第七章 专门档案管理
第一节 科技档案的管理
一、科技档案的特点和种类
科技档案的特点
●专业性
●成套性
●多样性
●现实效用性
专业性
科技档案产生于各个特定的专业技术领域，其内容具有鲜明的专业性特点。
成套性
1、 科技活动围绕专门的对象或项目开展，由此自然形成了一系列相关的科技文件材料。
2、 这些科技文件材料记录和反映了该项科技或生产活动的全部过程和成果，其内容具有密切
联系，构成了一个不可分散的档案整体。被称为项目全宗。
3、 保持一个科技生产项目档案材料的齐全成套，是科技档案管理的基本要求。科技档案管理
的各个环节都需要考虑这一要求。
4、 成套性特点体现了科技档案的形成规律和管理原则。
多样性
1、 科技活动领域的广泛性导致了科技档案的多样性
2、 科技档案的多样性体现在科技档案种类的多元化
3、要求针对不同种类的科技档案采取相应的管理手段和方法
现实效用性
●与文书档案不同，科技文件材料归档以后，还会在相当长的时期内发挥现行效用。 ●如：在设计单位，归档保存的底图和蓝图是进行现行设计的必要条件；在生产单位，归档保存的设备档案是是设备安装、使用、维护不可缺少的依据。
●科技档案的现实效用性特点，对科技档案管理提出了特殊要求。
●科技文件材料的归档、移交和接收进馆都有不同于普通文书档案的规定。
科技档案的种类：
1、 工业生产技术档案
包括工业设计档案和产品制造档案
特点：以产品型号成套，一个型号产品的档案，是一套具有有机联系的整体。
●农业生产技术档案
是在农、林、牧、副、渔等行业生产、技术活动中形成的科技档案，包括：种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案等
特点：形成周期长，地域性强。
2、 基本建设档案（基建档案）
在各种建筑物。构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和改建、维修活动中形成的科技档案。
按对象可分为：工农业生产基建档案、军事国防工程基建档案、民用工程基建档案 按内容可分为：工程规划与设计档案、施工档案、竣工档案等。
所有的基建工程，都是以工程项目为单元进行建设的，因此，基建档案的成套性十分明显。
3、 设备档案
是各种机器设备和仪器仪表的档案。
包括：生产设备、仪器仪表设备、农机设备、自然现象观测设备等。
来源：自制设备档案、外购设备档案两种
特点：以设备的型号成套。
4、 自然现象观测档案
包括地质、水文、测绘、气象、天文、地震档案。
特点：包含有大量数据和图表。时间上具有一定的周期性。
5、 自然科学研究档案（科研档案）
是指科技研究部门、高等院校、生产建设单位在自然科学技术研究活动中形成的科技档案。 按科研性质分为：基础科学研究档案、技术科学研究档案、应用科学研究档案。 科研档案的成分一般包括：科研规划和工作计划、定题论证、技术委托书、协议书、合同书、任务书、实验记录，课题成果、总结鉴定报告、成果推广和反馈信息及其他有关档案材料。 特点：以科研课题成套。
二、科技档案的收集
科技档案工作内容主要包括两个方面：
科技文件材料的归档
各类专业档案馆对本专业需长久保存的科技档案的接收
另外，有必要对零散的科技档案进行收集
科技文件材料的归档
《科学技术档案工作条例》规定：
“各单位应当建立、健全科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度，做到每一项科研、生产、基建等活动，都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存”
“一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后，及时归档”
科技文件材料归档的特点：
核心是确定归档文件材料的范围。凡是直接记述和反映本单位科技、生产活动，具有现实和长远查考价值的科技文件材料，都应列入归档范围。
划定本单位科技文件材料与科技资料、政务文件的界线。将科技文件材料和政务文件分别归
档。
科技文件材料没有固定的归档时间。根据不同的科技文件形成规律确定适当的归档时间。一般有随时归档和定时归档两种。
专业档案馆对科技档案的收集
