关于做好文书档案管理工作的原则和方法

　　摘 要 文书档案工作是学校开展教学和管理等活动的重要载体，做好文书档案工作是提高工作质量和工作效率的必要条件，也是维护学校历史真实面貌的重要工作。随着学校文书档案工作内容和范围的不断扩大，需要更加科学、合理、高效地开展文书档案管理工作。本文分析了当前文书档案管理工作的现状和不足，探讨了做好文书档案管理工作的原则和方法。　　关键词 文书档案 档案管理 档案工作 原则 方法　　文书档案是机关团体、企事业单位进行科学管理、经营决策、问题处理、信息交流、研究开发等活动的重要载体。文书档案为学校管理、教学、科研等实践活动提供了第一手资料，也为学校领导决策提供了科学依据。做好文书档案工作是提高工作质量和工作效率的必要条件，也是维护历史真实面貌的重要工作。随着教育改革的不断深入，学校文书档案工作的内容和范围也在扩大。文书档案工作需要不断适应工作变化的需要，如何以更加科学、合理、高效的原则和方法开展文书档案工作，是摆在文书档案管理工作人员面前的重要课题。本文通过分析当前文书档案管理工作的现状和不足之处，探讨了做好文书档案管理工作的原则和方法。　　1 文书档案管理工作的现状和不足　　1.1 对文书档案管理工作的重视程度还不够　　文书档案工作不像其他工作那样容易出成绩，因此一些领导也不大愿意更多地投入和关注，仅仅要求保管好文件，确保档案信息不外泄、无遗失，需要时可以及时提供参考即可。这些想法造成文书档案管理工作不被重视，也直接影响到档案管理工作人员的积极性，导致工作质量不高。　　1.2 文书工作与档案管理存在脱节现象　　文书工作与档案管理，在实际工作中实行分块管理，这无形中拉大了两者之间的距离，导致文书工作人员档案管理意识薄弱，而档案工作人员也很少关注文书工作，使两方面的工作存在脱节现象。公文格式和处理方面也存在着不合理、不规范的情况，使现有的文件档案内容繁琐、形式多样，不利于分类、保管。　　1.3 各部门之间对档案工作缺乏配合和协作　　文书档案分散在各个科室部门，归档时需要广泛收集，但各部门往往不太配合和协作。一些部门觉得自己留档方便工作，于是不愿意将文件资料交付档案管理人员统一保管。由于得不到相关部门的配合和支持，也影响到一些档案管理人员的工作积极性，导致一些重要文件档案不能及时归档，长期下来，一些重要文件档案容易流失和不能归档。　　1.4 档案收集整理不规范　　一是所收集材料不规范，文书人员文件处理、版记和用纸不规范。不按照《国家行政机关公文格式》规定，如错用文种，格式不对，无标题、著名、编号、时间；文件用印不当；无主题词或主题词不准确；行文不规范；公文纸张克度不够，纸张大小、装订不符合要求；底稿书写用纸不规范等。　　二是归档文件整理不符合规范和材料不完整。《中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则》对归档有明确规定，但文书人员在实际操作过程中不按照要求，如归档材料使用字迹易消失的传真纸，不用复印纸；只重视收集纸质材料，忽视其他材料，只收集正文，不收集附件和说明等。　　以上问题，给档案管理工作带来许多不便，也直接影响到档案的质量和使用效果。　　1.5 档案“重藏轻用”的习惯未得根本改观　　受传统思维习惯的影响，许多单位重视档案的收集、整理、鉴定和保管等环节的业务，而忽视对档案资源的开发和利用，使文书档案的价值未得到充分的发挥。　　2 做好文书档案管理工作原则和方法　　2.1 提高文书档案管理工作的地位和认识水平　　提高文书档案管理工作的地位和认识水平，是做好文书档案工作的前提和保证。档案工作者应积极主动地向教职工尤其是学校领导做好档案管理工作重要性的宣传工作，提高大家对档案工作的了解和认识水平。学校领导需要足够重视文书档案管理工作，一是要建立健全相应的规章制度，加强文书档案管理工作的监督和检查；二是增加物质投入，提高文书档案管理的信息化和规范化水平；三是将文书档案管理工作纳入到学校正常事物工作中，提高文书档案管理工作的地位和影响力。　　2.2 推动和实现“文档一体化”　　“文档一体化”是把文书工作与档案管理工作融合在一起，加强档案部门对文件管理的超前控制，既保证档案质量，也简化档案部门的工作流程，提高工作效率[2]。其做法是在公文生成制发至归档管理全过程都使用计算机管理系统，生成公文部门按档案管理及归档要求以统一格式输入和输出，从而实现文书档案生成一体化和管理一体化。现阶段纸质文件和电子文件并存，档案部门需要同时收集纸质档案和电子文件档案，两者共同管理。　　2.3 加强各部门之间的沟通与协作　　档案部门和文书生成部门都应当围绕文书档案管理工作的大局，加强各部门之间的沟通与协作，才能确保文书档案管理工作的质量和效率。档案管理工作人员应经常主动同其他科室部门的同事保持沟通，既要明确文书档案收集的范围和要求，也要尽量帮助其减轻工作量，以获得对方最大限度的理解与支持，从而共同把文书档案管理工作做好。　　2.4 档案管理工作规范化和标准化　　档案管理工作的规范化和标准化是实现档案管理现代化的重要环节，其原则是：⑴坚持和贯彻“档案工作实行集中、统一管理”的原则；⑵在上级和本单位主管部门统一规划和指导下进行；⑶提高档案工作标准化的科学性。档案工作标准化应在硬件建设和做好文书处理环节的规范化、标准化建设上下功夫。“文书部门立卷”是推进档案工作规范化、标准化的关键环节，要做好及时归卷、及时收集、及时分类工作，避免积压。　　2.5文书档案管理要注重创新　　墨守成规是不能使文书档案管理工作进步和完善的，改革发展和信息化使文书档案工作面临新的机遇，所以应抓住机遇力求创新。可在以下几方面创新：⑴机制创新，建立主动参与机制、自我营销机制及互动、衔接、协调机制。⑵优化文书档案队伍建设。一是要加强文书档案管理队伍培养，首先是提高档案人员的业务素质和综合素质；二是要建立优胜劣汰的用人机制。⑶提高创新意识，变等、靠、要为主动进取。⑷通过技术创新，提高工作效率。　　2.6加快档案信息化建设，提高档案现代化水平　　文书档案信息化建设，是适应当前信息化发展和档案管理现代化的必由之路，学校档案管理工作应当抓住这个机遇，大力推进。从以下几方面开展信息化建设：⑴按照系统论和集成化的要求，提高系统的整体水平。⑵建设系统数据库。⑶选择合适的技术路线，满足经济合理和技术先进的原则。⑷做好相关人才队伍的建设。⑸实行统一管理和人机结合的原则。　　3 结语　　在新的发展形势下，学校文书档案管理工作需要克服和改变陈旧落后的观念和行为，不断创新和提高管理效率，采用规范化和标准化的工作方式，加强各部门之间的协调与配合，加快学校档案信息化建设的步伐，提高文书档案管理的现代化水平，以适应新时期档案事业发展的需要。　　参考文献：　　[1]杨雪莲.加强学校文书档案管理工作的对策[J]. 科学与财富，2012（4）.　　[2]李志红.适时新时期发展需要做好文书档案管理工作[J]. 北方经贸，2012（5）.