一 公文的体式和写作要求
第一节 公文的体式
公文的体式，指的是文件的体例和格式，格式包括文件的结构、各种标记和页面的安排。文件的撰写和印刷，都要按照规定的统一体式，不能随便标新立异。文件只有结构完整、标记明确，符合规定的格式要求，才能保证它的有效性和文书处理工作的便利。各种文件的作用有所不同，也需要分别标明。这些都是学习公文写作和办理需要了解和掌握的。 《国家行政机关公文处理办法》规定：公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
１、秘密等级
秘密等级是指公文的机密程度的等级。依次为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上序号，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。
密级划分要准确、适当。
２、紧急程度
这是对公文送达和输时限的要求。《国家行政机关公文处理办法》规定“紧急公文应当根据紧急程度分别标明‘特急’、‘急件’”。在实际工作中往往分为“急件”、“紧急”、“特急”、限时送达几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。
“急件”不可滥用，否则反而影响真正急件的处理。
３、发文机关
发文机关即文件的作者，又称落款，写在正文的下面偏右处。发文机关一般要写全称或者规范的简称。如果是联合行文，主办机关排列在前。有时以机关领导人、负责人的名义行文。具体到每个文件以什么名义行文主要决定于文件的内容和作者的职权范围。以领导人的名义行文，应在姓名方前冠上职务身份，如“县长 ×××”。
４、发文字号
发文字号是由发文机关编排的，它的作用，主要是便于文件的管理和统计。在查找和引用文件时，它又可以作为文件的代号使用。例如“中办发［1996］14号”，即代表中央办公厅1996年14号文件《中共中央办公厅关于印发〈中国共产党机关公文处理条例〉的通知》。发文字号应包括所在行政区域代字、机关代字、文件种类代字、年号、顺序号。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。例如“国发[1995]1号”，代表国务院1995年度第一号发文。
年份一律用公元纪年全称，括于六角括号内，置机关代字之后，序号之前。发文字号标注位置一般应在文头之下取中，如标注签发人，发文字号可居左与签发人位置对应。
５、签发人
上行公文应当在发文字号右侧标明“签发人”，以示负责。位置在发文字号的同一行右端、红线之上标明即可，（形式为“签发人：×××”）其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
６、标题
公文的标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文的标题由发文机关名称、事由、文种三个部分组成，称为公文标题“三要素”。例如，《中共中央关于经济体制改革的决定》中“中共中央”是发文机关，“经济体制改革”是事由（内容），也是文件的主题，“决定”是文种。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。在一般情况下，公文标题的三要素都应完整的表达出来，以便于文件的登记、阅读、批办、立卷归档和调阅。但是由于文件的具体情况比较复杂，因而，有时文件标题只标事由和文种，如《关于今年元旦、春节活动的通知》。有时文件标题只标出发文机关和文种，如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》。有时只标出文种，没有标出发文机关和事由（内容）。例如，《布告》、《通告》等。
标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
批转、转发公文，如被转发公文的标题过长，可以进一步压缩文字、概括内容，但不应以其发文字号代替标题。
贯彻上级公文，在其标题之后可不再标公文种类，以避免出现“通知的通知”
7、主送机关
主送机关即公文的主要受理机关，是发文机关要求执行或办理、答复这份文件的主体单位，也是发文机关依靠解决问题和完成任务的主要对象；上级机关对所属各个下级机关发出的指示、通知、通报等，叫普发公文，需要所属机关了解和执行的文件，各下属机关都是主送机关。主送机关要使用全称或者规范化的简称、统称。下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可以用并报或抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写，并加冒号，如主送单位过多，也可使用“×××××和有关工作部门”和称谓。如特殊需要也可将主送（分送）机关列在主题词之下，抄送机关之前。
8、正文
正文是公文的主体，即文件的核心和主体部分。一般包括开头、主体、结尾三个部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。除综合性的报告、总结等文件处，一般文件特别是请示问题，应当一文一事，不要一文数事。结尾部分要干脆利落，要杜绝套话、空话。正文位于标题或者主送机关下方。
9、附件
附件是附属于正文的文件，是某些公文的重要组成部分。随文转发、报送的文件，随文下发的制度、办法、细则，正文的附属报表，说明材料等，都属于附件。公文如果有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件的顺序和名称，名称之后不用标点符号。
附件一般应与主件装订在一起，附件首页左上角应注明附件顺序号。如主件与附件不能装订在一起，其附件首页左上角应注明主件的发文字号和附件的顺序号（形成为“×××[200×]××号文件附件×”）。
10、印章
印章是体现机关权威，责任和信用的明显标志，是作为发文机关对公文生效的凭证，所以，公文除“会议记要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
加盖印章处不再打印发文机关名称。印章必须端正，其位置注意上不压正文，下压成文时间，并尽量使年月日露出。
11、成文时间
成文时间，是指公文写稿后签发的时间，它是公文的重要组成部分。一切公文都应注明成文年、月、日。因为它直接关系到文件何时开始生效。一般文件的成文时间以领导人签发的时间为准，联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准；法规性的文件以批准日期为准。某些法规性文件，除成文时间外，还在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期。
成文时间一般写在正文之后，特殊情况下也可写在标题之下，并用括号括起来。
12、附注
附注是用以说明公文中在其他区域不便说明的各项事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的传达范围、使用方法等。公文如有附注，应标在成文时间左下侧，空两字并用括号括起来，开成为“（此件不宣传、不登报）”、“（此件发至县团级）”。
13、主题词
主题词是指标印在公文上概括地反映公文主旨或中心内容的一组规范化名词或名词性词组。公文应当标注主题词。主题词的标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一份文件标引，除类别词外，最多不超过5个主题词。