决定专业档案馆收集范围的因素：
专业档案馆的性质和任务
档案的价值
档案的现实需要
专业档案馆收集科技档案的方式：
相关单位主送制
科技档案补送制
协作项目科技档案的收集
科技档案的产权问题
零散科技档案的收集
由于管理制度不健全，导致某一项目的科技档案散落在各业务技术部门乃至个人手中，影响到科技档案的完整性。因此，有必要对其进行收集。
零散科技档案的收集方式
了解各单位零散科技档案的现状
对零散科技文件清理、核对、补充
结合实际需要，有针对性地进行收集
对于十分重要的科技文件材料，可委托有关单位进行补测、补绘图纸工作。
●三、科技档案的整理
●（一）科技档案的分类
按工程项目分类
●适用于基建档案、建筑设计档案和工程施工档案
按型号分类
●适用于产品档案和设备档案
按专题分类
●适用于科研档案
按专业性质分类
●适用于工农业生产技术档案和科研档案
按地域分类（农业、气象、水文、地质、地震）
按时间分类（气象、水文、地震）
●（二）科技档案的排列与编号
科技档案的排列
科技档案中的文字材料排列与文书档案一样
图样材料的排列可以采取下列方法
按隶属关系排列：总图 组件图 零件图
或者：总图 系统图 剖面图 大样图
按图幅比例：测绘、测量图样
按地区特征：地质勘探、地震观测
按时间顺序：水文观测图样、气象观测图样
按图号顺序：适用于形成时已经编号的图样
科技档案的编号：
1、 科技档案编号是科技档案类别代号及其保管单位顺序号的组合体。
2、 科技档案类别代号由科技档案种类代号及该科技档案的分类类目代号组成。
3、科技档案种类代号一般以科技档案种类名称的第一个汉字的汉语拼音声母作为该类科技档案的代号。如：基建档案代号为“J”，设备档案的代号为“S”，产品档案的代号为“C”，科研档案的代号为“K”
（三）科技档案的登录
●科技档案的登录一般需填写下面几种目录登记表
科技文件材料目录（相当于卷内文件目录）
放在保管单位内经系统排列的单份科技文件材料之前，可具体揭示一保管单位内科技文件材料的内容和成分。
科技档案保管单位登录簿
按保管单位的顺序号依次登记保管单位基本情况，并对保管单位的单份图样进行登记。 科技档案总登录簿
对保管单位按归档先后顺序登录
四、科技档案的鉴定
（一）科技档案鉴定工作的内容与特点
科技档案鉴定工作的内容
归档时的鉴定
结合业务整顿或技术普查进行的鉴定
进馆后的再鉴定
科技档案鉴定工作的特点
鉴定单位
●以一个科技档案保管单位、一个产品、一项工程、一个课题、一套设备为单位。
鉴定要素
●科技档案所反映的项目的性质，如项目的级别、技术水平、社会和经济效益等。
保管期限
●难以用具体的年限界定
●只要实物尚存，档案就应随之保存
鉴定人员
●必须在业技术人员领导下组建专门鉴定小组
（二）影响科技档案价值的因素
项目性质
项目的技术水平
项目级别
项目的社会影响
项目的经济指标
档案特点与状况
档案内容
档案形成时间
档案来源
档案的质量状况
档案的利用需要与利用率
有的科技档案所反映的科技对象的技术水平早已淘汰，但是它代表了某一个历史发展阶段，具有典型意义。
有的科技档案在技术上很先进，具有很高的现实参考价值。
有的科技档案基本功能主要是为今后的工作提供依据。
档案的实物状况
产品档案、基建档案、设备档案等的保存价值在很大程度上依赖于其实物对象的状况。
●（三）科技档案鉴定的程序和方法
科技档案鉴定的准备工作
制订鉴定工作计划
鉴定人员的组织
编制科技档案保管期限表
科技档案保管期限的确定
永久和定期（长期、短期）两种
应遵循科技档案的成套性原则
先由鉴定小组人员按分工提出鉴定意见，填写科技档案鉴定单
再由鉴定小组全图成员对鉴定单进行审查，形成集体意见，最后确定保管期限。
●3、科技档案的销毁
经鉴定对无保存价值的科技档案，应按规定提出销毁。
销毁时，应指定监销人，防止失密。
制作科技档案销毁清册。
已经销毁的科技档案，及时在目录上注销，并对排列顺序作相应调整。
●五、科技档案的保管
●（一）底图和蓝图的保管
底图的保管
底图的机械强度和耐久性在反复使用中越来越差
在特殊的底图柜中存放
底图可平放，卷放。禁止折叠存放。
蓝图的保管
●蓝图的机械性能比底图好，可以折叠存放。
●折叠后的蓝图，若不经常使用，可装订成册。但金属针应去掉，以防锈蚀。
