号，如果盒内装有两卷或两卷以上的会计凭证，则填写起止案卷号，起号和止号之

会计档案凭证盒盒脊格式及相关栏目的填写

6、编目

会计凭证按案卷号逐卷编目。

会计凭证案卷目录的填写

案卷号：填写本卷会计凭证的编号。

题名：填写本卷会计凭证的名称，如“收款会计凭证”“基建会计凭证”等。

案卷题名的要求：三要素，即题名结构，缺一不可。三要素位置不能颠倒。①作者、责任者（单位）。②内容（年度内容）。③名称。例如： 武隆县财政局2012年1月会计凭证； 武隆县财政局2012年现金日记账；武隆县财政局2012年年度财务报告；武隆县财政局2012年1—12月财务报告；武隆县财政局2012年银行对账单等。

时间：

分别用8位阿拉伯数字标注。如图：

凭证起止号：填写本卷会计凭证的起号和止号。

保管期限：填写本卷会计凭证的保管期限。

备注：填写其他需要说明的事项。

案卷目录封面格式

（二）会计账簿、财务报告及其他类会计档案的整理

1、装订

会计账簿、财务报告及其他类会计档案同一年度内区分类别和保管期限立卷。用线或不锈钢钉装订，订本会计账簿保持原装订方式。

（1）会计账簿的装订

各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。

*基本要求：

账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、经管人员一览表、账户目录、该账簿的账页、备考表、封底的顺序进行装订。（详见以下各种样表）

297mm×210mm(长×宽) 会计账簿、财务报告及其他类会计档案封面格式

会计档案归档章格式

注意：封面内容能揭示会计档案内容是指封面内容有全宗名称、会计材料名称、年度这三项内容。

会计账簿经管人员一览表格式

单位名称：填写形成会计档案的单位名称，填写要求与记账凭证封面上的单位名称”相同。

账簿名称：填写该账簿所属的类别，如总账、明细账

账簿页数：填写该账簿中有内容记载的账簿页数（空白账页除外）。

启用日期：一般都是当年的公历第一天算起，如2012年1月1日。

姓名：填写单位内管理财务的负责人姓名、会计姓名、复核姓名、出纳姓名。

会计账簿账户目录格式

会计账簿账户目录中总账科目名称写一级科目名称；明 细账科目名称写到二级科目名称（或底级科目）；往来账、辅助账写到底级；页号是各个科目在该账簿中的页码位置，

前面的都只写起号，最后一个科目要写起止号。

会计账簿、财务报告卷内备考表格式

*活页账簿装订要求：

①保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。 ②多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。

③在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号。

*会计账簿的装订：

一般都采取三孔一线的方法装订。装订一律在左侧，结头放在案卷后面。装订前，要将包背脊的纸附在经管人员一览表前，必须将线包过。装订时先从中间穿下去，按图上标的1-2-3-4的顺序装订。左边距账簿边缘1-1.5cm，上、下

边距账簿边缘3 cm。如图：

*账簿装订后的其他要求

①会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。

②会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。

③封面应齐全、平整。

④会计账簿按保管期限分别编制卷号。

（2）会计报表的装订

会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。

①会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修

补后，完整无缺地装订。

②会计报表装订顺序为：财务报告会计档案封面、报表目录（统一用文书档案的卷内目录代替）、报表（包括文字说明等）、备考表、封底。（详见以下各样表）

注：卷内文件目录中的“责任者”为报表的填报单位

报表目录格式

③会计报表的装订方法和会计账簿相同，用三孔一线法装订，可以装上边，也可以装左边，根据会计报表内容定如 何装订。装订报表的上边时如下图所示：

④会计报表按保管期限编制卷号。

（3）其他会计资料的整理

银行余额调节表和银行对账单是两种用途不同的会计核算材料，要注意分别装订。案卷质量要求是：按产生的年度组卷，一年可一卷或数卷；卷内按时间顺序排列，编制页码、进行装订，装订方法与财务报告基本一致；案卷封面填写清楚、规范。