主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。各主题词之间空一字距离，不用标点符号。如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”
14、抄送机关
抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列。同一层次的抄送机关依党、政、军、群顺序排列。抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称，其位置在公文末页下端，版记栏上面。
15、文件版头
正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以红套大字居中印在公文首页上部。“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。
16、印发机关和印发时间
印发机关和印发时间标注在抄送栏之下。印发机关排列在左，左空一字；印发时间排列在右，右空一字。
17、其他
（1）公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般采用国际标准A4型（长297mm、宽210mm），在左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
（2）一般情况下，公文使用的字体应统一。发文机关标识推荐用（高22mm×宽15mm）黑变体或初号宋体字；大标题使用2号宋体；小标题使用3号宋体；秘密等级、缓急归限和各标记字符或其他重点字句使用3号黑体字；主题词使用3号宋体字；正文、主送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释、特殊情况说明等，采用3号仿宋体字；批语、按语使用3号楷体。
（3）页边与图文区尺寸 公文用纸上白边（天头）宽 20mm±0.5mm;
公文用纸下白边（地脚）宽 7mm±0.5mm;
公文用纸左白边（订口）宽 20mm±0.5mm;
公文用纸右白边（翻口）宽 15mm±0.5mm;
（4）公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政面关公文格式》国家标准执行。
公文的格式示意图
顺序号
密级
急度
抄送：
印发机关 ××年×月×日印发
（印数）
00000001
急
机密
××县人民政府文件
×府发[2004]××号
××县人民政府
关于××××××××××通知
各乡镇人民政府、县政府各工作部门：
××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××
××××××××。
附件：××××××××××
××县人民政府（印章）
2004年3月15日
（此件不宣传、不登报）
主题词：××、××、××、××
抄报：××××××××
抄送：××××××××
××县人民政府办公室 2004年3月15日印发
共印××份
第二节 公文写作的基本要求
不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下同点：
1、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。
2、要符合客观实际，符合工作规律。
3、公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。
4、词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点：
（1）条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。
（2）文字要精炼，篇幅要简短。
（3）用语要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。
（4）论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生歧义，耽误工作。
（5）造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。
（6）人名、地名、时间、数字、引文要准确。公文中的汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。
（7）正确使用顺序号[一、（一）、1、（1）]。
5、要符合保密制度的要求。
二 几种常见公文的格式
国家行政机关公文的种类在国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）中明确规定，共有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、方案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。
第一节 命令（令）
一、含义
命令（令）是国家权力机关、行政机关、军事机关及其负责人颁布的，是具有强制执行性质的领导性、指挥性的下行公文。
二、特点
命令（令）与别的公文相比较，具有以下几个特点：
1．内容重要
命令（令）所涉及的事项，有的是发布行政法规和规章，有的是宣布施行重大强制性行政措施，这些都是重要的内容。运用命令来奖惩有关人员，往往也是在全国或
某一地区影响较大的。如果是一般性的表彰先进或批评错误，就不用命令而用通报等别的公文文种。
2．权威性强
根据《中华人民共和国宪法》的规定，只有中华人民共和国主席、国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级地方人民政府才可以依据法律规定的权限发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。在实际工作中，各级地方政府都很少使用命令这一文种，国家高级领导机关和主要领导人才较多使用。
3．强制性大
命令具有明显的强制性，上级机关发布了命令，下级机关不管是否同意，不管有什么困难或问题，都必须坚决地无条件地执行。
三、分类和写法
命令的主要种类有：发布令、行政令、嘉奖令、撤销令、惩戒令等。
以发布令为例：
发布令就是用于发布行政法规和规章的文件。由令文及附件组成。附件即应公布的法规或制度、规章。
发布令的写作：
（1）、标题
发布令的标题有两种：一是由发令机关领导人职务加上文种（令）；二是发令机关加上文种（令）。常见的如《中华人民共和国主席令》、《中华人民共和国国务院令》。
（2）、发文字号
发布令的发文字号往往采用流水号，即该届政府的主席或总理在任期间所发的命令（令）的顺序号。也有用一般文号的。
（3）、正文
发布令的正文一般包括几个内容：一是发布的对象，即发布的是哪一个行政法规或规章；二是发布的依据，即由哪一级组织或哪一次会议在什么时候通过了本法规或规章；三是执行要求，即由什么时候起施行本法规或规章。
例：
**省人民政府令
《**省动物疫病预防控制管理办法》已经2002年1月15日省人民政府常务会议通过，现予发布，自2002年3月1日起施行。
省长 ***
二00二年一月二十三日
……………….