●蓝图可放在盒子里面、蓝图柜子里面或档案架上。
●（二）科技档案的保管制度
保密制度
准确划分科技档案的保密范围和机密等级
明确不同机密等级科技档案的利用范围和利用手续
对绝密科技档案实行单独保存，专人、专柜保存。
严格选用机密科技档案保管人员，制订保密纪律和规章制度。
定期或不定期进行保密检查
检查制度
科技档案登记的“帐”与“物”是否相符
科技档案库房管理与安全状况
科技档案保密工作情况
各项制度的贯彻执行情况
更改和补充制度
6、 科技文件材料归档以后，在很长时期内还具有现实效用
7、 科技档案是保证正常工作和生产的依据和必要条件，必须与其所反映的科技对象的保持一致
8、 科技档案不仅要反映所记录的科技对象的历史状况，还要反映其现实面貌
9、 要求对科技对象的变化能动态反映，对有关科技档案进行相应更改和补充。
第二节 人事档案的管理
●人事档案是在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、品德才学和工作表现，以个人为单位组合起来，集中保存以备查考的文件材料。
●人事档案主要包括干部（公务员）档案、企业职工档案、流动人员档案、教师、学生档案等。
一、人事档案的特点
现实性
人事档案是人事、组织、劳动部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的已经处理完毕的具有保存价值的文件材料。是进行人力资源管理的重要依据，具有很强的现实效用。 动态性
人事档案的内容随个人的成长而不断增加
人事档案一般是“档随人走”，具有流动性
机密性
人事档案记载了个人的自然情况（姓名、出生、家庭成员）、工作学习简历、健康状况、政治面貌、奖惩情况、收入、职务职称、技术专长等方面情况，涉及个人隐私，必须保密，不能对外开放。
人事档案的解密与开放，须待当事人死亡后若干年才能实行。在此之前，只陷于组织、人事部门内部查阅，并有严格的管理制度和审批手续。
个人对自己的人事档案应当有知情权。
集中性
集中反映个人的历史全貌，是人事档案管理的基本要求。
个人的人事档案不能分散在不同的部门保管
每个人的人事档案中，不能混杂其他人的材料。
二、人事档案的收集
凡是记录个人经历及其社会实践活动，反映个人政治历史、思想品德、业务能力、技术专长、学术水平、工作表现等方面情况的人事材料，均属人事档案收集范围。
具体包括：
●履历材料和自传材料；鉴定、考核材料，政治历史问题的审查材料
●参加党团组织及其他社会组织的材料；奖惩、任免材料
●晋升技术职称的审批材料；工资级别登记、工资调整审批材料
●学位、学衔材料；工作业绩、学术成果登记材料
●离、退休审批材料
以下材料不属于人事档案：
文书档案、诉讼档案材料
重份材料
应属个人保存的材料，如独身子女证、日记、私人信件、病历，各种奖状、证书等 手续不全的材料
不真实的材料，来历不明、虚假不实的材料
人事档案的收集渠道
通过组织、人事、劳动部门收集
通过各级教育部门收集
通过业务部门和科技管理部门收集
通过纪律检查部门、司法部门、行政监察部门、公安部门收集
通过军队部门和民政部门收集
人事档案收集方面的特点
主要是由个人所属的主管人数部门进行人事材料的归档工作。
人事档案的归档是随着个人活动及各方面情况变化随时进行的，没有固定的归档时间。 与组织机构的档案定期向归口档案馆移交不同，人事档案向档案馆移交往往是一次性的。 人事档案的收集方法：
须结合单位活动规律进行收集
须结合个人活动连续不断地收集
建立和健全人事档案的收集和补充制度
●三、人事档案的整理
（一）人事档案的正本和副本
根据人事档案管理和利用的需要，可建立人事档案正本和副本。
正本是由全面反映一个人的历史和现实情况的材料构成的，副本是正本的浓缩，由正本中的部分材料构成，为重份文件或复制件。
正本由主管部门保管，副本由协管部门保管。
中央管理的干部、中央各部委和省、市、自治区党委管理的干部都分别建立了正本和副本。
一般干部和职工档案只建立正本。
●（二）人事档案的分类
●正本材料的分类：
履历材料
自传及属于自传性质的材料
鉴定材料
考核和证明材料
政审材料
参加社会组织的材料
奖励材料
处分材料
反映职务、职称的材料
其他材料
●副本材料的分类：