2、封面要求

会计账簿、财务报告及其他类会计档案，装订时应加封面。

会计账簿、财务报告及其他类会计档案封面格式

3、排列

会计档案经过规范整理立卷后，要根据不同保管期限、不同类别进行总体的规范排列和编目。

①永久保管的财务报告按年度顺序依次排列。

②定期保管的会计账簿、财务报告及其他类会计档案按年度顺序依次排列，同一年度内按保管期限从高至低排列；也可区分保管期限按年度顺序依次排列。

按年度顺序依次排列就是每年均从25年的开始排列，接着排15年、10年、5年的，下一年接上一年的尾号拉通排列。

区分保管期限按年度顺序依次排列。即保管25年的一个排列序号，保管15年及其以下的为一个排列序号，下一年分别接上一年的尾号拉通排列。

4、编号

①编页号

一卷进行编页号从“1”开始。一本卷内不能出现重复的页号。账簿编的位置在正页右上角，反页编在左上角，用阿拉伯数字编；报表如为装订在上侧的，则页号编在右下角，装订在左侧的编页号同账簿 。

②编案卷号

按排列顺序编案卷号，跨年度逐卷编号。一个目录内案卷号最多不超过999。

先排账簿类，再排月报表，最后排其他类。每年均为此序。

5、装盒

按会计档案排列顺序，依次装入会计档案盒，一盒一卷

会计档案盒封面、盒脊相关栏目的填写



全宗名称：填写立档单位名称，用全称或通用简称。 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。 目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号。 年度：填写本盒内会计档案所属年度，如“2012”。 保管期限：填写本盒内会计档案的保管期限。

案卷号：填写本盒内所装案卷的案卷号,如果盒内装有两卷

或两卷以上的会计档案,则案卷号填起止案卷号，封面起号和止号之间用“—”连接；盒脊起号和止号之间用“/”连接，左上角填写盒内第一案卷的案卷号，右下角填写盒内最后一案卷的案卷号。

备考表相关栏目的填写

•盒内情况说明：填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、

销毁等情况。

•整理人: 填写负责本案卷整理的人员。 •检查人: 填写负责本案卷质量审核的人员。 •日期：填写本盒内案卷整理完成的时间。

6、编目

所有的会计档案装订完成后我们就该编制目录，将案卷相关项目分别登记（或打印）在三本目录上，即永久、定期（25年和15年及以下）、凭证各为一本目录。会计档案应逐卷编目。

登记目录时应注意：在登记相关项目时，账簿和凭证都

是一册为一个登记项目，账簿登记在会计档案“案卷目录”（详见下图格式），凭证登记在“凭证案卷目录”（凭证案卷目录格式见本资料P9），目录上相关项目填写的内容，与案卷封面和卷内目录内容相同，照实登记即可，以便查阅。

案卷目录应加封面，格式如凭证目录封面格式。（案卷目录封面格式见本资料P10）

案卷目录格式

六、会计档案的保管

《会计档案管理办法》规定：“各单位当年形成的会计档案，会计年度终了，可暂由本单位财务部门保管一年，期满之后，原则上应由财务会计部门编制移交清册，移交本单位的档案部门（即综合档案室）统一保管；没有设立档案部门

的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。”根据上述规定，会计档案的保管要求主要有：

1．会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门（综合档案室）时，应按下列程序进行：

（1）开列清册，填写交接清单； （2）在账簿使用日期栏填写移交日期；

（3）交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

2．会计档案的保管要求。

（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防水器材；

（2）会计档案室内应采用防虫药物（档案局卖），经常保持清洁卫生，以防虫蛀；

（3）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利于查阅，并防止潮湿；

（4）编制档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；

（5）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。同时保存打印出的纸质会计档案。

3．会计档案的借阅

（1）会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊情况需要经上级主管单位或单位领导、会计主管人员

批准。

（2）外单位借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

（3）借阅会计档案人员不得在案卷上乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。

（4）借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

七、会计档案的鉴定销毁

1．会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。（A、组织成立领导小组；B档案人员会同财务人员共同监销。）

2．机关、企事业销毁时，报本单位领导批准后销毁。 3．会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；不得销毁。

4．销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐

一清查核对。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员监销。会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归档案备查。

八、采用电子计算机进行会计核算下的会计档案 1．会计电算化档案主要包括机内会计数据、存储介质等备份的会计数据、以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等数据。具体可以分为3类：机制会计档案、机读会计档案、计算机系统档案。

2、目前使用的会计软件大多是建立在数据库基础上的，所以要注意：定期备份与年度备份相结合；保存会计核算软件的全套技术资料；保存相关的软硬件平台资料；还应注意电算化会计文档与对应的财务软件版本的一致性。

（2013年3月29日）

附表一： 企业和其他组织会计档案保管期限表

附表二： 财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表

说明：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按单位预算会计规定办理。