第二节 决 定
一、含义及特点
决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。它适用于对重要事项和重大行动做出安排。这里的重要事项，是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项，重大行动是指对社会产生巨大影响的行动。当然，重要事项和重大行动是相对而言的，并不是事事都是党和国家的重大方针政策。各级党政机关、企事业单位经常使用决定，比如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项都可用决定行文。
由于决定的内容是“对重要事项或重大行动做出安排”，所以决定具有如下两方面的特点：
１、制约性：因为决定比较集中地体现发文机关对重要事项或重大行动的指挥和处置意图，要求下级机关无条件执行，决定的制约性和强制性虽然没有命令那么严格，但比其他公文都要强，有些决定还有法规作用，在某些方面，决定往往是法规的延伸和补充，具有较大的强制性和行政约束力
２、指挥性和指导性：因为决定是对重要事项或重大行动做出安排，这对下级机关就有指挥性和指导性。
二、适用范围（类型）
决定的适用范围相当广泛，按其内容和作用划分，大体可分为下面三类：
1．对某项工作或重大行动作出安排的决定。如《国务院关于严肃税收法纪加强税收工作的决定》，《中共中央关于严厉打击刑事犯罪活动的决定》
2．对某一重大问题作出处理的决定。
3．对设置机构、任免人员、召开会议或表彰、处分等重要事项作出的决定。
三、写法
决定一般由标题、正文、发文机关、发文日期等部分组成。
1、标题
决定的标题要求写明发文机关、事由、文种，这三部分一般不能随意省略。 标题下一行，有一题注，标明通过或发布时间。
2、正文
由于决定的类型不同，其正文的内容侧重点就有不同，写法也有不同。
对某项工作或重大行动作出安排的决定正文的写法：
这种决定具有很强的规定性和指挥效能，既要提出工作任务或重大行动，又要阐述完成工作任务或重大行动的政策规定、方法措施等，内容丰富，行文较复杂。正文通常由决定原由和决定事项两部分构成。
决定原由是指对某项工作或重大行动作出安排的依据。行文要求简明扼要，依据要恰当充分，令人信服。
决定事项是全文的主体内容，主要包括开展工作的有关政策原则、执行的事项及有关规定要求等。涉及材料较多的，一般采用分条式或分题式表述，行文要眉目清楚，用语要确切明了，易于有关人员把握和执行。
四、写作注意事项
1、不能滥用决定行文。
决定的内容要与“决定”文种相符，不能滥发决定。有些单位以为用决定才能引起注意，把该用“通知”行文的内容，用“决定”行文。这种滥用决定的情况应当尽量避免。
2、决定原由要充分、准确、合理。决定的原由是决定事项的依据、理由。要注意交待清楚，做到既简明扼要，以要有理有据，令人信服。
3、决定事项要具体、明确、清楚。
决定事项是决定的主要内容，有关机关据此贯彻执行。因此，决定事项要求具体，明确，明明白白地讲清应当如何贯彻执行。内容比较复杂的决定，事项部分要分条列项表述，把主要的、重要的放在前面，次要的放在后面。结构要合理，层次要分明，内容要合乎逻辑。
4、标题要完整、时间标注要准确。
决定的标题，一般应写明发文机关、事由、文种，而且要规范、准确，特别是事由要能准确概括决定的主要内容。决定的时间标注要注意两个问题：一是成文时间要
以会议通过的日期或领导人签发日期为准。二是决定的时间一般要标注在标题下方，可用小括号括起来。
五、与其它文种的区别
（一）、决定与决议的区别：决定和决议都能反映重大的事件或重要的问题，都具有较强的法规性，但两者又有区别：
1、形成的方式不同。
决议必须是某一级领导机关或组织法定的正式会议表决通过，才能形成文件，并以会议名义发布。决定则不同，它既可以经某种会议讨论通过，以机关的名义下发，也可以由某一级领导机关直接制定并发布。
2、行文用语不同。
决议的行文中常用“会议认为”、“会议指出”、“会议号召”等惯用语另起下文。决定的原由和事项两部分之间常用
（二）、决定与通知、指示的区别：一般事关全局、政策性强，任务艰巨、执行时间长的重大工作，才适宜使用
例：
国务院关于授予***全国劳动模范的称号的决定
199*年2月12日
**省**市***同志在教育事业中工作突出…
第三节 通 告
一、概说
通告是属于周知性的文种之一，是在一定的范围内，对人民群众、机关团体公布应当遵守和周知的事项的文件。通告与布告、公告都同属于周知性公文，但它们之间相比还有其特点。通告所宣告的事项多属于专业性或业务性的，多涉及公安、交通、金融方面，而布告内容广泛得多，涉及面较广；公告为重大事项的发布。通告适用的范围，不仅仅限于上级对下级，不相隶属的单位也可使用。它有具体范围和时限性。通告发布的形式较多，可登报，可广播，可张贴。布告以张贴为主，公告多广播、登报。
二、种类
通告从内容上分类，一类为全国范围内的重大法规性通告，如《中华人民共和国公安部通告》；一类为针对某一项工作或专门问题发布的通告。从通告的效用上分，又可分为制约性通告和周知性通告。前者属于在一定范围内，为保证某一项工作的开展与某项活动的进行，而发布的规定性措施。