近期履历材料
各阶段的主要鉴定材料
考核材料
政治历史问题的审查、甄别、复查、平反材料
奖励材料
处分材料
晋升技术职称、学位、学衔审批表、任免呈报表和工资级别登记表
（三）人事档案的排列
基本要求：重点突出、方便查找，反映材料间的内在联系，便于新形成的人事材料的补充。 排列方法：
按形成的时间顺序
按重要程度
按问题
四、人事档案的鉴定
鉴定的依据
人事档案内容的真伪及价值
人事档案所涉及的个人的社会地位和影响力
鉴定的阶段
归档时的鉴定
进 时的鉴定
销毁时的鉴定
●（一）人事档案的鉴别
判断是否属于人事档案
判断是否属于本人的人事档案
材料是否处理完毕
材料是否真实、准确
材料是否重复
材料是否完整
对不归档材料的处理
●转出
●退还
●留存
●销毁
●（二）人事档案的保管期限
由人事档案的价值和个人的社会地位所决定，而后者起着举足轻重的作用。 一般人员的人事档案都在其主管部门长期保管，当人员去世以后，再根据个人的社会地位及其知名度选择部分人事档案按规定移交给档案馆长期或永久保管。
各级去世干部人事档案的保管处所及期限有所不同
●五、人事档案的保管和转递
（一）人事档案的保管处所
在职人员人事档案保管处所
主管的组织、人事部门
离退休人员人事档案保管处所
原主管的组织、人事部门
被开除公职或单位除名人员人事档案的保管处所
原主管单位
去世人员人事档案保管处所
原主管部门长期保管，或移交档案馆保管
（二）人事档案存放排列
●按人名字顺或拼音字母顺序排列
按姓氏笔画
按姓名字形编号
按姓名的汉语拼音字母顺序
还可先按人员所再部门或职务进行粗分，再按姓名字顺排列
（三）人事档案的转递
●人事档案的转递是因人员工作调动、人事任免改换了主管和协管单位的情况下进行的，所谓“档随人走”。
人事档案转递工作的要求：迅速及时、安全保密、准确无误
人事档案转递的缘由和方式
●转递缘由：调动、职务变动；单位撤销或合并；离退休、辞职或开除；刑满释放后异地安置；死亡
●转递方式：零星转递（个别人员流动）、成批转递（单位撤销或合并）
人事档案转递手续
10、 转出手续
11、 转入手续
（四）人事档案的保管制度
12、 登记制度
13、 检查核对制度
14、 保卫保密制度
六、人事档案管理改革
现有人事档案管理制度的弊端
15、 产生于计划经济时代，具有封闭性
16、 不能适应市场经济人才自由流动的需要
17、 “弃档”现象严重（60万），“毁档”、“人质档案”、“虚假档案”现象充分说明现行人事档案制度的不合理性
改革思路
●坚持集中统一管理，避免多头分散
●不同人群的人事档案区别管理（公务员、企业职工、流动人员、教师学生）
18、 开放式、社会化管理
19、 信息化管理
第三节 会计档案的管理
会计档案是机关、团体、企事业单位再经济管理活动中形成的具有保存价值的会计核算材料，包括会计凭证、会计帐簿、会计报表等。
会计档案管理要按1984年6月财政部、国家档案局联合颁发的《会计档案管理办法》进行。
●一、会计档案的特点和种类
●（一）会计档案的特点
来源的广泛性
●凡是具有独立会计核算的单位，都会产生会计档案
内容的连续性
●会计凭证、会计帐簿和会计报表的内容前后衔接
成分的稳定性
●基本成分：会计凭证、会计帐簿、会计报表
表述方式的特殊性
●以数字和指标体系为主的量化表述方式，文字材料较少
●（二）会计档案的种类
●会计档案的种类分为：会计凭证、会计帐簿和会计报表三种。
会计凭证
会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记帐簿的重要依据。
会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。
原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的凭证。
记帐凭证是以原始凭证为依据，用以在帐簿上进行记录的会计凭证。可分为收款凭证、付款凭证和转帐凭证。
会计帐簿
是以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录和反映各项经济业务的簿籍。
会计帐簿按用途可分为序时帐簿、分类帐簿和备查帐簿。
