第二章物业管理常用文书拟写与档案管理 （岗位工作计划例文）物业管理员12月份工作计划
根据11月份的工作完成情况，制定12月工作计划如下
（一）计划内容
1.按《物业管理员日常巡查记录》巡查，并填好《物业管理员日常巡查记录表》
2.做好供暖期间报修暖气的维修、回访工作、对各住户进行测量室内温度的工作 3.做好本年内遗留问题的善后工作 4.做好年终总结工作
5.协助财务组做好年底物业服务费的催费工作 （二）具体要求
1.按《物业管理员日常巡查记录》巡查楼宇 2.配合维修组做好供暖工作
3.联系**公司处理**楼*室暖气泡水一事 4.配合财务组做好年底物业服务费 的催费工作 5.做好各项工作的总结
暖气试水通知 尊敬的各位住户：
**花园管理处定于3012年11月5日（周六）上午8:00开始对小区暖气系统进行试水，请您家里留人注意观察，如有漏水情况请及时报修，维修人员将进行维修（拆改暖气的住户请联系原改造单位进行维修）
家中有暖气阀门或放弃装置的住户请将检修口留出，以便维修，维修工作中给您带来不便，请谅解，谢谢合作！
报修电话 联系人
北京**物业管理公司**花园管理处 3012年11月3日 ***花园管理处2002年工作总结
在公司总体发转规划的引导及公司统一管理下，**稳步走过了2002年。期间，管理处有计划有目标的开张管理工作。。。。。。。。回顾2002年我们的工作较上一年明显提高 一,,,,,,,二，，，，三，，，，
通过总结，我们感觉要管理好一个小区，首先其次再次
通知的作用：依据和凭证作用 联系沟通作用 知道的作用 规范行为的作用
种类： 指示行通知 批转性通知 转发性通
知 发布性通知 知照性通知 会议通知 物业服务合同特征：
1.物业服务企业以业主或业主委员会的名义和费用处理委托费用处理委托事务 2.物业服务合同是有偿的
3.物业服务合同的订立是以当事人相互信任为前提的
4.物业服务合同的内容必须是合法的，应体现双方当事人的权利义务 的平等与一致，并不得与现行的物业管理法规相抵触。否则合同不受法律的保护 5.物业服务合同即使诺成合同有事双务合同 物业服务合同的内容：1.合同当事人（委托方、受托方）的名称和住所，物业服务的范围，包括物业类型、坐落、建筑面积、占地面积及委托管理物业的细目等。2.委托管理项目。包括房屋建筑共用部位的维修、养护和管理，共用设施设备的维修、养护、运行和管理，配套设施的维修、养护和管理，绿化、环卫、交通管理、物业服务费等。3.委托管理期限。一般是1-2年。4.双方的权利和义务。5.物业服务质量。主要说明物业管理企业应在委托管理项目上所达到的服务质量标准，也是委托方对物业管理企业的服务要求。6.物业服务费用。物业服务项目的收费标准、收取办法、物业管理区域内共用设施和服务性设施的收费标准等。7.专项维修资金的管理和使用。8.违约责任9.合同终止和接触的约定。10.当事人双方约定的其他事项。
房屋租赁合同的法律特征1承租人只享有房屋的使用权2其标的是特定物而不是种类物3其必须采用书面形式4其必须依法办理登记5租赁关系不因所有权的转移而终止6租赁关系主体的法律要求7客体的法律要求
房屋租赁合同的登记备案制度，具体要求：1.房屋租赁当事人应当在租赁合同签订后30日内，到市、县人民政府房地产管理部门办理登记备案手续。2.申请房屋租赁登记备案应当提交下列文件：书面租赁合同，房屋所有权证，当事人的合法证件，城市人名政府规定的其他文件。3.房屋租赁登记申请经市、县人民政府房地产管理部门审查合格后，颁发，房屋租赁证》。
租赁合同的内容：1当事人姓名或名称及住所 2租赁物业的描述3 租赁物业的用途 4租赁期限 5租金及支付方式 6房屋的修缮责任 7转租的规定 8变更和解除合同的条件 9 违约责任 10规定的其他条款