例：
中华人民共和国公安部通告
为确保国际民航班机的运输安全，决定从1981年11月1日起，在中华人民共和国境内各民用机场，对乘坐国际班机中的中、外籍旅客及其携带的行车物品，实行安全技术检查。
一、严禁将武器、凶器、弹药和易爆、易燃、剧毒、放射性物品以及其他危害飞行安全的危险品带上飞机或夹在行李、货物中托运。
二、除经特别准许者外，所有旅客及其行李物品，—律进行安全检查，必要时可进行人身检查。拒绝检查者，不准登机，损失自负。
三、检查中发现旅客携带上述危险物品者，由机场安全检查部门进行处理；对有劫持飞机和其他危害飞行安全嫌疑者，交公安机关审查处理。
特此通告。
第四节 通 知
通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。
通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。这里仅介绍“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。
（一）、一般性通知。在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。
（二）、会议通知。上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。
（三）、任免通知。上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。
不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点：
（一）、通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。
（二）、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。
（三）、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。
例：
市政府办公室
关于召全市对外开放工作会议的通知
（*政办发[2002]21号）
各县、市、区人民政府有关部门“
市政府决定于2002年2月12日召开全市对外开放工作会议…………
二00二年三月一十二日
第五节 通报
—、概说
通报是上级把有关的人和事告知下级的公文。通报的运用范围很广，各级党政机关和单位都可以使用。它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。其目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。
二、特点
1．告知性
通报的内容，常常是把现实生活当中一些正反面的典型或某些带倾向性的重要问题告诉人们，让人们知晓、了解。
2．教育性
通报的目的，不仅仅是让人们知晓内容，它主要的任务是让人们知晓内容之后，从中接受先进思想的教育，或警戒错误，引起注意，接受教训。这就是通报的教育性。这一目的，不是靠指示和命令方式来达到，而靠的是正、反面典型的带动，真切的希望和感人的号召力量，使人真正从思想上确立正确的认识，知道应该这样做，而不应该那样做。
3．政策性
政策性并不是通报独具的特点，其他公文也同样具有这一特点。可是，作为通报，尤其是对表扬性通报和批评性通报来说，在这方面显得特别强一些。因为通报中的决定（即处理意见），直接涉及到具体单位、个人，或事情的处理，同时，此后也会牵涉到其他单位、部门效仿执行的问题。决定正确与否，影响颇大。因此，必须讲究政策依据，体现党的政策。
通常按内容性质把通报分为三类：表彰性通报、批评性通报和情况通报。
1．表彰性通报。
表彰性通报，就是表彰先进个人或先进单位的通报。这类通报，着重介绍人物或单位的先进事迹，点明实质，提出希望、要求，然后发出学习的号召。
2．批评性通报
批评性通报，就是批评典型人物或单位的错误行为、不良倾向、丑恶现象和违章事故等的通报。
这类通报，通过摆情况，找根源，阐明处理决定，使人从中吸取教训，以免重蹈覆辙。这类通报应用面广，数量大，惩戒性突出。
3．情况通报。
情况通报，就是上级机关把现实社会生活中出现的重要情况告知所属单位和群众，让其了解全局，与上级协调一致，统一认识，统一步调，克服存在的问题，开创新的局面。
这类通报具有沟通和知照的双重作用。
三、通报的结构
1．标题
由制发机关，被表彰或被批评的对象和文种构成。
2．主送机关
有的特指某一范围内，可以不标注主送机关。
3．正文
表彰（批评）通报正文结构有三部分：第一部分，说明表彰或批评的原因，即写清先进事迹或错误事实的经过情况，要求用叙述的手法真实客观地反映事实；第二部分，对所叙述的事实进行准确的分析，中肯的评价，做到不夸大、不缩小，使人们能从好的人和事物中得到鼓舞，从错误中吸取教训；第三部分，一般是对表彰的先进或批评的错误作出嘉奖或惩处。最后还要根据通报的情况，针对现实的需要，发出号召或提出要求。