序时帐簿又称日记帐，是按经济业务完成时间的先后顺序进行登记的帐簿。
分类帐簿是按帐户对本单位全部或部分经济业务进行分类记录的帐簿。
备查帐簿是对序时帐簿和分类帐簿中未能记载的事项进行补充登记的帐簿。
会计报表
是根据会计帐簿，按照规定的格式、内容和编制方法，总括反映机关、团体、企事业单位经济活动和财务收支情况的报告文件。
会计报表是根据帐簿记录加以归类、整理和汇总而编制出来的一套完整的指标体系，是会计核算工作的最终产物。
按时间可分为：日报、旬报、月报、季报和年报。
按编制单位可分为：基层报表、汇总报表。
●二、会计档案的收集
●（一）会计档案的归档
归档范围
包括各级财政机关总预算会计、单位预算会计、建设银行会计、机关经费会计、税务机关的税收会计和税务经费会计以及国营、集体企事业单位会计和建设单位会计在会计核算过程中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算材料。
有关财会工作的方针、政策、报告及来往文书不属于会计材料的归档范围。
归档时间与手续
《会计档案管理办法》规定，各单位每年形成的会计档案，由财务会计部门在会计年度终了后，再保管一年，期满以后，由财务会计部门编造“会计档案移交清册”，向本单位档案部门移交归档。
●（二）零散会计档案材料的收集
主要是向历任会计人员收集
逐人逐年的将分散会计材料收集齐全，逐一登记
若有损毁、丢失，要出具说明并报领导审核，及时采取补救措施。
●三、会计档案的整理
●（一）会计档案的分类
按年度－形式－保管期限分类
20、 适用于只有一种会计类型的单位，如单位预算会计。
按年度－保管期限－组织机构－形式分类
21、 适用于财政部门的总预算会计，其优点是能清楚反映会计档案形成的部门，体现了一个单位会计档案的完整性。
按年度－会计类型－形式分类
22、
适用于税收机关，其优点是能反映不同性质会计活动的内在联系。
●（二）会计材料的立卷
●应遵循会计材料的形成规律，将会计凭证、会计帐簿和会计报表分别进行组卷。 会计凭证的立卷
23、 应每月将记帐凭证连同所附的原始凭证，按其编号顺序，并根据数量多少装订一册或若干册，每册会计凭证为一个保管单位。
会计帐簿的立卷
24、 通常在年终结帐或决算后立卷
会计报表的立卷
25、 可按年报、季报、月报分别整理立卷
●四、会计档案的鉴定
分为立卷鉴定、复查鉴定、销毁鉴定三个不同阶段
（一）会计档案保管期限的确定
❿会计档案保管期限的划分
❿分为永久和定期两种，定期又可分为3年、5年、10年、15年、25年5种保管期限。 ❿会计凭证保管期限的确定
❿一般的会计凭证保存10－15年，建设银行的会计凭证及其附件保存25年，涉及外事的会计凭证永久保存。
❿会计帐簿保管期限的确定
❿会计帐簿的保管期限一般为15－25年。涉及外事和对私改造的会计帐簿永久保存。建设银行会计档案中的各种登记簿，只需保存5年。
❿会计报表保管期限的确定
❿年度会计报表能集中、总括地反映经济活动情况，应永久保存。
❿会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册的保管期限为15－25年。
●（二）会计档案的销毁
由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。
机关团体和事业单位销毁会计档案，须经本单位领导批准。
国营企业销毁会计档案，须经企业领导审查，并报上级主管单位批准。
●五、会计档案的保管
会计档案立卷以后，为便于财会部门结帐、对帐、编制预算等工作的查考利用，须在财会部门保管一年之后，再向档案部门移交。
归档之前，应由财会部门指定专人负责保管。
归档之后，应专柜存放，单独编目。
应建立会计档案保管登记制度。
不同保管期限的会计档案，分别存放。
第八章 特殊载体档案管理
第一节 声像档案的管理
●声像档案是指在社会活动中形成的，具有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负
片）、唱片、录音带、录像带等专门载体的档案
●一、声像档案的特点
记实性
直感性
异损性
可读性差
二、声像档案的收集
声像档案产生于生产、科研等各种社会活动中，大多分散在各部门及个人手中。