物业档案的建立：（一）收集物业资料1.设立档案室时，应采取系统化、科学化的先进手段，设专职档案人员负责档案的管理，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理2.资料的收集的关键是尽可能地完成，因此根据实施工作中的需要，扩大信息资料渠道，从时间上讲是指从规划到工程竣工的全部工程技术资料；从空间上讲是指物业构成的各个方面，大到房屋本体、共用设备，小到一草一木都应有详细的资料收集。（二）整理物业资料：收集后的所有信息，统一由档案室集中整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理，便于查阅。
档案使用管理：1.采用先进的检索软件，建立电脑网络系统，充分发挥档案的存储和使用价值。①外部网。与广大使用人进行联网，所有的管理资料如装修资料、物业服务费使用状况等，随时可以查阅，便于工作监督和检查。②内部网。物业管理企业内部各部室联网，运行现代化办公手段，对文件进行分级管理。 2.对借阅重要的资料，如原始文件、合同等，必须严格管理，按档案的不同密集程度由单位负责人批准后方可借阅，并办理借阅手续3建立目录方便查询。所有的物业进行分类、分册建立目录，实行电脑管理，一是存档方便，二是检索方便。
物业管理档案的概念：是国家机构、社会组织和个人从事物业管理活动中直接形成的对国家和社会及物业管理有价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。构成要素：档案的形成者即国家机构社会组织和个人2档案的内容及档案所记载的各项工作的信息3档案的形式
档案管理的现代化：包括两方面的内容一是在档案管理中使用现代技术和设备，二是运用科学方法对档案实施规范化制度化程序化的管理 现代化技术手段的运用包括档案信息处理现代化特点：1.档案的形成领域较为局限2.档案的动态性3.档案的基础性 物业档案资料是物业管理的基础工作 物业档案资料管理是物业管理水平的标志 作用：1.凭证作用。物业管理过程中形成的档案是物业管理活动的真实的原始记录，是真凭实据，具有法律凭证作用。2.参考作用。物业档案记录了从物业生成到目前的全部过程。因此，它对人们查考过去的情况，总结经验教训，摸清管理规律，对物业管理工作进行研究，具有重要的参考作用。3.指导作用。
物业档案不仅记录了物业服务在整个过程的状况，而且记录了物业服务活动的发展，以及探索物业服务发展的成果。
建立客户档案的意义：业主和使用人的档案是物业管理企业开展物业服务的基础，物业管理企业可以通过这些档案全面了解业主和使用人的情况和需求，从而为业主和使用人提供各种有针对性的服务，并展开适当的经营活动，减少服务的盲目性，提高服务工作的效率，一方面使业主和使用人满意，另一方面可提高物业管理企业的经济效益。物业管理企业应不断补充完整和积累业主与使用人的档案资料。
物业管理档案管理的要求:1.档案的出室、入室应有严格的规定。2.明确收集、整理、分类、归档、销毁等各项管理流程。3.按时存档，定期对档案管理情况进行检查。4.采用多种形式的文档存储方式，并采取相应的存储、保管方法。5.为保证档案的安全和完好，保存档案的环境应干燥、通风、清洁，并确保档案储存地点符合防火、防盗、防鼠、防潮等要求6.确保档案资料的完整、准确、新鲜、安全 物业管理档案资料的来源1设计规划阶段信息2施工及验收阶段信息3委托管理阶段信息4招商阶段信息5用户入住信息（剑侠）6日常管理信息 用户入住信息1入住通知书、住户须知2业主公约3用户资料4签订有关协议5用户手册6用户进户验收表7用户进户交费单8用户进户的水、电、燃气表初始读数登记单
电子档案的管理的原则1实行全过程管理2确保电子文件归档的质量3建立健全管理的规章制度