情况通报正文结构一般有两个部分：一是被通报的情况，二是希望和要求。 例：
省人民政府关于表彰**公路建设
先进集体和个人的通报
（*政发[2000]4号）
各市、州、县人民政府有关部门：
**公路是省“九五期间”重点建设工程，经广大建设者三年来的……………..
**省人民政府印章（略）
二00二年一月一十九日
第六节 报告
—、概述
“报告”是下级机关向上级领导机关，业务主管机关、部门向机关领导，执行机关向权力机关汇报工作、反映情况、提出意见建议、答复询问所使用的陈述性上行公文。
“报告”是陈述性文体。写作时要以事实材料为主要内容，以概括叙述为主要表达方式。“报告”是行政公文中的上行文种，撰写“报告”的目的就是为了让上级机关掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作，或作出某一决策提供依据。“下情上达”是制发“报告”的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观地向上级反映具体情况，不要过多地采用议论和说明，表达方式以概括叙述为主。语气要求委婉、谦和，不宜用指令性的语言。
报告的主要特点，概括有四：
一是报告的行文目的是向上级汇报本机关的工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这也是它与请示区别的重要区别之一。
二是报告中一般不提出建议或意见。如果确需在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。
三是报告在内容上不象请示那样有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中综合报告几件事情，层次结构也比较复杂。
四是报告广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。
报告的种类从内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告和例行工作报告。
二、写法
报告的结构一般由标题、主送机关、正文、落款和成文时间组成，下面分别介绍几种报告写法。
1、汇报性报告
汇报性报告主要是下级机关向上级机关、执行机关向权力机关汇报工作、反映情况的报告。这种报告一般可分为两种类型：
（1）、综合报告。这种报告是本单位、本部门或本地区、本系统工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性的报告。其内容大体包括工作的进展情况，
成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见。这种报告的特点是全面、概括、精炼。所谓“全面”，是指报告的内容要体现一个地区、一个部门在某一段期间内的全面工作情况；所谓“概括精炼”，是指表述内容的时候，少写或不写繁琐的工作过程，要用结论性、要求性的语言，表达出某项工作的结果、希望或要求。
（2）．专题报告。这种报告是本单位、本部门或本地区、本系统就某项工作或某个问题，向上级领导部门所写的汇报性报告。其内容与综合性报告差不多，但也有自身的特点：
一是内容专一。也就是说，一份专题报告只反映某一方面的情况和问题。除了写出事件的结果以外，常常把重点放在情况的阐述、事情的原委、性质的分析和自己的看法上。如果是反映成绩的报告，则应把重点放在作法、成绩、经验和总结上。也可就某一问题专门提出建议。
二是针对性强。主要包括两个方面的意思。一种是日常工作中出现的新情况、新问题，向上级汇报以后可以及时得到支持或指示；一种是上级部门在安排部署某项工作任务时，就要求下级单位在一定期间把工作进展情况按期向领导汇报。领导要求什么，汇报什么，所以针对性较强。
汇报性报告主要便于领导掌握情况，为决策提供信息，除其中少数领导批转下发外，一般只予呈送，并不要求领导回答或批准什么问题。
2、答复性报告
答复性报告是针对上级领导部门或业务管理部门所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不要涉及询问以外的问题或情况。
3、呈报性报告
呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件有关的事宜。
4、例行工作报告
例行工作报告是下级机关或企事业单位，因工作需要定期向上级领导机关或业务主管部门所写的报告。如财务部门定期向业务主管部门和财政、税收、银行等业务指导机关所呈送的财务报表，包括日报、周报、旬报、月报、季报等。
例：
**人民政府关于
我市**区农业人口和耕地面积减少的报告
（*政文[2002]24号）
省人民政府：
根据《**省农村税费改革试点方案》和《**省农村税费试点省对下转移支付办法》有关文件精神，为了认真…………….