声像档案的归档、移交还未像一般纸质档案那样形成统一的制度。因此，收集较困难。 声像档案的收集可通过以下途径：
建立健全声像归档制度，强化常规收集
归档的声像材料须是原版、原件，正片与底片相符，图像清晰，声音清楚，不得磨损，并加以必要的文字说明。
扩大收集渠道，通过各种方式收集
通过自拍、自录，有计划、有步骤地积累声像档案。
●三、声像档案的整理
如果一个立档单位形成的声像档案数量不多，可以与同一全宗的其他载体档案统一分类、编目。在分类类目统一的前提下，将声像档案分开存放、单独保管。
反之，则应将声像档案与一般纸质档案分开整理，专门进行分类编目，加上参见号。 声像的实体应单独存放、保管。
●（一）照片档案的整理
●照片档案由底片、照片、文字说明三部分组成。
●底片应单独整理和存放，照片和文字说明一同整理和存放。
底片的整理
●分类方法：按尺寸大小、制成材料、底片种类、年代等
●编号：全宗号－类号－底片号－分号（10－J4－236－2）
照片的整理
●一般按年代－问题进行分类
文字说明
●包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素
●（二）唱片档案的整理
按金属模板和唱片两大类分别进行整理。
金属模板按版次、片号、版号进行分类整理。
唱片按片种、规格、内容进行分类整理。
唱片档案一般采用流水编号法。
一般应附有文字记录材料，是唱片档案的组成部分。
●（三）录音带、录像带的整理
数量不多，整理时可不分类，按归档时间顺序编号。
数量多，应按内容分类，类下再按时间编流水号。
统一内容分录的几盘磁带应统一编号，各盘编分号
四、声像档案的鉴定和保管
●（一）声像档案的鉴定
物理性能的鉴定
内容的鉴定
须由专业人员进行鉴定
（二）声像档案的保管
七防：防光、防火、防尘、防虫、防潮、防盗、防有害气体。
库房温度、相对湿度（40％～60％）
避开30奥斯特以上的磁场
第二节 缩微档案的管理
缩微档案是应用缩微技术制成的档案缩微复制品。
●一、缩微档案的特点
信息的高度浓缩性
记录档案信息的准确性
长久保存性
规格同一性
便于同计算机等技术相结合
可读性差
二、缩微档案的整理
●根据档案缩微品的不同种类以及缩微号对其进行分类排列，并做必要的编目工作。 数量不多，无须分类，按缩微号顺序排列。
缩微号由两部分组成：卷式或片式缩微胶片的顺序号
以及一卷或一张缩微胶片中每个画幅的连续号码。
数量多，先分类，再按号码排列。
档案缩微品可分为卷式和片式两大类。
卷式缩微品保管空间小，适于保存大量档案信息，但难于增删和更正。
片式缩微品便于增删，但占用空间大，成本高。
三、缩微档案的鉴定
●主要是进行各种技术测试和质量检查。
技术测试
解像力、背景密度、缩率、残留物测试
质量检查
缩微品外观检查
画幅的检查
四、缩微档案的保管
●（一）保管条件
影响缩微档案的因素：
●温湿度、光照条件；霉菌、细菌、各种化学物质及有害气体的接触；自然灾害；物理损伤。 缩微品的保存期
●永久（100年以上）、长期（20～100年）、短期（10年以内）
（二）保管装具
开放型、密闭型、耐火型
（三）利用过程中的保护
（四）保存中的检查
五、缩微档案的检索和利用
●档案缩微品载有档案收藏单位法定代表人签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。
（一）缩微品的检索方法
卷式缩微品的检索
●编码检索法、闪光靶标法、指示线检索法、长度扫描法、光点检索法、二进制编码检索法、条形编码法
片式缩微品的检索
●标题检索法、颜色检索法、槽口检索法、金属夹槽口检索法、底部开槽检索法、金属齿自动检索法
（二）缩微档案计算机辅助检索系统
缩微档案计算机辅助检索系统是由计算机存贮缩微档案的地址和各种数据，提供自动检索功能，与缩微胶片的存贮功能相结合而构成的全文自动检索档案缩微品的检索系统。 特点：
●输入速度快，成本低
●节省存贮空间
●检索速度快，可实现远距离查询
●可以实现档案的全文存贮和检索
第三节 电子文件的管理
●一、电子文件的概念、特点和种类
●二、电子文件的管理原则
●三、电子文件的鉴定与归档
●四、电子文件的检索和利用
一、电子文件的概念、特点和种类
