一、选择合适的方式 1、直接沟通 在一般情况下，秘书应选择直接的方式与对方沟通，只有在不得已的情况下通过第三方传话与对方迂回沟通。一般来说，如果双方关系密切，有一定的交情，交流的内容又不希望被另外的人所知道的话，那就最好采用直接沟通的方式进行交流。如果你与对方关系不太密切，你又认为对方不太好打交道的话，那就请朋友帮忙，用间接的方式迂回沟通。 秘书在直接沟通过程中有些问题应当注意。比如总经理直接让你调查某件人事纠纷，虽然你上面还有办公室主任，但由于事属机密，所以，你调查的结果还是应该直接向总经理汇报，不适合由主任转给总经理。你越级向总经理报告，一般来说，即使主任知道了，他也不会介意。但是，你也不能大肆张扬，否则就有可能让主任感到没面子。 但是，如果只是一般性的工作，你就不应越级汇报，这样可以避免不必要的误会。如果一般性的工作也越级汇报，那就会被人当作打小报告，不仅办公室主任会疏远你，其他的同事也会讨厌你这种小人行径。 如果出现紧急情况需要立即请示，那你首先要向自己的直属上司请示，如果找不着，你才能越级请示。不过，事情处理完毕之后，你要立即将事情的来龙去脉完整地向直接上司汇报，以免造成误会。 2、迂回沟通 迂回沟通就是透过第三方把你想说的话转告对方。比如，秘书因误会而遭到总经理的批评，如果不及时说明情况，自己背黑锅在其次，最后还会影响工作。怎么办？如果直接找总经理说明真相，总经理怒气未尽，现在去找他只能再挨批评。于是，秘书向自己的顶头上司办公室主任说明情况，请主任代自己向总经理说明自己的苦衷。主任了解了事情的经过之后，可能会马上找个机会向总经理说明了情况，这样，笼罩在秘书头上的乌云马上散开了。这就是迂回沟通的效果。 二、学会“铺垫”源：考试资料网 秘书在沟通过程中，特别是在你在不赞成对方观点的时候，你一定要注意先肯定对方，比如“您说的这些我非常理解，不过，我们是不是也可以这么来看问题„„”这种先给对方以肯定的方式就叫铺垫；铺垫语能起到一种缓冲的作用，使双方不会陷入紧张关系，你既说明了自己的观点，对方也不会认为你反驳了他。 于雪是去年进的公司总裁办当秘书，业务能力有目共睹。这天总裁办开会，讨论即将召开的董事会所需的文件。 当轮到于雪发言时，她又直言不讳：“我听了刚才主任的发言，我不同意他的结论，因为我到销售部和几个门市部调查过，我的调查结果与主任的结论相去甚远。”她本来以为自己拿出了一连串扎扎实实的数据，不是信口开河，大家都会点头称是，可结果是既没人反对她也没人赞成她，甚至可以说是根本没有人理睬她。她心里很难过，会后便问跟她一起进公司的同事：“上个星期我就知道了会议的议题，所以，我做了大量的准备工作，我不是无的放矢，为什么他们都不认真听我说呢？我到底错在哪里呢？” 同事说：“你的‘我不同意’的‘我’就是问题所在。‘我调查过了’的‘我’也是一样。由于你过于强调‘我’，别人觉得你这个人太傲慢，这样，其他人在评价你的意见之前就已经对你很反感了。当然，如果你是老总，那就另当别论。” “那我应该怎么说呢？” “你应该学会铺垫。比如，‘听了主任的意见后，我到销售部和几个门市部调查了一下„’或者‘我参考了大家的意见之后觉得„„’有了铺垫之后再这么说‘我个人认为„„你们觉得怎么样？’这样就能表明你是在虚心听取大家的意见之后产生的一些想法。如果你这么说，别人就会说‘是啊，于雪的这个意见也可以考虑。’于是你的目的就达到了。” 三、就事论事 秘书在沟通过程中，特别是在批评对方的时候，一定要注意就事论事；只有这样对方才容易接受；如果你讲话带有情绪性，即使对方明明知道自己错了，但人家也不一定会接受你的批评。比如新来的同事小钢工作出现失误，你应该这么就是论事地给他指出来：“小钢，这个会议通知的时间好像有点问题，请再仔细核对一遍。”如果你带着情绪这么批评他：“小钢，你怎么回事？！会议通知的时间又搞错了！你这粗枝大叶的毛病怎么老是改不掉？！”那结果又会怎
样？即使人家不直接顶撞你，他也会把你的话当作耳旁风。 四、多建设性少强制性 上司做决策时也有犹豫不决的时候，他可能想听听你的意见，问你“你觉得这事怎么样？”在这时，你最好给他建议，并且是多重选择题：“我觉得这样比较好„„那样做的话也不错„„”绝对不能这么说“你应该如何„„如何„„”或“如果我是你，我就会怎样„„怎样„„”这等类似强制性的话。作为上司，他看问题的角度与秘书不尽相同，他征询你的意见可能只想得到你的共鸣，并不见得真想听取你的意见。所以，遇到这种情况，你要用建设性而不是强制性的口气与之沟通。把解决问题的钥匙留给对方，他的问题由他自己决定。 五、沟通中的不良习惯 1、在角落说话 在角落讲话会给人家感觉到你有秘密。有一天，一个总经理让秘书到客服部去了解客户投诉的事。秘书一进门，客服部经理就跟她说，“能不能到那边说话？”秘书一看，他指的是一个角落，于是她马上说：“刘经理，我们都是管理人员，不适合站在角落说话，否则人家会误会我们在谈什么秘密。” 2、关门说话 秘书在谈一般的工作时，尽量不要关门，以免让人误会你有多大的秘密。但是有些秘书在谈工作时，不但喜欢关门，而且关下门时还要做一个动作，像小偷一样伸出头去看一看。 3、压低声音说话 同样的道理，你一压低声音说话就让人家感觉你有秘密。有些人一讲到重点的时候，声音就会突然压低，有的还故意用手遮一下，这都是暗示别人，我们正在谈秘密，我们之间的关系很特别，我们是一伙的。 4、玩弄词藻 许多人对自己的专业有一种自豪感，所以在说话的时候，不时说出几个专业名词来，这是完全可以理解的。但是，作为秘书，当你与你的同事沟通，或跟客户沟通时，最好不要用专门术语，因为你沟通的目的不是为了炫耀自己的学问，而是让对方了解自己的意思。在沟通时，遇到专有名词，尽量地将它直白化，采用让人家听得懂的方式进行沟通。有些秘书虽然没什么专有名词可显摆，就喜欢不时说几个英文单词来表现自己的优越感。 1 2