**市人民政府印章（略）
二00二年一月六日
第七节 请示
—、概述
“请示”是向上级机关请求指示、批准的上行公文。
“请示”属请求性公文，凡属本单位无权、无力、无法解决的事项，都需用请示行文，请求上级机关给予指示或批准。
从行文目的看，“请示”主要有请求指示和请求批准两类。
1、请求指示。
下级机关在执行政策时遇到困难或出现新的情况，需要变通，或执行政策时尚有不太清楚明了的地方；或对上级机关某个决定有看法，可以向上级机关请求指示。
2、请求批准。
下级机关就某项工作、某个问题请求上级机关给予审定、核准、认可；或在人、财、物方面有困难，需要上级给予帮助解决的，都必须请示。比如，机构设置、人事变动、项目安排、经费增拨和设施改善等，都属请求批准的请示。
二、写法
请示的结构包括标题、主送机关、正文、落款和成文时间等部分。
1、标题。
请示的标题大致有两种写法：一是由请示事项和文种组成，二是由请示机关、请示事项和文种组成。请示事项即请示的具体内容，一般不使用“申请”、“请求”一类词语，避免与文种“请示”在语意上重复。文种“请示”也不能写成“请示报告”。
2、主送机关。
“请示”的主送机关一般只写一个。受双重领导的机关向上请示，应根据请示的内容，确定负责答复的上级机关为主送机关，另一个则用抄送形式。
三正文。
“请示”正文通常包括三部分内容。
1．请示原由。
“请示”开头要写明原因和理由，有的请示事项较重大较复杂，往往会用稍长的篇幅，分几个层次或从不同角度加以说明。不论篇幅长短，都必须把原因说清楚，为请示事项提出充足的事实依据。
2．请示事项。
把需要上级审批的问题，作出具体明确的说明，提出切实可行的意见。如在请示中提出两种不同方案供上级抉择，应说明本机关认为哪一方案较好，否则就是矛盾上交。
3．请求批复。
请示的结尾一般用“以上请示，当否，请批复”，或“以上请示，请批复”收束。请求批复要写得谦和得体，不宜用“即请从速批复”，“请尽快解决”之类的请求语。
四、写作要求
1、遵守请示规则。
写作请示应当一文一事，一般不越级请示；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式；不得同时抄送下级机关；除领导直接交办的事项外，不得直接送领导者个人；受双重领导的机关，应当主送一个上级机关，抄送另一上级机关。
2、讲清事项和理由。
请示事项要明确，理由要充分。可以提出分析意见，设计方案，以供上级批复时参考。由于请示事项和理由在一定程度上是上级机关批复的依据，所以把请示事项与理由讲得明确、具体、充分就显得尤为重要。
五、请示与报告的区别。
“请示”与“报告”都是上行文，但两者不能混用。但在实际工作中，仍有不少人把“请示”写成“报告”或“请示报告”，给公文处理工作带来不便，容易误时误事。“报告”与“请示”的明显区别主要有：
1．行文目的不同。
“报告”是汇报工作，反映情况，提出建议，答复询问时使用的，其行文的目的是让上级机关了解情况，掌握动态，为部署决策提供依据，报告并不要求上级机关批复。建议报告较为特殊，但也不是请求上级批复本单位，而是要求“批转”其他单位遵照执行。“请示”是请求上级机关指示、批准时使用的，其行文目的是要求审核、批准事项，解决困难，答复问题，请求上级机关批复。可见“报告”和“请示”的行文目的是完全不同的。
2．行文时间有别。
“报告”的行文时间大多在事后，也有在事前或在进行中报告的。所报告内容是已出现的情况，已完成了的某一阶段或某项工作。“请示”要求事前行文，请示的是尚未进行和尚待指示的事项。
3．格式写法各异。
报告标题文种明确为“报告”，正文部分汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问，不得夹带请示事项；结尾部分用“以上报告，请审阅”、“特此报告”、“专此报告”等收束全文。请示标题文种明确为“请示”，不能写成“报告”或“请示报告”，正文部分提出请示事项，要求上级机关给予指示、批准；结尾部分用“当否，请指示”、“以上请示，请批复”等收束全文。
例：
**人民政府关于
要求扶持解决**资金的请示
（*政文[2000]12号）
省人民政府：
为贯彻落实江总书记“三个代表”的重要思想，切实为农民办好事、办实事……. 专此，请复示。
**人民政府印章（略）
二000二年一月一日
第八节 批复
—、概述
批复是答复下级机关请示事项的下行公文。下级机关遇有本单位无权、无力、无法解决的事项需要向上级机关请示时，上级机关就使用“批复”这一文种答复请示事
项。批复的内容主要是对请示事项明确表态，或同意，或不同意，或部分同意，有时还对请示事项作出修正、补充。
批复具有以下特点：
1、批复与批示的不同点。批示针对的文种较多，有报告、计划、总结、意见等；而批复则只针对于请示。
2、行文具有被动性。批复的写作以下级的请示为前提，它是专门用于答复下级机关请示事项的公文，先有上报的请示，后有下发的批复，一来一往，被动行文，这一点与其他公文有所不同。
3、内容具有针对性。批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度，批复事项必须针对请示内容来答复，而不能另找与请示内容不相关的话题。因此批复的内容必须明确、简洁，以利下级机关贯彻执行。
４、效用的权威性。批复表示的是上级机关的结论性意见，下级机关对上级机关的答复必须认真贯彻执行，不得违背，批复的效用在这方面类似命令、决定，带有很强的权威性。
二、写法
批复的结构通常包括标题、主送机关、正文、落款和成文时间几个部分。
1、标题。
批复标题的写法最常见的是完全式的标题，即由发文机关，事由和文种构成。
2、正文
批复正文包括引叙来文和作出批复两部分，有些再写上“此复”一类结束语。
三、写作要求
1、慎重及时。