概念
●电子文件是在数字设备及环境中生产，以数码形式存贮于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
特点
●信息的非人工识读性
●系统依赖型
●信息与特定载体的可分离性
●信息的易变更性
●信息存贮的高密度性
●多种信息媒体的集成性
●信息组织的多维性
●物理结构与逻辑结构的分离性
●信息的可操作性
种类
按电子文件的信息存在形式划分
文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、程序文件、多媒体文件、超文本文件
按电子文件的功能划分
主文件、支持性文件、辅助性、工具性文件
按电子文件的生成方式划分
原生的电子文件
数字化电子文件
二、电子文件的管理原则（P490）
全程管理原则
●从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行全程管理。
●全程管理是一种全面管理
●全程管理是一种过程管理
前端控制原则
●前端指文件的形成阶段。
●档案人员从文件的最初形成就要介入。
●前端控制是保证文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。
●前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。
集成管理原则
●集成管理是全程管理思想的延伸和深化，不仅要求关注文件流，也要关注与文件流相关的业务流。包括：
●文件流与业务流的集成
●文件流与其他信息流的集成
●文件流内部管理活动的集成
动态管理原则
●动态管理是指对电子文件全程加以监控，以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求，以保证管理目标的实现。
三、电子文件的鉴定与归档
电子文件鉴定的内容
●电子文件的鉴别
确认哪些文件需要开展鉴定工作，将文件从非文件信息中挑选出来，其实质是明确机构需要形成哪些电子文件。
鉴别的步骤一般包括两步：
第一，确定电子文件的生成节点；第二，设计文件登记模块，赋予每份文件唯一的文件号。 ●电子文件的内容鉴定和技术状态鉴定
判断电子文件信息的有用程度（内容鉴定）
检查电子文件的技术状况（技术鉴定）
❿电子文件的处置
根据确定或调整了的保管期限对电子文件所作的处理工作，如销毁、继续保存在文件系统中、脱机保存、迁移等。
❿对电子文件鉴定过程的记录
可通过一定的系统设计，内容鉴定和部分处置工作的过程及结果可以自动记录在系统中。 技术鉴定及另外一些处置工作（如缩微）的过程及结果一般由人工记录在纸张上。
电子文件鉴定的基本方法
●内容鉴定法
通过审阅电子文件的内容判断其价值。
●职能鉴定法
以判断电子文件的职能活动为中心，通过确定职能活动的重要性来判断相关电子文件的价值。 ●职能鉴定法是电子文件鉴定的基本方法，内容鉴定法是电子文件鉴定的辅助方法。 ●职能鉴定法侧重宏观鉴定，明确有保存价值文件与无保存价值文件的界线；内容鉴定法侧重于对有保存价值文件的进一步去芜存精，形成于同一职能活动的不同文件可能具有不同的保存价值。
电子文件内容分析的步骤
●制定电子文件保管期限表
●保管期限表纳入管理系统并予以维护
●归档鉴定
●期满鉴定
●进馆鉴定
电子文件的归档
●电子文件归档范围
将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件，纳入归档范围。
●电子文件归档方式
逻辑归档与物理归档
❿在计算机网络上进行，不改变原存贮方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
❿物理归档是指以网络传输方式（在线）或以介质传递方式（离线）将文件移交给档案部门的过程。
在线归档与离线归档
四、电子文件的检索与利用
电子文件检索的概念：广义上应包括电子文件的著录、查找两方面内容。
目前存在两种类型的电子文件检索工作：现行机构电子文件检索、档案馆电子文件检索。 电子文件著录
●范围——全面性
●时间——全程性
●手段——综合性
●关系——多级性
电子文件的利用
复用性、利用形式多样性、系统依赖性、便于传输