蓝海酒店集团采供管理中心外出考察规范
一、目的
为规范考察工作，控制考察成本，提高考察质量，特制定本规范。 二、职责
（一）集团总裁负责外出考察的审批。
（二）集团采供管理中心总经理负责外出考察的审核和督导工作。 （三）集团采供管理中心考察人员负责外出考察的计划、安排、实施及考察报告的编写。
三、考察准备 （一）考察计划的列制
1. 采供管理中心招标部根据新项目招标计划和需求，对需要进行招标的物品进行列制和汇总，根据考察时间和事项，综合市场情况和路线等因素，列出详细的《新项目物品考察计划表》。
2. 集团或实体的临时性考察，需要首先做好市场分析及考察时间、对象、路线等信息后，列出考察请示。
3. 对于新项目大型设备、新品种、新型材料、新研发设备及金额较大的物品采购，根据使用部门提出的要求采供管理中心列制考察计划。
（二）考察前准备
1. 考察前人员安排：根据具体考察项目，组织专业技术人员参加考察。 2. 考察前资料的准备：列制考察计划表，提前通过网络等渠道了解计划考察单位的情况，并根据考察需要，携带相应资料、工具等
3. 考察前费用的准备：根据集团差旅费标准列出考察费用预算，并分项目说明每一项费用组成，例如：路费=人数*火车/汽车/飞机票
4. 考察前路程的准备：通过网络或其他咨询方式，列出最佳考察线路和车程。
5. 考察前时间的准备：考察前列出考察行到表，并明确每一天的行程和工作内容，原则上工作时间不能少于8个小时，力争用最少的时间完成考察
任务。
（三）考察申报、审批流程
1. 《新项目物品考察计划表》和临时性考察请示以OA 的形式上报，上报请示中要写明，考察名称、时间、人员、路线、费用、客户信息等。
2. 经集团副总裁审批后，由采供管理中心总经理依据方案安排好外出考察工作，考察前到财务申请考察费用。
四、考察
（一）了解开展的考察项目的信息，进行行业环境调查，掌握市场分布状况信息，有效的在路程和时间采购上进行优化。
（二）对这一物品的市场进行调查。了解物品的性能、特点等参数，掌握物品的种类、区别方法，并进行整理成文。
（三）了解这些供货单位的基本状况，如销售管理模式，联系电话、办公地址，某项业务负责人具体情况和授权范围等。
（四）如果考察过程中紧急事件或突发情况，要在第一时间通过电话向上级领导汇报，得到指令或批示后，方可开展下一步工作。
（五）在考察期间，考察人员每天必须要向直接上级汇报当天考察工作开展情况，以及第二天的工作计划和安排。
五、考察评估
（一）考察完成后要形成考察报告，提出具有操作性的意见及方式，并向上级领导进行汇报。（考察报告格式见附表）
1. 考察报告拟写人
考察结束后，由考察人负责编写考察报告，所有参加考察的人员为考察报告的审核人并签字认可。
2. 考察报告形成时间
（1）考察时间五天以内（含五天）的，考察人返回后2天之内拟写完成，部门负责人审核完成后，当日内报采供管理中心总经理审阅。
（2）考察时间五天以上的，考察人返回后3天之内拟写完成，部门负责人审核完成后，当日内报采供管理中心总经理审阅。
3. 考察报告的汇报
（1）根据考察项目的情况进行分类汇报，单一项目或临时性考察需向集团分管总裁汇报；金额在壹佰万以上项目、新型项目或设备的考察需向集团总裁汇报。
（2）集团统一组织的项目类全面考察需在最后考察项目完成后，形成考察情况汇报书上会讨论。
（二）考察报告要求及存档
1. 考察报告需涵盖考察目的、考察时间、考察人、考察具体情况等，具体情况要明确、详实，要有具体数据及拍摄照片，能通过考察报告了解具体情况。
2. 招标类考察报告文件统一由招标部资料管理员进行存档，考察文件经审阅后，考察人将定稿报告文件通过OA 邮件发送于招标部资料管理员；对于书面签批的考察文件，审阅后，考察人将报告文件原件于招标部资料管理员。
六、处罚措施
（一）对于考察报告未按时形成的、报告内容不全面、文件格式不符合集团规定的，给予责任人一级过失处理，部门负责人负连带责任。
（二）对于考察不彻底、不全面，导致报告文件存在数据错误，为集团造成损失的，视情况给予责任人二级至四级过失处理，部门负责人负连带责任。
（三）对于考察过程中出现吃拿卡要等违反集团采购管理规定行为的，将视情节严重程度，给予辞退或送执法部门处理。
附件：考察报告范本格式
集团采供管理中心 二○一一年五月二十日
附件：考察报告范本格式
蓝海酒店集团关于xx 的考察报告
一、考察情况
根据采供管理中心对*********项目招标计划，于**月**日-**月**日对****地区市场进行了考察。
根据对各这家单位的情况了解，进行了汇总分析，具体情况如下： 二、考察内容
附详情
客户考察信息档案表
三、集团现使用情况分析
五、对物品进行成本
分析
六、考察成果
综上所述，拿出考察建议。
考察人：采供管理中心张xx 质量管理中心李xx
蓝海酒店集团采供管理中心
××××年×月×日