批复既是上级机关指示性、政策性较强的公文，又是对下级单位请求指示、批准的答复性公文，因此，撰写批复要慎重及时。批复机关收到请示后，要及时进行周密的调查了解，掌握有关情况，根据现行政策法令及办事准则，经认真研究后，及时给予答复。
2、针对请示答复。
请示要求一文一事，批复也应有针对性地一文一批复，请示要求解决什么问题，批复就答复什么问题，上下行文互相对应。
3、明确态度。
批复意见不管同意与否，必须十分清楚明白，态度明朗。不能含糊其词，模棱两可，以免下级无所适从。
批复的主送机关明确只有请示机关一个，如果所请示问题有普遍性，或需告知其他一些机关，可用如下办法处理：一是除批复原请示单位外，并转有关单位。二是将批复抄送有关单位。三是将有关意见另用“通知”行文。将本机关对一些普遍性问题的意见及时传达下去。
4、不同指示、复函混用。
批复与指示同为下行文，均对有关事项提出原则、要求，但两者的区别还是明显的，不应混用。首先是内容不同，指示是对下级机关布置工作，阐明工作活动的原则。而批复事项较窄，只能针对请示事项作出具体答复，多属个别性问题，不涉及面上的工作。其次是受文对象不同。指示的受文对象一般不是某个机关，而是有关的机关单位，受文对象甚至不确定。而批复有特定的受文单位，只给原请示机关发批复。再次是制发动因不同。指示根据需要而作，属主动行文，批复是针对下级机关请示而发的，属被动行文。
批复与复函由于都是回复来文的公文，有时也会被混用。两者的区别在于：从行文关系看，批复是上级机关向下级机关答复用文，属下行文；复函一般是向不相隶属机关答复用文，属平行文。从行文内容看，批复多属于对重大原则和政策性问题作出决定、批答，复函多用于一般性事项的回复。
例：
市政府办公室关于同意成立**的批复
（*政办函[2001]23号）
市粮食局：
你局《关于成立**的请示》收悉。经市政府领导研究，同意成立**。该企业……
**市人民政府办公室印章（略）
二00一年十一月七日
第九节 意见
一、意见的概念
意见是党的领导机关和国家行政机关常用的公文之一。1996年5月3日由中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》规定：“意见用于对重要问题提出见解和处理办法。”
二、意见的分类
按行文方式分，意见有直接发文和随通知转发或批转两类。按性质和内容分，有规划性意见、实施意见和具体工作的意见。
规划性意见是就某一时期或某一方面工作提出大体构想的意见，类似于“计划”中的规划、纲要等。不同之处在于，计划有较强的约束力，一经会议通过或由上级批准，在其所涉及的范围内是开展工作和进行监督、检查的依据；而意见只是参考性意见，具体执行时有较大的灵活性。
实施性意见是指在实施政策、法规性文件时，就如何贯彻会议或上级文件精神提出的原则性要求。
三、意见的结构、内容和写法
意见通常由首部、正文两部分组成，有的还有附件：
1、首部
一般包括标题和成文时间两个项目内容；有时在成文时间前注明发文机关名称；如果以文件形式行文下发，还应有主送机关。
（1）标题：由发文机关、事由和文种构成，如《关于职工医疗保障制度改革扩大试点的意见》。
（2）成文时间：可在标题之下或正文之后注明。
2、正文：包括发文缘由和具体意见两部分，有时还有贯彻执行的要求。
例：
关于职工医疗保障制度改革扩大试点的意见
国家体改委 财政部 劳动部 卫生部
（一九九六年四月二十二日）
我国现行的职工医疗保障制度（包括公费医疗和劳保医疗）对于保障职工身体健康、促进经济发展、维护社会安定曾发挥过重要作用。但随着经济的发展和改革的深入，问题日益突出，改革势在必行。
为了推进职工医疗保障制度改革，按照党的十四届三中全会的决定，从1994年上半年开始，国务院在江苏省镇江市和江西省九江市进行了职工医疗保障制度改革的试点。一年多来，试点工作进展顺利，取得了初步成效：建立了医疗费用筹措的新机制；提高了职工的基本医疗保障水平；抑制了医疗费用增长过快的势头；推动了医疗机构内部的改革；为进一步深化医疗保障制度改革积累了一定的经验。鉴于职工医疗保障制度改革关系到广大职工的切身利益，政策性强，涉及面广，是一项极为错综复杂的工作，为了进一步取得经验，按照八届全国人大四次会议通过的《中华人民共和国国民经济和社会发展“九五”计划和2010年远景目标纲要》中关于“九五”期间加快医疗保障制度改革，逐步建立城镇社会统筹医疗基金与个人医疗帐户相结合的医疗保险制度的要求，国务院决定，在镇江、九江两市试点的基础上，再挑选一部分具备条件的城市，有计划、有步骤地扩大职工医疗保障制度改革的试点范围。
一、改革的目标和基本原则
改革的目标是适应建立社会主义市场经济体制和提高职工健康水平的要求，建立社会统筹医疗基金与个人医疗帐户相结合的社会医疗保险制度，并使之逐步覆盖城镇全体劳动者。
建立职工社会医疗保险制度的基本原则是：
（一）为城镇全体劳动者提供基本医疗保障，以利于形成比较完善的社会保障体系。
（二）基本医疗保障的水平和方式要与我国社会生产力发展水平以及各方面的承受能力相适应，国家、单位和职工三方合理负担医疗费用。
（三）
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（十）
二、扩大试点的主要内容
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三、试点的有关政策
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四、扩大试点的组织领导
第十节 函
一、概述
函，俗称信件。函作为一种公文，与私人信件有所不同。公文函，亦称公函，谈的是公务，主要内容常用标题揭示。而一般私函，谈的是个人私事，无标题。这是公函与一般私函的本质区别。
（一）、函的性质。
就使用范围而言，函“适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准”等。就行文关系而言，函是平行文。虽然上级向下级询问工作情况或某一具体问题，下级向上级及业务指导机关询问有关方针政策和界限不明确的问题等，也可用函行文，但多数用于不相隶属机关之间。
（二）、函的种类。
依据行文内容，函可分为三种：
1、便函。便函，一般采用书信格式，不拟文件标题，只有上下款和日期，不编文件号，发出时可盖公章，也可签个人姓名。
2、商洽函。主要用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题，如联系参观、学习，商洽干部调动，请求帮助支持等。
3、问答函。主要用于向对方询问或答复某一事项。问答函包括询问函和复函两种类型。复函与批复和答复性报告都属答复性公文。但三者又有所区别。复函的对象，一般是不相隶属机关，属平行；批复的对象是下级机关，属下行文；答复性报告的对象是上级机关，属上行文。
4、请批函。用于向有关主管部门请求批准某一事项。请批函与请示都有“请求批准”的意愿，但二者适用对象不同。请示的对象是有隶属关系的直接上级，属上行文；请批函的对象是无隶属关系的主管部门，属平行文。所谓有关主管部门，指对请批的事项有决定权和批准权的部门。主管部门多是职能部门。
二、写法
函一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。
1、标题。函的标题通常有两种结构形式：
（１）由“事由＋文种”构成；
（２）由“发文机关＋事由＋文种”构成。
２、正文。函的正文主要由原由和事项两部分构成，有的附加结尾。
（１）原由：写明发函的原因、依据。原由的写法，除问答函（指复函）有一定模式可循，商洽函、请批函均无模式可循。不同内容有不同写法。复函的原由常见写法是“××日来函收悉”，或“（关于„„的函）收悉。”商洽函、请批函的原由写明商洽、请批某事的原因理由即可。
（２）事项：写明商洽、请批、答复的具体内容。常见写法有两种：第一种写法是一段到底，把事项跟原由融合起来。第二种写法，事项与原由分开，事项部分依据内容分条来写。
（３）结尾：有的意完即止，无特殊的结尾标志；有的在结尾处写上“特此函告”或“盼复”、“请函复”；若是复函，则写上“特此函复”。
３、发函单位。加盖单位公章。
４、发函日期。位于印章下方，全称写明年、月、日。
例：
**政府关于要求**铁路桥实行IV级通航的函
（*政文[2001]21号）
**铁路局：
**是经过我市的一条河流，**铁路通过该河流并建有**铁路桥……..
专此，盼复。
**人民政府印章（略）
二00一年二月十五日
第十一节 会议纪要
一、含义。
会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项使用的一种行政公文。会议议定事项是本单位、本地区、本系统开展工作的依据。有的会议纪要的精神也可供别的单位、别的系统参考。
二、特点。
1．内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。
2、表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。
3、称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。
会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
三、写法
会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同。就总体而言，一般由标题、正文、落款、日期构成。下面主要讲讲标题和正文的写法。
（一）、标题。会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。
1、单标题：由“会议名称＋文种”构成。
2、双标题：由“正标题＋副标题”构成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。
（二）、正文。会议纪要的正文大多由导言和主体构成。具体写法依会议内容和类型而定。
1、导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括会议名称、会期会址、参加人员、主持人和会议议程等。具体写法常见的有两种：
第一种：平列式。将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会议纪要。
第二种：鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解。
2、主体。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。常见的写法有三种： （１）、条文式写法。就是把会议议定的事项分点写出来。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。
（２）、综述式写法。就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。
（３）、摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。一些重要的座谈会纪要，常用这种写法。
例：
研究安排部署春节期间安全生产工作
（市人民政府专题会议纪要[2002]3号）
2002年2月6日，**副市长主持召开市安委会全体工作人员会议。会议上传达了市常委会议关于做好春节期间安全生产工作的精神……………….
参加人（略）